Notulen  gemeenteraad

Verwijzingsdocumenten

Notulen gemeenteraad van 29 september 2022.

Aanleiding en voorgeschiedenis

Bij de opmaak van het meerjarenplan 2020-2025 worden assumpties gemaakt over de evolutie van de exploitatie-uitgaven en –ontvangsten, investeringen en leningen over een periode van 6 jaar, 2020 tot en met 2025.

In de loop van 2020 en 2021 werden een aantal meerjarenplanaanpassingen goedgekeurd door de gemeenteraad. In de huidige meerjarenplanaanpassing wordt het rekeningcijfer van 2021 opgenomen en worden de cijfers in de meerjarenplanaanpassing 2022 tot en met 2025 aangepast, zowel wat betreft het bedrag of het jaar waarin de uitgave of ontvangst zal gerealiseerd worden.

De gemeente- en OCMW-raad stellen elk hun deel van het meerjarenplan vast. Nadat dat gebeurd is, moet de gemeenteraad het deel dat de OCMW-raad heeft vastgesteld, goedkeuren.

Bevoegdheid en juridische grond

• Decreet van 22 december 2017 over het lokaal bestuur, het laatst gewijzigd bij besluit van de Vlaamse Regering van 19 juli 2019 tot uitvoering van artikel 190 van het decreet van 8 juni 2018 houdende de aanpassing van de decreten aan de verordening (EU) 2016/679 van het Europees Parlement en de Raad van 27 april 2016 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens en tot intrekking van richtlijn 95/46/EG (algemene verordening gegevensbescherming).
• Besluit van de Vlaamse regering van 30 maart 2018 over de beleids- en beheerscyclus van de lokale [en de provinciale] besturen, het laatst gewijzigd bij besluit van de Vlaamse regering van 7 september 2018 tot wijziging van diverse bepalingen van het besluit van de Vlaamse regering van 30 maart 2018 over de beleids- en beheerscyclus van de lokale besturen.
• Ministerieel besluit van 26 juni 2018 tot vaststelling van de modellen en de nadere voorschriften van de beleidsrapporten, de rekeningenstelsels en de digitale rapportering van de beleids- en beheerscyclus van de lokale [en de provinciale (ing. ministerieel besluit 12 september 2018, artikel 1, I: 1 januari 2020)] besturen, het laatst gewijzigd bij ministerieel besluit van 12 september 2018 tot wijziging van diverse bepalingen van het ministerieel besluit van 26 juni 2018 tot vaststelling van de modellen en de nadere voorschriften van de beleidsrapporten, de rekeningenstelsels en de digitale rapportering van de beleids- en beheerscyclus van de lokale besturen.
• Besluit van de ocmw-raad van 19 december 2019 betreffende meerjarenplan 2020-2025 van het ocmw: vaststellen.
• Omzendbrief KB/ABB-2019/4 van 3 mei 2019 over de strategische meerjarenplannen 2020-2025 van de lokale en provinciale besturen volgens de beleids- en beheerscyclus.
• Omzendbrief KBBJ/ABB-2020/3 van 18 september 2020 over de aanpassing van de meerjarenplannen 2020-2025 van de lokale en provinciale besturen volgens de beleids- en beheerscyclus.

Feiten, context en argumentatie

In de huidige marktomstandigheden met heel hoge inflatie en diverse index-overschrijdingen, die resulteren in exuberante prijsstijgingen van elektriciteit, gas en de overige werkingsgoederen, alsook 5 indexaanpassingen voor de lonen, is het nodig om een structureel evenwicht te behouden op de autofinancieringsmarge. Ook de investeringsprojecten worden opnieuw geraamd rekening houdend met de verwachte prijsstijgingen, dit heeft een negatieve invloed op het gecumuleerd budgettair resultaat. Om aan beide evenwichten te voldoen dienen zonodig investeringen uitgesteld of geschrapt te worden.

