Besluit  gemeenteraad

Aanleiding en voorgeschiedenis

In maart 2020 schakelde de bibliotheek over op een nieuw bibliotheeksysteem en in december 2021 werden zelfuitleenbalies in gebruik genomen. In 2022 werd IBL (interbibliothecair leenverkeer) op Vlaams niveau gereorganiseerd en tussen maart 2020 en september 2022 werden de mogelijkheden van de online toepassing Mijn Bibliotheek stelselmatig uitgebreid. Deze vernieuwingen vereisen, afzonderlijk en/of gecombineerd, enkele aanpassingen aan het reglement.

Feiten, context en argumentatie

Overzicht van de belangrijkste wijzigingen.

• Algemeen: het reglement spitst zich voortaan toe op basistransacties (lid worden (inschrijven), lenen, verlengen, reserveren, inleveren en betalen) met bijhorende termijnen en tarieven. Van de dienstverlening worden de openingsuren vastgelegd. Andere diensten worden enkel opgesomd maar wel uitgebreider omschreven op de website (staden.bibliotheek.be).
• Artikel 1: aan elke eID wordt één gratis volgpas aangeboden zodat volwassenen transacties kunnen verrichten voor, bijvoorbeeld, hun partner. Voor elke kids-ID worden twee gratis volgpassen aangeboden zodat, bijvoorbeeld, ouders transacties kunnen verrichten voor hun kinderen.
• Artikel 7: nieuw. Het nieuwe bibliotheeksysteem laat uitschrijven op initiatief van de lener toe. Het vorige systeem deed dat niet.
• Artikel 8: het huidige Artikel 7. Het is in het nieuwe bibliotheeksysteem niet langer mogelijk om aan één lener (= één identiteit) twee abonnementen toe te kennen, bijvoorbeeld een abonnement als leerkracht én een privé-abonnement. Voor leerkrachten, een belangrijke partner van de bibliotheek in haar functie als leesbevorderaar, wordt het lidmaatschap bijgevolg volledig gratis. Deze gratis abonnementen worden wel beperkt tot leerkrachten die ofwel in Staden wonen, ofwel in Staden lesgeven. Voor onthaalouders wordt dezelfde redenering gevolgd.
• Het huidige Artikel 10 wordt geschrapt. Als verwezen wordt naar de bibliotheek, worden daar zowel de hoofdbibliotheek in Staden als andere locaties, bijvoorbeeld de schoolbibliotheek in OKIDO Westrozebeke, mee bedoeld.
• Artikel 11: de in WZC De Oever in Oostnieuwkerke aanwezige materialen kunnen niet uitgeleend worden, bij gebrek aan een zelfuitleenbalie of een infobalie. Ze dienen enkel voor raadpleging ter plaatse of intern gebruik.
• Artikel 15: administratieve vereenvoudiging: leners die materialen verloren en vergoed hebben, krijgen het betaalde bedrag niet langer terugbetaald als ze deze materialen alsnog terugvinden en in de bibliotheek aanbieden. Leners mogen deze materialen in bezit houden. Populaire verloren materialen zijn meestal heraangekocht op het moment dat ze toch nog teruggevonden worden.
• Artikel 17: nieuw. Ter aanvulling en voor de volledigheid.
• Artikel 19: het huidige Artikel 18. De zelfuitleenbalies hanteren een leenblokkade op een bedrag van 5,00 euro of hoger. Volwassenen kunnen openstaande kosten onder 5,00 euro open laten, ten laatste tot de volgende verlenging van hun lidmaatschap. Kinderen dragen openstaande kosten onder 5,00 euro mee tot het moment dat hun abonnement betalend wordt. Bij kinderen die zelfstandig naar de bib komen en geen betaalkaart of cash geld bij de hand hebben, kan een leenblokkade door een bibliotheekmedewerker doorbroken worden, zolang zulke toegestane uitzonderingen niet leiden tot misbruiken (bijvoorbeeld een systematiek om het betalen van boetes te omzeilen).
• Het huidige Artikel 21 wordt geschrapt. Verlengen voor andere personen kan nu via de gratis volgpassen (zie boven). 
