De notulen van de vorige openbare zitting van 29 juni 2023 werden aan de raadsleden ter beschikking gesteld via e-notulen.
Artikel 44, 181 en 182 van het ocmw-decreet.
De notulen worden onder de verantwoordelijkheid van de algemeen directeur opgesteld. Elk raadslid heeft het recht tijdens de vergadering opmerkingen te maken over de redactie van de notulen van de vorige vergadering. Aangenomen opmerkingen worden aangepast. Zonder opmerkingen, worden de notulen als goedgekeurd beschouwd en worden ze door de voorzitter en de algemeen directeur ondertekend.
Notulen openbare zitting van vorige vergadering 29 juni 2023.
BESLUIT:
Artikel 1:
De notulen van het openbaar gedeelte van de vergadering van 29 juni 2023 worden goedgekeurd.
Organisatiebeheersing is het geheel van maatregelen dat het management en het personeel ondernemen om een redelijke zekerheid te krijgen over:
In zitting van de gemeente - en OCMW-raad van 2 maart 2023 werd het nieuwe kader inzake organisatiebeheersing goedgekeurd.
Voortbouwend op dit kader, ging het managementteam in het voorjaar 2023 over tot een uitgebreide zelfevaluatie. Deze zelfevaluatie gebeurde aan de hand van de 10 thema’s zoals geformuleerd door de Vlaamse overheid. Op basis van de zelfevaluatie werd een inschatting gemaakt van het mogelijke risico waarbij telkens een inschatting werd gemaakt van de kans dat een risico zich voor kan doen en het effect die dit dan heeft. De combinatie met de maturiteit die de organisatie heeft om een mogelijk risico te beheersen, is bepalend voor de prioriteit die toegekend wordt om dit risico al of niet op te nemen in het actieplan.
Na deze uitgebreide oefening, werd in de zomer 2023 gewerkt aan het actieplan. Op heden ligt het actieplan 2023-2027 ter kennisname voor van beide bestuursorganen, na goedkeuring door het MAT op 4 september 2023.
Decreet lokaal bestuur inzonderheid artikel 41, 7° en 78, 8° en artikelen 217-220.
In het voorjaar van 2023 werd door het managementthema een zelfevaluatie uitgevoerd in het kader van organisatiebeheersing. Deze zelfevaluatie gebeurde aan de hand van de 10 thema’s zoals geformuleerd door de Vlaamse overheid. Op basis van de zelfevaluatie werd een inschatting gemaakt van mogelijke risico’s waarbij telkens een inschatting werd gemaakt van de kans dat een risico zich voor kan doen en het effect die dit dan heeft. De combinatie met de maturiteit die de organisatie heeft om een mogelijk risico te beheersen is bepalend voor de prioriteit die toegekend wordt om aan de slag te gaan om een risico te beheersen.
Het actieplan zoomt in op de resultaten van de zelfevaluatie. Er wordt vastgesteld dat de thema’s “doelstellingen & procesmanagement, monitoring en personeelsbeleid” de top 3 van de thema’s zijn waarop moet worden ingezet. Als we wat meer inzoomen op deze thema’s dan zien we dat hier ook het meeste risico’s gedetecteerd worden:
Het betreft risico’s die een hoge score krijgen (kans x impact) en een lage score krijgen qua maturiteit. Het actieplan voor 2023-2027 wordt aldus bepaald door de 10 risico’s die als prioritair worden ingeschat over deze prioritaire thema's. In het ontwerp actieplan wordt per risico ingezoomd op mogelijke beheersmaatregelen en een concrete timing (+ trekker) hieromtrent.
Na bespreking op het MAT werd geoordeeld dat, gezien het alsmaar toenemende belang van digitalisering, ICT ook mag worden toegevoegd als aandachtsgebied. Jaarlijks wordt er gerapporteerd over de acties in het kader van organisatiebeheersing, zoals dit decretaal bepaald is.
