De notulen van de vorige openbare zitting van 27 april 2023 werden aan de raadsleden ter beschikking gesteld via e-notulen.
Artikel 44, 181 en 182 van het ocmw-decreet.
De notulen worden onder de verantwoordelijkheid van de algemeen directeur opgesteld. Elk raadslid heeft het recht tijdens de vergadering opmerkingen te maken over de redactie van de notulen van de vorige vergadering. Aangenomen opmerkingen worden aangepast. Zonder opmerkingen, worden de notulen als goedgekeurd beschouwd en worden ze door de voorzitter en de algemeen directeur ondertekend.
Notulen openbare zitting van vorige vergadering 27 april 2023.
BESLUIT:
Artikel 1:
De notulen van het openbaar gedeelte van de vergadering van 27 april 2023 worden goedgekeurd.
Er wordt per kwartaal een financieel rapport opgemaakt door de financieel directeur.
Decreet van 22 december 2017 (decreet lokaal bestuur) en latere aanpassingen, inzonderheid artikel 177.
Wettelijk is het verplicht om per semester een financieel rapport op te stellen voor de raad en college van burgemeester en schepenen. We merken echter dat het opportuun zou zijn om op kortere basis de cijfers te kunnen rapporteren en monitoren. Daarom wordt een rapport per kwartaal opgesteld.
In bijlage vindt u het rapport over het eerste kwartaal 2023 terug.
Financieel rapport van de financieel directeur na het eerste kwartaal 2023.
Burgemeester Francesco Vanderjeugd licht het agendapunt toe en verwijst naar zijn uiteenzetting hieromtrent in de gemeenteraad.
BESLUIT:
Artikel 1:
De raad neemt kennis van het financieel rapport van de financieel directeur na het eerste kwartaal 2023.
ln het decreet lokaal bestuur gaat het in hoofdstuk 5 van titel 2 'de ambtelijke organisatie van de gemeente en van het OCMW' over organisatiebeheersing en audit.
Artikel 217 geeft meer uitleg over wat organisatiebeheersing inhoudt: organisatiebeheersing is het geheel van maatregelen en procedures die ontworpen zijn om een redelijke zekerheid te verschaffen dat men:
Artikel 219 bepaalt dat de algemeen directeur jaarlijks aan het college, de gemeenteraad, raad voor maatschappelijk welzijn en vast bureau rapporteert over de organisatiebeheersing. Die rapportering gebeurt jaarlijks uiterlijk voor 30 juni.
Decreet lokaal bestuur inzonderheid artikel 41, 7° en 78, 8° en artikelen 217-220.
Het actieplan organisatiebeheersing 2020-2025 vloeit voort uit het kader organisatiebeheersing dat de totale werking van de organisatie omsluit en neemt hierbij het ‘kwaliteitsdenken’ als uitgangspunt. Hierbij werden de acties opgelijst, die de organisatie de komende zes jaar inplant ter optimalisatie van de organisatie.
Om het kwaliteitsdenken structureel in te bedden in de organisatie werden acties hieromtrent voorzien in het actieplan. Hierbij is het de bedoeling dat de organisatie periodiek, zoals vastgelegd in het actieplan, inspanningen levert om vooruitgang te boeken op vlak van organisatiebeheersing.
Jaarlijks wordt er gerapporteerd over de (niet-prioritaire) acties in het kader van organisatiebeheersing in de maand mei of juni, zoals dit decretaal bepaald is. De doelstellingenrealisatie geeft een stand van zaken weer met betrekking tot de acties van 2022.
Schepen Joeri Deprez licht het agendapunt toe en verwijst naar zijn uiteenzetting hieromtrent in de gemeenteraad.
BESLUIT:
Artikel 1:
De ocmw-raad neemt kennis van het rapport doelstellingenrealisatie organisatiebeheersing 2022, zoals bepaald in bijlage bij dit besluit.
Het lokaal bestuur Staden wenst de dienstverlening en het beleid inzake personeel en organisatie verder te professionaliseren. Deze materie vereist bijzondere expertise en is een arbeids- en tijdsintensieve aangelegenheid.