De belangrijkste wijzigingen kan je terugvinden in de motivering van de wijzigingen bij de strategische nota en de motivering van de wijzigingen bij de financiële nota.

Verwijzingsdocumenten

• Bundel meerjarenplanaanpassing gemeente en ocmw 2020-2025 (BP2020_2025-7).
• Advies van het managementteam van 10 oktober 2022.

Beraadslagingen

Burgemeester Francesco Vanderjeugd licht het agendapunt toe en verwijst naar zijn uitvoerige uiteenzetting over dit punt in de ocmw-raad.

Aanleiding en voorgeschiedenis

Bij de opmaak van het meerjarenplan 2020-2025 worden assumpties gemaakt over de evolutie van de exploitatie-uitgaven en –ontvangsten, investeringen en leningen over een periode van 6 jaar, 2020 tot en met 2025.

In de loop van 2020 en 2021 werden een aantal meerjarenplanaanpassingen goedgekeurd door de gemeenteraad. In de huidige meerjarenplanaanpassing wordt het rekeningcijfer van 2021 opgenomen en worden de cijfers in de meerjarenplanaanpassing 2022 tot en met 2025 aangepast, zowel wat betreft het bedrag of het jaar waarin de uitgave of ontvangst zal gerealiseerd worden.

Omdat de gemeente en het ocmw een geïntegreerd meerjarenplan maken, wordt het financiële evenwicht voor die twee besturen als één geheel gepresenteerd en beoordeeld.
De vaststelling van het meerjarenplan behoort tot de voorbehouden bevoegdheden van de raad.
De gemeenten en de ocmw’s hebben een geïntegreerd meerjarenplan, maar hebben hun eigen bevoegdheden voor de vaststelling ervan.
Zowel de gemeenteraad als de ocmw-raad moeten eerst hun eigen deel van het meerjarenplan vaststellen. Daarna kan de gemeenteraad het deel van het meerjarenplan dat de ocmw-raad heeft vastgesteld, goedkeuren, waardoor het meerjarenplan definitief is vastgesteld. De goedkeuring van de gemeenteraad is nodig omdat de gemeente de financiële gevolgen moet dragen van de keuzes die de ocmw-raad maakt.

Bevoegdheid en juridische grond

• Decreet van 22 december 2017 over het lokaal bestuur, het laatst gewijzigd bij besluit van de Vlaamse Regering van 19 juli 2019 tot uitvoering van artikel 190 van het decreet van 8 juni 2018 houdende de aanpassing van de decreten aan de verordening (EU) 2016/679 van het Europees Parlement en de Raad van 27 april 2016 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens en tot intrekking van richtlijn 95/46/EG (algemene verordening gegevensbescherming).
• Besluit van de Vlaamse regering van 30 maart 2018 over de beleids- en beheerscyclus van de lokale [en de provinciale] besturen, het laatst gewijzigd bij besluit van de Vlaamse regering van 7 september 2018 tot wijziging van diverse bepalingen van het besluit van de Vlaamse regering van 30 maart 2018 over de beleids- en beheerscyclus van de lokale besturen.
• Ministerieel besluit van 26 juni 2018 tot vaststelling van de modellen en de nadere voorschriften van de beleidsrapporten, de rekeningenstelsels en de digitale rapportering van de beleids- en beheerscyclus van de lokale [en de provinciale (ing. ministerieel besluit 12 september 2018, artikel 1, I: 1 januari 2020)] besturen, het laatst gewijzigd bij ministerieel besluit van 12 september 2018 tot wijziging van diverse bepalingen van het ministerieel besluit van 26 juni 2018 tot vaststelling van de modellen en de nadere voorschriften van de beleidsrapporten, de rekeningenstelsels en de digitale rapportering van de beleids- en beheerscyclus van de lokale besturen.
• Omzendbrief KB/ABB-2019/4 van 3 mei 2019 over de strategische meerjarenplannen 2020-2025 van de lokale en provinciale besturen volgens de beleids- en beheerscyclus.
• Omzendbrief KBBJ/ABB-2020/3 van 18 september 2020 over de aanpassing van de meerjarenplannen 2020-2025 van de lokale en provinciale besturen volgens de beleids- en beheerscyclus.