Schepen Joeri Deprez verwijst naar zijn toelichting van dit agendapunt in de gemeenteraad.
BESLUIT:
Artikel 1:
De OCMW-raad neemt kennis van het actieplan organisatiebeheersing 2023-2027 voor gemeente en OCMW, zoals bepaald in bijlage bij dit besluit.
Er wordt per kwartaal een financieel rapport opgemaakt door de financieel directeur.
Decreet van 22 december 2017 (decreet lokaal bestuur) en latere aanpassingen, inzonderheid artikel 177.
Wettelijk is het verplicht om per semester een financieel rapport op te stellen voor de raad en het vast bureau. We merken echter dat het opportuun zou zijn om op kortere basis de cijfers te kunnen rapporteren en monitoren. Daarom wordt een rapport per kwartaal opgesteld.
In bijlage vindt u het rapport over het tweede kwartaal 2023 terug.
Financieel rapport van de financieel directeur na het tweede kwartaal 2023.
Burgemeester Francesco Vanderjeugd verwijst naar zijn uiteenzetting van dit agendapunt in de gemeenteraad.
BESLUIT:
Artikel 1:
De raad neemt kennis van het financieel rapport van de financieel directeur na het tweede kwartaal 2023.
Het decreet lokaal bestuur legt de personeelsformatie niet langer op als een verplicht instrument. De personeelsformatie (het kader dat de opsomming van het aantal en de soorten betrekkingen voor een lokaal bestuur bevat voor de uitvoering van het beleid) blijft echter gelden zolang de raad de personeelsformatie niet opheft of door iets anders vervangt.
De huidige personeelsformatie werd een laatste keer goedgekeurd in de gemeenteraad van 28 juni 2018. Deze formatie betreft louter een opsomming van de verschillende functies en het aantal beschikbare betrekkingen. Dit "logge" instrument botst met de dynamiek binnen het bestuur om vlot te kunnen schakelen inzake personeelsbeleid.
De beleids- en beheerscyclus BBC heeft ook een integrale aanpak van organisatieontwikkeling en -beheersing als doel. De BBC zou ineen moeten vloeien met projecten in kader van beleidsplanning en -opvolging, samenwerking tussen gemeente en OCMW, strategische en projectwerking, organisatiebeheersing, professionalisering van het personeelsbeleid, ...
Gezien de doelstelling van de BBC en de samenhang tussen de beleidskeuzes en de beschikbare medewerkers, wordt bij elke aanpassing van het meerjarenplan een personeelsbehoefte opgemaakt en worden de financiële gevolgen hiervan opgenomen in het meerjarenplan.
Op die manier werkt het bestuur al een aantal jaar op een vlottere manier qua personeelsplanning zodat de personeelsbehoefte en de realisatie van de beleidsdoelstellingen, beter kunnen worden gemonitord. Er kan ook meer flexibel worden ingespeeld op wijzigende behoeftes.
Er wordt dan ook voorgesteld om de personeelsformatie op te heffen en de personeelsplanning op te nemen als onderdeel van het meerjarenplan en de jaarrekening.
Dit voorstel werd principieel goedgekeurd in het college van burgemeester en schepenen van 16 maart 2023. Dit voorstel kreeg ook een positief advies van de vakorganisaties in zitting van een HOC-BOC van 25 mei 2023.
Decreet lokaal bestuur.
Er wordt aldus voorgesteld om de personeelsformatie op te heffen en de personeelsplanning verder op te nemen als onderdeel van het meerjarenplanning en de jaarrekening.
De raad zal aldus kennis kunnen nemen van:
Advies HOC-BOC van 25 mei 2023.
Schepen Joeri Deprez verwijst naar zijn uiteenzetting van dit agendapunt in de gemeenteraad.
BESLUIT:
Artikel 1:
De OCMW-raad keurt de opheffing van de personeelsformatie goed en gaat akkoord met de voorgestelde werkwijze inzake integratie van de personeelsplanning in het meerjarenplan en jaarrekening.