Poolstok is een coöperatieve vennootschap die ondersteuning biedt aan het personeels- en organisatiebeleid van Vlaamse openbare besturen. De statuten laten toe dat lokale overheden kunnen toetreden mits de aankoop van aandelen.
De relatie tussen Poolstok en haar vennoten stoelt op reglementaire basis en is niet van contractuele aard. Gezien de inhouse-kwalificatie zijn de openbare besturen die lid zijn van Poolstok vrijgesteld van de toepassing van de wetgeving overheidsopdrachten om van de diensten van de door Poolstok via overheidsopdracht geselecteerde dienstverleners gebruik te maken.
Poolstok heeft met een groot aantal erkende dienstverleners in de personeels- en organisatiesector raamovereenkomsten gesloten, die tot stand gekomen zijn na het doorlopen van een overheidsopdrachtenprocedure.
Poolstok levert niet alleen een breed dienstenpakket inzake werving en selectie, maar biedt ook meer specifieke diensten aan zoals coaching, vorming, outplacement, begeleiding bij veranderingstrajecten,...
Door toetreding tot Poolstok kan het lokaal bestuur gebruik maken van de schaalvoordelen zowel inzake kostprijs als inzake kwaliteit van de dienstverleners en wordt het lokaal bestuur vrijgesteld van de toepassing van de wetgeving overheidsopdrachten. Poolstok garandeert de meest gunstige tarieven van de dienstverleners waarmee zij samenwerken.
De toetreding houdt geen verplichting tot afname in en het bestuur behoudt dus zijn maximale keuzevrijheid. Het lokaal bestuur krijgt zodoende ondersteuning op afroep zonder verdere verplichting en met behoud van een maximale onafhankelijkheid. Poolstok treedt niet in de plaats van het bestuur op maar neemt de rol op van adviesverlening, kwaliteitscontrole, procesbewaking,... op de opdrachten die door de externe leveranciers worden uitgevoerd.
Het college van burgemeester en schepenen van 27 april 2023 heeft de toetreding tot het Vlaams Selectiecentrum voor het overheidspersoneel cvba / Poolstok reeds principieel goedgekeurd.
Openbare besturen kunnen vennoot worden door de éénmalige aankoop van aandelen in functie van de grootte van het bestuur.
Voor elke 10 personeelsleden (voltijds equivalent) in dienst dienen 3 aandelen (afronding naar de hogere eenheid) van elk €24,79 aangekocht.
Voor het gemeentebestuur met ongeveer 79,29 voltijds equivalenten betekent dit: (8x3) x 24,79 euro = 594,24 euro
voor het ocmw-bestuur met ongeveer 93,28 voltijds equivalenten betekent dit: (10x3) x 24,79 euro = 743,70 euro
Deze middelen worden voorzien in de eerst volgende aanpassing van het meerjarenplan 2020-2025.
Schepen Joeri Deprez licht het agendapunt toe en verwijst naar zijn uiteenzetting hieromtrent in de gemeenteraad.
BESLUIT:
Artikel 1
De gemeenteraad keurt de toetreding van de gemeente en het ocmw tot het Vlaams Selectiecentrum voor het overheidspersoneel cvba / Poolstok goed.
Artikel 2
De heer Joeri Deprez, schepen van personeel, zal worden voorgedragen als vertegenwoordiger in de Algemene Vergadering voor de legislatuur 2019-2024. Mevrouw Tine Dochy, algemeen directeur wordt aangeduid als plaatsvervanger.
Het lokaal bestuur beschikt over een liftbus voor personenvervoer. Deze bus is uitgerust met een lift voor het laden van rolstoelen.
De liftbus biedt plaats voor 8 niet-rolstoelgebruikers (inclusief chauffeur) en één rolstoelgebruiker of voor 6 niet-rolstoelgebruikers (inclusief chauffeur) en 3 rolstoelgebruikers.