Feiten, context en argumentatie

In de huidige marktomstandigheden met heel hoge inflatie en diverse index-overschrijdingen, die resulteren in exuberante prijsstijgingen van elektriciteit, gas en de overige werkingsgoederen, alsook 5 indexaanpassingen voor de lonen, is het nodig om een structureel evenwicht te behouden op de autofinancieringsmarge. Ook de investeringsprojecten worden opnieuw geraamd rekening houdend met de verwachte prijsstijgingen, dit heeft een negatieve invloed op het gecumuleerd budgettair resultaat. Om aan beide evenwichten te voldoen dienen zonodig investeringen uitgesteld of geschrapt te worden.

De belangrijkste wijzigingen kan je terugvinden in de motivering van de wijzigingen bij de strategische nota en de motivering van de wijzigingen bij de financiële nota.

Verwijzingsdocumenten

• Bundel Meerjarenplanaanpassing gemeente en ocmw 2020-2025 (BP2020_2025-7).
• Advies van het managementteam van 10 oktober 2022.

Beraadslagingen

Burgemeester Francesco Vanderjeugd licht het agendapunt toe en verwijst naar zijn uitvoerige uiteenzetting over dit punt in de ocmw-raad.

Aanleiding en voorgeschiedenis

Artikel 177 van het Decreet lokaal bestuur bepaalt dat de financieel directeur in volle onafhankelijkheid rapporteert over de volgende aangelegenheden aan de raad:

1/ de vervulling van zijn opdrachten vermeld in dit artikel

2/ de thesaurietoestand, de liquiditeitsprognose, de beheerscontrole en de evolutie van de budgetten

3/ de financiële risico’s.

De financieel directeur stelt tegelijkertijd een afschrift van rapportering ter beschikking aan de algemeen directeur. 

Bevoegdheid en juridische grond

Decreet van 12 december 2017 (decreet lokaal bestuur) en latere wijzigingen, in bijzonder artikel 177

Feiten, context en argumentatie

Dit rapport over het derde kwartaal werd opgesteld als een geïntegreerd rapport voor gemeente en ocmw Staden samen. Er werd voor gekozen om het rapport om te zetten in een soort dashboardmodus waardoor er per kwartaal kan worden gerapporteerd in plaats van per semester. In het dashboard worden volgende onderdelen opgenomen: debiteurenbeheer, crediteurenbeheer, thesaurie, budgetopvolging van exploitatie en investeringen. Daarnaast wordt een korte toelichting geschreven bij elk onderdeel. In bijlage kan u het volledig rapport terugvinden.

Verwijzingsdocumenten

Financieel rapport van de financieel directeur na het derde kwartaal 2022 in bijlage.

Beraadslagingen

Burgemeester Francesco Vanderjeugd licht het agendapunt toe en verwijst naar zijn uitvoerige uiteenzetting over dit punt in de ocmw-raad.

Raadslid Ludwig Willaert stelt vast dat er na het 3e kwartaal (tot en met september) slechts 26% van het investeringsbudget vastligt en slechts 10% gefactureerd. Voor dit jaar was er 12 miljoen aan investering voorzien. Er ligt nog maar 26% vast. Het raadslid geeft aan dit toch wat minimaal te vinden en vraagt of er hier specifieke redenen voor zijn?

Burgemeester Francesco Vanderjeugd repliceert dat het de toestand is op 30 september. Heel wat kleinere actie zullen nog opgestart worden in het vierde kwartaal 2022.

Aanleiding en voorgeschiedenis

De raad stelde op 19 mei 2022 de jaarrekening vast over het financiële boekjaar 2021. Het gemeentebestuur publiceerde dit op de gemeentelijke website en bracht de toezichthoudende overheid hiervan op de hoogte op 23 mei 2022. De digitale rapportering werd bezorgd op 31 mei 2022.