De netbeheerder (elektriciteit of aardgas) of de waterleverancier die een verbruiker wil afsluiten, moet in bepaalde gevallen, eerst advies vragen aan de Lokale Adviescommissie (LAC) van de gemeente. Dit is verplicht vanuit het recht op een minimumlevering van elektriciteit, gas en water.
Na onderzoek door het ocmw, worden dossiers op de vergadering van de Lokale Adviescommissie besproken en wordt beslist tot afsluiting of heraansluiting van de betrokken abonnee.
In elke gemeente wordt verplicht een Lokale Adviescommissie opgericht. De samenstelling werd bepaald als volgt:
In het begin van de legislatuur werd de toenmalige voorzitter van het bijzonder comité hiervoor aangesteld door de OCMW-raad zijnde mevrouw Nathalie Depuydt. In zitting van de gemeenteraad van 26 januari 2023 werd de heer Joeri Deprez aangesteld als nieuwe voorzitter van het bijzonder comité voor de sociale dienst. Het is dan ook aangewezen om de heer Deprez aan stellen als vertegenwoordiger in de Lokale Adviescommissie tot het einde van deze lopende legislatuur.
Besluit van de Vlaamse Regering van 16 september 1997 betreffende de samenstelling en de werking van de lokale adviescommissie omtrent de minimale levering van elektriciteit, gas en water.
Schepen Joeri Deprez licht het agendapunt toe.
BESLUIT:
Artikel 1:
De voorzitter van het bijzonder comité voor de sociale dienst, de heer Joeri Deprez, wonende te 8840 Staden, Rysseveldstraat 97 wordt aangesteld door de OCMW-raad om als vertegenwoordiger vanuit het bijzonder comité voor de sociale dienst te zetelen in de vergaderingen van de Lokale Adviescommissie voor de rest van de legislatuur 2019-2024.
Jaarlijks ontvangt het OCMW een toelage van de POD Maatschappelijke Integratie om de participatie en sociale activering van de gebruikers van de dienstverleningen van het OCMW te bevorderen. Het bedrag van de toelage wordt jaarlijks bekend gemaakt via een koninklijk besluit.
Bij koninklijk besluit van 25 juni 2023 houdende maatregelen ter bevordering van de participatie en sociale activering van gebruikers van de dienstverlening van de openbare centra voor maatschappelijk welzijn voor het jaar 2023 worden vastgesteld.
Op basis van het koninklijk besluit van 25 juni 2023 krijgt het OCMW Staden een bedrag van 6.535,00 euro voor het dienstjaar 2023.
De OCMW's beschikken over een grote autonomie om de middelen in te zetten voor hun belangrijkste noden binnen de drie grote beleidsprioriteiten: kinderarmoede bestrijden, collectieve modules opzetten in kader van het GPMI (geïntegreerd project voor maatschappelijke integratie) en maatschappelijke participatie bevorderen. Het OCMW kan zelf de doelgroep afbakenen maar is verplicht het te besteden aan de specifieke beleidsprioriteiten.
Vanuit de dienst Welzijn wordt voorgesteld om het bestaande reglement omtrent de methodologie van het gebruik en de toewijzing van de toegekende middelen te behouden voor 2023.
De doelgroep is een persoon die gebruik maakt van gelijk welke vorm van openbare dienstverlening behorend tot de opdracht van het OCMW. Het reglement waarborgt een goede besteding van de toegewezen middelen. De uitsluiting van mensen die in armoede leven situeert zich op alle domeinen van het leven, met inbegrip van het sociale en culturele leven. Deelname aan de samenleving is een elementair recht dat deel uitmaakt van de menselijke waardigheid.
In de onderrichting van 25 juni 2023 wordt bepaald dat dit toelagebesluit betrekking heeft op het jaar 2023, van 1 januari 2023 tot en met 31 december 2023.