Omdat de liftbus niet constant wordt gebruikt, werd er beslist om deze meer ter beschikking te stellen. Het vervoer via de bus is beperkt in die zin dat er geen concurrentieel personenvervoer op systematische basis wordt georganiseerd. Hiervoor zijn andere diensten beschikbaar.
De bus wordt in eerste instantie gebruikt voor:
Als de liftbus beschikbaar is, kunnen onderstaande personen, tegen betaling en mits reservatie gebruik maken van de liftbus.
Andere individuele vragen komen niet in aanmerking.
De liftbus is, na reservatie, ter beschikking van maandag tot en met vrijdag van 8u30 tot en met 17u.
Het tarief bedraag 50 cent per gereden kilometer met een minimumbedrag van 5,00 euro. Het is de bedoeling dat er vóór vertrek wordt nagegaan of er voldoende brandstof aanwezig is, zodat er niet moet getankt worden.
Bij annulatie bedraagt het tarief 5,00 euro.
Het vast bureau verklaarde zich in zitting van 11 mei 2023 akkoord met bovengenoemde voorwaarden.
Schepen Nathalie Depuydt licht het agendapunt toe.
Raadslid Miet Vandenbulcke stelt de vraag waarom het gebruik van de liftbus beperkt is tot de weekdagen. Het is voor veel mensen met een rolstoelafhankelijk familielid interessanter om van deze liftbus te kunnen gebruik maken in het weekend.
Schepen Depuydt beantwoordt deze vraag dat ze dit wel begrijpt maar dat dit organisatorisch in het woonzorgcentrum moeilijk is. In het weekend is er geen administratief personeel aanwezig en het is niet aangewezen om de zorgmedewerkers hiermee te belasten in het weekend. De schepen stelt dat er nu gekozen wordt om de bus al meer in te zetten met de mogelijkheden uit dit reglement en dat dit kan worden geëvalueerd in de toekomst.
BESLUIT:
Artikel 1:
Het retributie- en gebruikersreglement voor het gebruik van de liftbus van woonzorgcentrum de Oever, zoals bepaald in bijlage bij dit besluit, wordt goedgekeurd en vormt één geheel met dit besluit.
Artikel 2:
Het reglement “Retributie- en gebruikersreglement voor verhuur van de liftbus“ is geldig vanaf 1 juni 2023.
In zitting van de gemeente- en ocmw-raad van 27 april 2023 werd de nieuwe deontologische code voor het lokaal bestuur goedgekeurd.
Artikel 34 van deze code bepaalt dat er per legislatuur een onafhankelijk expert wordt toegevoegd aan de deontologische commissie. Deze kandidatuur moet ter goedkeuring aan de gemeenteraad / raad voor maatschappelijk welzijn worden voorgelegd.
Er wordt voorgesteld om ere-gemeentesecretaris en ereburger van Staden, de heer Johan Debaene, aan te stellen als onafhankelijk expert in de deontologische commissie voor de legislatuur 2018-2024.
De heer Johan Debaene heeft een lange loopbaan gekend in het lokaal bestuur Staden:
Als gemeentesecretaris heeft de heer Debaene aldus lange tijd met lokale mandatarissen samen gewerkt en kent hij de aspecten van een politiek mandaat en de eventuele deontologische valkuilen.
Hij is dan ook goed geplaatst om als onafhankelijk deskundige de nieuwe deontologische commissie te versterken.
BESLUIT:
GAAT OVER TOT GEHEIME STEMMING en het TELLEN VAN DE STEMMEN:
Er werden 19 stemmen uitgebracht waarvan 17 ja, 1 nee en 1 onthouding.
Artikel 1:
De voordracht van de heer Johan Debaene, ere-gemeentesecretaris, als onafhankelijk expert in de deontologische commissie zoals bepaald in artikel 34, wordt goedgekeurd.
De voorzitter sluit de zitting op 25/05/2023 om 19:43.
Namens ocmw-raad,
Tine Dochy
algemeen directeur
Martine Zoete
voorzitter