Op 7 oktober 2022 keurde de gouverneur deze jaarrekening goed.

Bevoegdheid en juridische grond

Decreet lokaal bestuur van 22 december 2017, artikel 332, §1

Feiten, context en argumentatie

Uit het onderzoek van de jaarrekening blijkt dat ze juist en volledig is en dat ze een waar en getrouw beeld geeft van de financiële toestand van het bestuur.

De jaarrekening 2021 werd door de gemeenteraad van 19 mei 2022 vastgesteld als volgt:

• budgettair resultaat boekjaar: -936.659,00 euro;
• gecumuleerd budgettair resultaat boekjaar: 22.125.121,00 euro;
• resultaat op kasbasis: 22.124.021,00 euro;
• balanstotaal: 101.005.490,00 euro;
• overschot van het boekjaar: 1.023.030,00 euro.

Verwijzingsdocumenten

Brief gouverneur en goedkeuring van de jaarrekening 2021.

Beraadslagingen

Burgemeester Francesco Vanderjeugd licht het agendapunt toe.

Aanleiding en voorgeschiedenis

De aanwezigheid van masten en pylonen op het grondgebied van Staden wordt als landschapsverstorend ervaren en veroorzaakt een ernstige vorm van visuele vervuiling wegens het doorbreken van de vrije open ruimte. 

Bevoegdheid en juridische grond

• Wet van 7 februari 1831 en latere wijzigingen (grondwet), onder andere artikel 42, 162 en 170 § 4.
• Wet van 29 juli 1991 en latere wijzigingen (wet betreffende de uitdrukkelijke motivering van bestuurshandelingen).
• Decreet van 30 mei 2008 en latere wijzigingen (vestiging, invordering en geschillenprocedure van provincie- en gemeentebelastingen).
• Decreet van 12 december 2017 en latere wijzigingen (decreet lokaal bestuur), onder andere artikel 40 en artikel 41 punt 14.
• Besluit van de Vlaamse Regering van 20 april 2018 en latere wijzigingen (bekendmaking en raadpleegbaarheid van besluiten).
• Omzendbrief van 17 februari 2019 (KB/ABB 2019/2 betreffende de gemeentefiscaliteit), onder andere punt 3.20 masten en pylonen.

Feiten, context en argumentatie

Voor de algemene financiering van gemeentelijk uitgaven kan de gemeenteraad op basis van het decreet lokaal bestuur een belastingreglement goedkeuren indien dit objectief en redelijk verantwoord is.
De gemeente Staden ondersteunt het aantrekkelijk en landelijk karakter voor haar inwoners en haar bezoekers. De aanwezigheid van masten en pylonen op het grondgebied van de gemeente wordt hierbij als storend en bijgevolg negatief ervaren. De landschapsverstoring en het doorbreken van de vrije open ruimte rechtvaardigt het invoeren van een belasting op masten en pylonen.

De gemeente kiest er voor om masten met een hoogte van minimum 25 meter, gerekend vanaf het dak, en pylonen met een hoogte van minimum 25 meter, gerekend vanaf het maaiveld, te belasten. Dit gezien de hoogte van de mast en/of pyloon van doorslaggevende aard is voor het storende karakter.

De omzendbrief van de Vlaamse Regering betreffende de gemeentefiscaliteit stelt het aangewezen om een vrijstelling te verlenen voor constructies die groene stroom aanleveren. Dit om de productie van groene stroom aan te moedigen en deze duurzame activiteit is een objectief en redelijk criterium dat het landschapsverstorend element compenseert.

In navolging van bovengenoemde omzendbrief is het ook aangewezen om constructies voor openbare hulpverlenings- en veiligheidsdiensten van heffing vrij te stellen. Deze constructies worden aangewend voor primaire overheidstaken en zijn als zodanig objectief en redelijk verantwoord als vrijstellingsgrond.