Toelage van 6.535,00 euro kan aangerekend worden op het krediet algemene uitgavenbegroting voor het jaar 2023, sectie 44, organisatieafdeling 55/1, basislocatie 44.55.11.43.52.01. Een voorschot van 50 % wordt aan het OCMW overgemaakt, het saldo wordt uitgekeerd na goedkeuring van het eindverslag.
Schepen Joeri Deprez licht het agendapunt toe.
BESLUIT:
Artikel 1:
De OCMW-raad keurt de methodologie en het bijhorende reglement, zoals gevoegd in bijlage bij dit besluit, betreffende het gebruik en de toewijzing van de toegekende middelen in het kader van de bevordering van de participatie en sociale activering van de gebruikers van de dienstverlening in het OCMW goed voor de periode 1 januari 2023 - 31 december 2023.
In de schriftelijke overeenkomst van woonzorgcentrum De Oever staat genoteerd dat de huur van het TV-toestel en abonnementskosten digitale televisie niet zijn inbegrepen in de dagprijs. In woonzorgcentrum De Oever betaalt elke bewoner die gebruik maakt van de televisie op de kamer 20,00 euro per maand. Deze 20,00 euro omvat het huren van het televisietoestel alsook het abonnement.
Elke kamer van woonzorgcentrum De Oever is standaard uitgerust met een televisie aangekocht door het OCMW. Bewoners noch familie worden bij opname aangemoedigd om zelf een televisie te voorzien gezien elke kamer over een televisie beschikt. Het merendeel van de televisies werden aangekocht voor de verhuis naar woonzorgcentrum De Oever en zijn dus al enkele jaren oud. Het betreft kleinere toestellen van 43 inch. Elk jaar koopt de IT-dienst 4 à 5 toestellen aan om de kapotte toestellen te vervangen. Een TV-toestel kost gemiddeld 403,00 euro (inclusief btw). Wanneer we deze toestellen afschrijven over een periode van 3 jaar (36 maanden) komt dit neer op circa 11,20 euro per maand per bewoner.
Voor het abonnement betaalt woonzorgcentrum De Oever maandelijks 565,36 euro (inclusief btw) voor 97 televisietoestellen. Naast de kamers staan er tevens televisies in de leefruimtes en de cafetaria. Het abonnementsgeld bedraagt per bewoner/televisietoestel 5,83 euro per maand.
Er loopt tevens een contract bij Screen Services waarvoor woonzorgcentrum De Oever maandelijks 303,25 euro (inclusief btw) per maand betaalt om digitale televisie te kunnen aanbieden. Dit komt neer op 3,23 euro per bewoner per maand. Deze overeenkomst is gestart op 20 november 2015 en loopt over een periode van 8 jaar. Deze overeenkomst kan stilzwijgend verlengd worden voor een periode van 2 jaar.
De laatste maanden krijgt het woonzorgcentrum regelmatig de vraag van familie of bewoner of zij zelf een televisietoestel mogen mee brengen bij opname in het woonzorgcentrum omdat zij soms zelf nog over een recent toestel beschikken of omdat ze het beschikbare televisietoestel in de kamer te klein vinden.
Volgens de norminterpretatie moet er per bewoner op de kamer een televisie ter beschikking kunnen gesteld worden. Indien de voorziening standaard aan elke bewoner een televisie ter beschikking stelt, moet dit in de dagprijs inbegrepen zijn. Indien de televisie niet in de dagprijs is inbegrepen heeft de bewoner volgens de norminterpretatie twee opties waarop men beroep kan doen:
De bewoner moet schriftelijk op de hoogte worden gebracht van deze mogelijkheden. Dit kan via de schriftelijke overeenkomst.
Gelet op het feit dat de televisie in woonzorgcentrum De Oever niet in de dagprijs inbegrepen is, mag woonzorgcentrum De Oever dus niet standaard een televisie aanbieden en moet de bewoner de kans krijgen om zelf een televisie te voorzien.