• Artikel 24: de materialen in de schoolbibliotheek in Westrozebeke worden ‘onreserveerbaar’ gemaakt, voor een efficiëntere interne organisatie. Van zo goed als alle in Westrozebeke aanwezige titels is ook in de hoofdbibliotheek in Staden een exemplaar beschikbaar.
• Artikel 29: de subsidies voor IBL-verkeer, destijds door de provincie (WINOB) toegekend en in een overgangsperiode door Vlaanderen (Cultuurconnect) verdergezet, zijn verdwenen. Voortaan wordt voor elk aan een andere bibliotheek geleverd materiaal 8,00 euro in credit en voor elk van een andere bibliotheek ontvangen materiaal 8,00 euro in debet geplaatst. Na een volledig kalenderjaar wordt het verschil tussen beide posten ofwel gefactureerd, ofwel uitgekeerd. Verwacht wordt dat IBL voor kleinere bibliotheken, die doorgaans minder materialen en minder gespecialiseerde collecties in huis hebben, duurder zal worden. Het Midwest-voorstel is om de kost per aanvraag voor de lener te verhogen van 1,00 euro naar 3,00 euro. Om het huidige niveau van regionale samenwerking te behouden, moeten de reglementen van alle Midwest-bibliotheken gelijk blijven en wordt dus ook het Stadense tarief verhoogd.
• Artikel 33/34: herinneringen en/of telaatberichten worden enkel nog via e-mail verstuurd (met uitzondering van ultieme herinneringen via aangetekende zendingen). Er worden geen verwerkingskosten meer aangerekend (quasi alle processen zijn immers geautomatiseerd). Termijnen zijn aangepast, in overeenstemming met het gemeentelijk invorderingsreglement. Eveneens in overeenstemming met het invorderingsreglement worden er geen portkosten meer aangerekend.
• De huidige Artikels 36, 37 en 38 worden gebundeld in één nieuw Artikel 36. Zie ook Artikel 19 m.b.t. de leenblokkade. Er worden geen facturen meer verzonden om openstaande kosten te betalen. Gebruik van Mijn Bibliotheek blijft ook na het vervallen van het abonnement mogelijk, bijvoorbeeld om online weer in te schrijven. Kosten vermeld op een factuur kunnen ook in de bibliotheek betaald worden. Online betalen wordt op dit moment niet mogelijk gemaakt wegens te hoge vaste kosten en transactiekosten op meestal kleine bedragen. Deze optie wordt wel blijvend opgevolgd en overwogen.
• De huidige Afdeling 7 (Surfen) wordt gebundeld in één nieuw Artikel 39. De bibliotheek beschikt niet langer over desktops maar biedt wel tablets en laptops (op aanvraag, uit het laptoppark van het dienstencentrum) aan. Er is nog steeds gratis wifi.
• Het huidige Artikel 47 wordt geschrapt. De lockers werden niet meer gebruikt en zijn uit de bibliotheek weggehaald.
• Tabel ‘Tarieven’: n.a.v. een beslissing binnen Midwest: volwassenen betalen in een van veertien Midwest-bibliotheken en verkrijgen daarmee regionaal lidmaatschap waarmee ze in alle veertien bibliotheken terecht kunnen.
• Tabel ‘Tarieven’: n.a.v. de invoering van de gemeentelijke vrijetijdspas: volwassenen met een vrijetijdspas betalen 2,50 euro inschrijvingsgeld in plaats van 5,00 euro.
• Tabel ‘Tarieven’: de gratis inschrijving voor bibliotheekvrijwilligers wordt uitgebreid naar alle vrijwilligers aan de gemeente.
• Tabel ‘Tarieven’: beschadigingen aan dvd-doosjes worden niet langer aangerekend. De bibliotheek beschikt over voldoende reservedoosjes en bovendien is de oorsprong van een beschadiging niet altijd met zekerheid naar één bepaalde lener terug te leiden.
• Tabel ‘Tarieven’: de tarieven voor kopiëren worden verdubbeld. Gecombineerde overwegingen hierbij zijn duurzaamheid, tegengaan van verkwisting en stimuleren van het gebruik van digitale communicatiekanalen.