Daarnaast is het ook aangewezen om vrijstelling te voorzien voor constructies die louter voor recreatief gebruik zijn, waarbij de beoefening van de hobby en het amateuristisch karakter ten aanzien van het gebruik van de mast of pyloon centraal staan. Gezien het niet-bedrijfsmatig gebruik en dat de constructies niet voor lucratieve doeleinden wordt aangewend, is er een duidelijk onderscheid met constructies van commerciële ondernemingen. Door de afwezigheid van het bedrijfsmatig aspect kunnen eigenaren van constructies voor recreatief gebruik niet bijdragen in vergelijking met andere commerciële ondernemingen die wel onder de toepassing van dit reglement vallen.

Financiële gevolgen

De ontvangsten zullen jaarlijks geboekt worden op jaarbudgetrekening "0020-00/736090/GBB masten en pylonen".

Er werd door de dienst Wonen en Omgeving een inschatting gemaakt van het aantal masten en pylonen. In totaal zou dit ongeveer 45 masten en pylonen betreffen. 

Verwijzingsdocumenten

Belastingreglement op masten en pylonen in bijlage toegevoegd.

Beraadslagingen

Burgemeester Francesco Vanderjeugd licht het agendapunt toe.
Raadslid Marc Van Ysacker heeft een vijftal vragen omtrent dit agendapunt.

1) In de motivatie voor dit nieuwe belastingreglement wordt gewezen op het storend karakter van dergelijke masten en pylonen in het landschap van onze gemeente. Het raadslid vraagt zich af of dit reglement het effect zal teniet doen. Is de motivatie niet vooral om extra inkomsten te genereren?

2) Waar werd de mosterd gehaald voor deze nieuwe belasting?

3) Waarom werd gekozen voor constructies van minstens 25 m en vanwaar komt het bedrag van 3500,00 euro?

4) Bestaat er een lijst van de te belasten constructies en is er verdeelsleutel tussen masten en pylonen?

5) Wat als de eigenaars van deze gronden een deel opeisen van de belasting? Voor landbouwers is dit een stuk verlieslatende grond.

Burgemeester Francesco Vanderjeugd beantwoordt deze vragen als volgt:

1) Dit reglement wordt voornamelijk ingevoerd omwille van het zoeken naar nieuwe inkomsten, en dan voornamelijk omtrent inkomsten die de inwoners niet treffen. Door deze belasting zullen deze masten en pylonen niet verdwijnen.

2) De mosterd werd gehaald bij andere collega lokale besturen.

3) De hoogtes en het bedrag van de belasting werden gekozen op basis van de goede voorbeelden van andere lokale besturen.

4) De verdeelsleutel tussen masten en pylonen wordt opgevraagd en wordt aan het raadslid bezorgd.

5) De belasting treft de eigenaar van de pyloon (dus de constructie wordt belast), niet de eigenaar van de grond. Normaliter krijgt de grondeigenaar ook al een vergoeding voor wat er op zijn grond staat.

Raadslid Hans Mommerency vraagt of er in het onderzoek is gebleken dat er ook particulieren onder deze belasting zullen vallen.
De burgemeester ontkent dit, deze belasting zal vooral grote energiemaatschappijen treffen. Bijkomend geeft hij mee dat er ook een vrijstelling is voor recreatieve zendmasten.

Raadslid Bart Coopman is van oordeel dat je zelf nog wat strenger zou kunnen zijn. Ook recreatieve masten van meer dan 25 meter zou je niet kunnen vrijstellen gelet op het storend karakter van deze masten in het landschap.

Raadslid Ludwig Willaert vult nog aan dat masten die groene stroom leveren ook van een vrijstelling genieten. Het raadslid vraagt zich af hoe je dit kunt weten. Burgemeester Vanderjeugd geeft aan dat het onderzoek dit zal moeten uitwijzen. Het gaat over de vrijstelling betreffende het produceren van groene stroom, niet het transporteren. De vrijstelling is er voornamelijk gekomen voor windmolens en dergelijke.