Volgens het ministerieel besluit tot bepaling van de samenstelling van de dagprijs, de extra vergoedingen en de voorschotten ten gunste van derden, kan een woonzorgcentrum de abonnementskosten en kosten voor individueel gebruik van tv, radio, internet en telefoon als extra vergoeding factureren.
Om verder digitale televisie te kunnen aanbieden zal het in 2023 belangrijk zijn om te onderzoeken of de samenwerking met Screen Services kan verlengd worden.
Bewoners die zelf een televisie zullen voorzien, zullen niet langer het volledige bedrag van 20,00 euro per maand moeten betalen maar enkel het abonnementsgeld. Afhankelijk van hoeveel bewoners kiezen voor een eigen toestel kan dit financiële gevolgen hebben. Anderzijds zullen we misschien ook minder toestellen moeten aankopen indien bewoners ervoor kiezen om zelf een toestel te voorzien.
Schepen Martine Zoete licht het agendapunt toe.
Raadslid Ludwig Willaert vraagt wie zal nagaan of het televisietoestel nog goedwerkend is. De schepen licht toe dat de technische dienst hiervoor de nodige kennis heeft en er ook gewerkt kan worden met externe attestering van de toestellen.
BESLUIT:
Artikel 1:
De OCMW-raad gaat akkoord om de schriftelijke overeenkomst aan te passen en bewoners de mogelijkheid te bieden om zelf een televisie mee te brengen op voorwaarde dat deze aan enkele vereisten voldoet zoals beschreven in de schriftelijke overeenkomst.
Artikel 2:
De OCMW-raad gaat akkoord om het bedrag van 20,00 euro per maand op te splitsen naar 13,50 euro per maand voor het huren van een televisietoestel en 6,50 euro per maand voor het abonnement. Jaarlijks te indexeren op basis van het indexcijfer van de consumptieprijzen.
In zitting van de OCMW-raad van 31 maart 2022 werd principieel beslist om de dienstverlening nachtopvang te organiseren in woonzorgcentrum De Oever. In zitting van de OCMW-raad van 28 april 2022 werd het reglement hieromtrent goedgekeurd waarna de dienstverlening is gestart op 1 mei 2022.
Recent werd een evaluatie van deze nieuwe dienstverlening doorgevoerd die werd besproken in het vast bureau van 14 september 2023 op basis van de gegevens verstrekt door de directeur woonzorgcentrum. De evaluatie mondt uit in het voorstel om de dienstverlening niet verder te zetten en deze beslissing wordt nu voorgelegd aan de OCMW-raad.
De evaluatie luidt als volgt:
Van 1 mei tot en met eind augustus 2022 was er weinig interesse voor de nachtopvang. Slechts drie geïnteresseerde kandidaten hebben het woonzorgcentrum gecontacteerd voor meer informatie. De nachtopvang is ruim 4 maanden niet in gebruik geweest.
Op 6 september 2022 werd de nachtopvang finaal in gebruik genomen door een dame waarvan de partner op zoek was naar een oplossing tijdens de nacht. Sinds die datum is de nachtopvang dagelijks in gebruik door dezelfde dame. Sinds die datum hebben nog drie geïnteresseerde kandidaten contact genomen met de maatschappelijk werker voor meer informatie omtrent de nachtopvang zonder zich concreet op een wachtlijst te plaatsen. Er is met andere woorden tot op heden geen wachtlijst voor de nachtopvang.
De kostprijs voor de dienstverlening nachtopvang werd vastgelegd door de OCMW-raad en bedraagt op heden 25,98 euro/dag voor een Stadenaar of 30,13 euro voor een niet-Stadenaar. In vergelijking met de inkomsten van een residentieel bed is dit een aanzienlijke minder inkomst voor het woonzorgcentrum.