• Tabel ‘Hoeveel kan ik lenen en voor hoelang?’: om ongewenste blokkades aan de zelfuitleenbalies te vermijden, kunnen er voortaan - ongeacht de materiaalsoorten - maximum 20 materialen tegelijkertijd op een en dezelfde pas uitgeleend worden (met uitzonderingen voor materialen waarvan er weinig stuks beschikbaar zijn: e-readers, kamishibai-kastjes en spellen (beginnende collectie)). Voor het gemak van de gebruiker wordt de uitleentermijn voor elke materiaalsoort vastgelegd op 4 weken. Er kan nog steeds onbeperkt verlengd worden, met een maximum termijn van 3 maanden. Na 3 maanden worden uitgeleende materialen door de bibliotheek ingevorderd.
• Tabel ‘Hoeveel kan ik lenen en voor hoelang?’: ook weekbladen kunnen voor 4 weken geleend worden, maar het meest recente nummer blijft steeds in de bibliotheek.
• Tabel ‘Hoeveel kan ik lenen en voor hoelang?’: leerkrachten, klassen en onthaalouders kunnen het maximum aantal uitleenbare materialen overschrijden als dat kadert binnen hun professionele opdracht.
• Tabel ‘Hoeveel kan ik lenen en voor hoelang?’: aangepaste vakantietermijnen worden niet langer toegekend wegens technisch niet mogelijk aan de zelfuitleenbalies. Leners zijn zelf verantwoordelijk voor tijdige verlenging, ook als ze op vakantie gaan. Dit kan bijvoorbeeld voor het vertrek of op de vakantieplek zelf, online via Mijn Bibliotheek.
• Tabel ‘Openingsuren’: door het verminderen van de baliedruk na de ingebruikname van de zelfuitleenbalies kan het vroegere back office werk op rustige momenten tijdens een uitleendienst ook front office uitgevoerd worden. Dit schept de mogelijkheid tot het uitbreiden van de openingsuren. Deze uitbreiding beoogt een evenwicht tussen ‘logische tijden’ en aansluiting op schooltijden. Op maandag, dinsdag (extra openingsdag) én vrijdag zal er voortaan geopend worden van 14.00 tot 18.00 uur. Op woensdag extra van 9.00 tot 12.00 uur, rekening houdend met de kortere lesvoormiddag, maar een uur later na de middag (14.00 tot 19.00 uur). Een meting van de druk aan de zelfuitleenbalies liet een lage intensiteit zien tussen 13.00 en 14.00 uur. Openingsuren op donderdag en zaterdag blijven onveranderd.
• Tabel ‘Openingsuren’: tijdens de zomervakantie worden de openingsuren tijdelijk verminderd om het werkschema in tijden van verlof vlot ingevuld te kunnen krijgen. Aansluiting op schooltijden is in deze periode ook niet nodig. Op weekdagen gaat de bibliotheek niet open in de voormiddag. Het avonduur op woensdag valt tijdelijk weg, evenals de opening op dinsdag.
• Het addendum ‘E-lezen’ wordt geschrapt wegens niet langer van toepassing, behalve een vermelding opgenomen in de tabel ‘Hoeveel kan ik lenen en voor hoelang?’.
• Een ‘Privacyverklaring’ wordt toegevoegd.

Financiële gevolgen

Zie in het reglement de tabel ‘Tarieven’ en de context hierboven.

Beraadslagingen

Schepen Gwendolyn Vandermeersch licht het agendapunt uitvoerig toe.

Naar aanleiding van dit agendapunt informeert raadslid Hans Mommerency naar het aantal leden van de bibliotheek en hoe de evolutie daarvan is. Bijkomend informeert het raadslid of er ook cijfers bekend zijn inzake Stadenaars die lid zijn bij andere bibliotheken buiten de gemeente.

Schepen Gwendolyn Vandermeersch kan niet het exact aantal leden geven maar ze geeft wel mee dat er wel een lichte daling te merken is in het aantal leden. Er zijn wel al 10% e-readers. Niettemin worden nog veel fysieke boeken uitgeleend. Scholen en dergelijke zijn nog niet mee in de trend van e-reading. De vraag naar fysieke boeken is zeker nog groot. Het juiste aantal leden wordt nagevraagd en aan de raadsleden bezorgd.

Raadslid Miet Vandenbulcke meldt dat de nieuwe openingsuren wel interessant zijn voor de burgers. De schepen duidt dat er in totaal 9 extra openingsuren zijn.

Het nieuwe reglement gaat in voege vanaf 1 januari 2023.