De notulen van de vorige openbare zitting van 24 april 2025 werden aan de raadsleden ter beschikking gesteld via e-notulen.
Artikel 44, 181 en 182 van het OCMW-decreet.
De notulen worden onder de verantwoordelijkheid van de algemeen directeur opgesteld. Elk raadslid heeft het recht tijdens de vergadering opmerkingen te maken over de redactie van de notulen van de vorige vergadering. Aangenomen opmerkingen worden aangepast. Zonder opmerkingen, worden de notulen als goedgekeurd beschouwd en worden ze door de voorzitter en de algemeen directeur ondertekend.
Notulen openbare zitting van vorige vergadering 24 april 2025.
BESLUIT:
Artikel 1:
De notulen van het openbaar gedeelte van de vergadering van 24 april 2025 worden goedgekeurd.
Artikel 302 en 303 van het decreet lokaal bestuur bepaalt dat elke gemeente en OCMW een systeem van klachtenbehandeling organiseert en jaarlijks hierover moet rapporteren aan de bestuursorganen. Het lokaal bestuur ontvangt verschillende soorten vragen. Niet alle vragen worden echter als klacht beschouwd. Een klacht gaat specifiek over handelingen of prestaties die lokale ambtenaren of politici al dan niet verrichten. Dit kan gaan over een gebrekkige informatieverstrekking, een niet nagekomen afspraak of een onvriendelijke behandeling.
Het voorliggende klachtenregister geeft een overzicht van alle geregistreerde klachten die tussen 1 januari 2023 en 31 december 2024 werden ontvangen betreffende het lokaal bestuur. Daarnaast wordt er ook ingegaan op de al of niet gegrondheid van de klachten en de eventuele acties die naar aanleiding daarvan werden ondernomen.
Het klachtenbehandelingssysteem wordt opgenomen in het actieplan rond organisatiebeheersing van het lokaal bestuur zodat de bestaande klachtenprocedure kan worden geactualiseerd en aangepast waar nodig.
In 2023 werden 3 klachten geregistreerd en behandeld door de klachtencoördinator. In 2024 werden 5 klachten geregistreerd en behandeld door de klachtencoördinator.
Rapport klachtenbehandeling 2023-2024.
Schepen Bart Coopman verwijst naar zijn uiteenzetting over dit agendapunt in de gemeenteraad.
BESLUIT:
Artikel 1:
De OCMW-raad neemt kennis van het rapport 'klachtenbehandeling 2023 - 2024', zoals gevoegd in bijlage.
Er wordt per kwartaal een financieel rapport opgemaakt door de financieel directeur.
Decreet van 22 december 2017 (decreet lokaal bestuur) en latere aanpassingen, inzonderheid artikel 177.
Wettelijk is het verplicht om per semester een financieel rapport op te stellen voor de raad en het vast bureau. We merken echter dat het opportuun zou zijn om op kortere basis de cijfers te kunnen rapporteren en monitoren. Daarom wordt een rapport per kwartaal opgesteld.
In bijlage vindt u het rapport over het eerste kwartaal 2025 terug.
Financieel rapport van de financieel directeur na het eerste kwartaal 2025.
Burgemeester Ludwig Willaert verwijst naar zijn uiteenzetting over dit agendapunt in de gemeenteraad.
BESLUIT:
Artikel 1:
De raad neemt kennis van het financieel rapport van de financieel directeur na het eerste kwartaal 2025.
ln het decreet lokaal bestuur gaat het in hoofdstuk 5 van titel 2 over organisatiebeheersing en audit binnen de ambtelijke organisatie. Artikel 217 geeft meer uitleg over wat organisatiebeheersing inhoudt: organisatiebeheersing is het geheel van maatregelen en procedures die ontworpen zijn om een redelijke zekerheid te verschaffen dat men:
Artikel 219 bepaalt dat de algemeen directeur jaarlijks aan het college van burgemeester en schepenen, de gemeenteraad, raad voor maatschappelijk welzijn en vast bureau rapporteert over de organisatiebeheersing. Die rapportering moet jaarlijks gebeuren uiterlijk voor 30 juni.
Decreet lokaal bestuur inzonderheid artikel 41, 7° en 78, 8° en artikelen 217-220.
Het actieplan organisatiebeheersing 2023-2027 werd ter kennisgegeven in de gemeente- en ocmw-raad van 28 september 2023. Hierbij werden de acties opgelijst die de komende vijf jaar op de planning staan ter optimalisatie van de organisatiebeheersing en het kwaliteitsdenken..
Jaarlijks wordt er gerapporteerd over de acties in het kader van organisatiebeheersing in de maand mei of juni, zoals dit decretaal bepaald is. De doelstellingenrealisatie geeft een stand van zaken weer met betrekking tot de acties van 2024-2025. Vervolgens werd het actieplan ook geactualiseerd met de acties voor het komende jaar 2025-2026.
Algemeen directeur Tine Dochy verwijst naar haar uiteenzetting over dit agendapunt in de gemeenteraad.
BESLUIT:
Artikel 1:
De OCMW-raad neemt kennis van het rapport doelstellingenrealisatie organisatiebeheersing 2024-2025 en nieuw actieplan 2025-2026, zoals bepaald in bijlage bij dit besluit.
De voorzitter sluit de zitting op 23/05/2025 om 11:51.
Namens ocmw-raad,
Tine Dochy
algemeen directeur
Sarah Van Walleghem
ocmw-voorzitter