Aanleiding en voorgeschiedenis

De gemeente Staden kreeg per aangetekend schrijven van 22 september 2022 een oproep om deel te nemen aan de buitengewone algemene ver­gadering van Fluvius Opdrachthoudende Vereniging. Die vindt plaats op 7 december 2022 om 18u30 op digitale wijze.

In de zitting van 31 januari 2019 stelde de gemeenteraad de heer Geert Moerkerke aan als effectieve vertegenwoordiger en mevrouw Martine Zoete als plaatsvervangend vertegenwoordiger namens de gemeente Staden in de algemene vergadering van Fluvius OV voor de legislatuur 2019-2024.

Bevoegdheid en juridische grond

• Artikel 432 alinea 3 van het decreet lokaal bestuur.

Feiten, context en argumentatie

De agendapunten van de algemene vergadering van Fluvius OV op 7 december 2022:

1. Bespreking in het kader van artikel 432 van het Vlaams decreet lokaal bestuur van de te ontwikkelen activiteiten en de te volgen strategie voor het boekjaar 2023 alsook van de door de Raad van Bestuur opgestelde begroting 2023.
2. Statutaire benoemingen.
3. Statutaire mededelingen.

Verwijzingsdocumenten

Uitnodiging en stukken bij diverse agendapunten.

Beraadslagingen

Schepen Gwendolyn Vandermeersch licht het agendapunt toe.

Aanleiding en voorgeschiedenis

De gemeente Staden is voor één of meerdere activiteiten aangesloten bij de opdrachthoudende vereniging Fluvius West (nieuwe naam voor het vroegere Infrax West).

De gemeente Staden werd per aangetekend schrijven van 12 september 2022 opgeroepen om deel te nemen aan de buitengewone algemene ver­gadering van Fluvius West die op 12 december 2022 plaatsheeft in het Fluvius-gebouw, Noordlaan 9 te 8820 Torhout (dit onder voorbehoud van de eventuele verdere ontwikkelingen rond het coronavirus COVID-19 en de mogelijke effecten daarvan voor deze vergadering).

In zitting van de gemeenteraad van 31 januari 2019 werd mevrouw Martine Zoete aangeduid als vertegenwoordiger van het gemeentebestuur Staden en de heer Francky Deprez aangeduid als plaatsvervangend vertegenwoordiger in de algemene vergadering van Infrax West - nu Fluvius West- voor de legislatuur 2019-2024.

Bevoegdheid en juridische grond

Artikel 432, alinea 3 van het decreet lokaal bestuur.

Energiedecreet van 8 mei 2009

Decreet Lokaal bestuur van 22 december 2017

Feiten, context en argumentatie

Hieronder worden de agendapunten nader toegelicht:

Het eerste agendapunt handelt over de realisatie van het datanetwerk van de toekomst in Vlaanderen (het dossier Tramontana).

In het artikel 3.A.2 van de statuten van Fluvius West wordt in het voorwerp voorzien dat de Opdrachthoudende vereniging bevoegd is voor o.m. “het aanleggen, het exploiteren en het beschikbaar stellen van elektronische-communicatienetwerken en installaties alsook voor het vervoer van signalen langs deze elektronische-communicatienetwerken”.
Gelet op het artikel 3.B van de statuten van de Opdrachthoudende vereniging Fluvius West waarin opgenomen is dat de Opdrachthoudende vereniging ten behoeve van haar deelnemers haar voorwerp ook mag verwezenlijken door samenwerking met andere rechtspersonen waar zij al dan niet kan in deelnemen met naleving van de bepalingen van het Decreet Lokaal Bestuur.
Fluvius West doet voor de uitvoering van haar activiteiten en de daarmee verband houdende openbaredienstverplichtingen een beroep op de exploitatiemaatschappij Fluvius System Operator cv met zetel te Brusselsesteenweg 199, 9090 Melle.
Fluvius System Operator cv en Telenet BV hebben op 18 juli 2022 een bindend akkoord bereikt om samen het datanetwerk van de toekomst (met inbegrip van de fiber-to-the-home-technologie) in Vlaanderen te realiseren. De twee bedrijven zullen met dat doel een dochteronderneming (werknaam NetCo) uitbouwen die financieel en operationeel zelfstandig zal zijn.