In januari 2023 was reeds een evaluatie voorzien waarbij werd beslist om de nachtopvang tijdelijk verder te voorzien ondanks het verlies aan inkomsten doch wel op zoek te gaan naar een mogelijke vrije ruimte in het woonzorgcentrum waar we verder nachtopvang kunnen aanbieden. In het woonzorgcentrum is echter geen ruimte meer ter beschikking waar we een extra bed kunnen voorzien die voldoet aan de normen.
Gelet op het feit dat er voldoende bewoners op de wachtlijst staan voor residentieel verblijf, er weinig interesse wordt getoond voor deze dienstverlening en er geen wachtlijst is voor de dienstverlening nachtopvang, wordt voorgesteld om het bed nachtopvang vanaf heden stop te zetten en deze terug te gebruiken als bed voor residentieel verblijf.
Verslag met evaluatie door directeur woonzorgcentrum.
Schepen Martine Zoete licht het agendapunt toe.
Raadslid Ludwig Willaert komt tussen op dit agendapunt en roept op om het niet-continueren van deze dienstverlening pas toe te passen zodra duidelijkheid is dat de betrokken dame niet langer wil beroep doen op deze dienstverlening. Hij meent te weten dat de dame volgende week ontslagen wordt uit het ziekenhuis. Indien zij dit wenst, moet ze, volgens het raadslid, de kans krijgen om verder gebruik te maken van de nachtopvang. Pas daarna kan de dienstverlening worden stopgezet. Hij roept op voor een warmmenselijke oplossing in kader van goed sociaal beleid.
Burgemeester Francesco Vanderjeugd meldt dat de dame in kwestie nog geen verlenging van de nachtopvang heeft aangevraagd. Indien de dame alsnog een vraag zou stellen, wordt natuurlijk gekeken voor een degelijke oplossing. Het heeft geen zin om nu te speculeren over de mogelijke vraag tot verlenging want tot nu toe werd die nog niet gesteld.
Raadslid Ludwig Willaert is van mening dat het principe moet zijn dat ze de kans krijgt om terug te komen. Het stopzetten vanaf heden, kan niet de goedkeuring wegdragen van zijn fractie. Hij wenst de zekerheid dat de dame in kwestie eventueel nog de kans krijgt om terug te keren indien ze dit wil.
Raadslid Sarah Van Walleghem suggereert een amendement in de zin van: "De dame in kwestie krijgt nog het recht van terugkeer indien ze dit wil. Er worden wel geen nieuwe mensen meer toegelaten tot deze dienstverlening."
Burgemeester Francesco Vanderjeugd wenst het voorgestelde amendement niet holderdebolder goed te keuren. De verlenging van de nachtopvang werd tot op heden niet aangevraagd. Het ligt dan ook in de bedoeling om de kamer in te vullen met een kandidaat uit de opnamelijst. De burgemeester engageert zich wel om een menselijke oplossing te zoeken voor de betrokken dame.
Schepen Joeri Deprez vult aan dat de bedoeling van de nachtopvang niet is om de kamer te "reserveren" voor een bepaald persoon, de dame in kwestie heeft geen "alleenrecht" op die kamer. Indien er een nieuwe aanvraag zou gekomen zijn, dan zou die kamer ook gebruikt worden voor nachtopvang van een andere persoon. Hij duidt er bijkomend op dat er in overleg gegaan is met de familie van de dame in kwestie. In samenspraak met de familie, zal indien nodig gezocht worden naar een oplossing. Dit werd in alle openheid ook zo met hen besproken.
BESLUIT:
Artikel 1:
Op basis van de gemaakte evaluatie, beslist de OCMW-raad tot het niet-continueren van de dienstverlening nachtopvang vanaf heden.
De voorzitter sluit de zitting op 28/09/2023 om 21:04.
Namens ocmw-raad,
Tine Dochy
algemeen directeur
Heidi Ballyn
voorzitter