Het datanetwerk van de toekomst zal:

• open zijn met niet-discriminerende toegangsvoorwaarden voor aanbieders van diensten,
• ultraperformant zijn door hogere datasnelheden,
• toegankelijk zijn voor alle Vlaamse gezinnen en bedrijven en dit zowel in stedelijke als in landelijke gebieden,
• en met de laagst mogelijke kosten voor de samenleving worden uitgerold. 

De gemeente is overtuigd dat de toegang van iedere burger en bedrijf tot kwaliteitsvolle en snelle dataverbindingen van cruciaal belang is. De gemeente wenst op haar grondgebied maximaal in te zetten op het vlak van connectiviteit en het datanetwerk van de toekomst uit te bouwen via hoofdzakelijk een fiber-to-the-home-technologie. De gemeente staat ten volle achter de ambitie om glasvezelconnectiviteit te voorzien zowel in stedelijk als in landelijk gebied en – waar dit niet mogelijk is – de huidige hybride glasvezel-coax-netwerkinfrastructuur van een upgrade te voorzien. Deze doelstellingen kaderen binnen het algemeen en maatschappelijk belang aangezien het alle burgers en bedrijven van de gemeente aanbelangt. De beslissing van de gemeente, in uitvoering van haar beleid en binnen haar autonome bevoegdheid, tot het uitbouwen van openbare elektronische-communicatienetwerken op haar grondgebied wordt gekwalificeerd als een taak van stedelijk/gemeentelijk belang. De uitrol van het datanetwerk zal maximaal gebeuren in synergie met andere werken voor glasvezel en nutsvoorzieningen. Dergelijke beslissing laat het recht van de gemeente in haar hoedanigheid van domeinbeheerder onverlet om op verzoek van een derde partij de nodige domeintoelatingen toe te kennen. Ook de keuze om vrij een dienstverlener als gemeente te kiezen blijft behouden. Om deze openbare elektronische-communicatienetwerken aan te leggen, te exploiteren en beschikbaar te stellen wenst de gemeente een beroep te doen op de Opdrachthoudende vereniging Fluvius West, die door middel van haar exploitatiemaatschappij Fluvius System Operator cv de vennootschappen NetCo en HoldCo mede zal uitbouwen. In NetCo zullen de elektronische-communicatienetwerken (meer specifiek het bestaande HFC-netwerk en de overige glasvezelinfrastructuur) worden ingebracht. Na de inbreng zal NetCo instaan voor de aanleg, het beheer, de exploitatie en het beschikbaar stellen van de hogervermelde ingebrachte netwerken alsook voor de uitrol van het datanetwerk van de toekomst. De oprichting van HoldCo, waarin de aandelen NetCo worden ingebracht, biedt desgevallend en tussentijds mogelijkheden om een uitkering van cashmiddelen te kunnen voorzien voor de aandeelhouders.
Deze structuur en de centralisatie van deze netwerken in NetCo bieden de beste garanties voor de gemeente om deze doelstellingen te realiseren en zo voor iedereen in Vlaanderen een efficiënt, betaalbaar en toegankelijk datanetwerk van de toekomst mogelijk te maken.
De Raad van Bestuur van Fluvius West heeft, overeenkomstig de artikelen 12:10 en 12:93 e.v. van het Wetboek van Vennootschappen en Verenigingen, in zitting van 5 september ll. het voorstel tot inbreng van de bedrijfstak openbare elektronische-communicatienetwerken in Fluvius System Operator cv opgesteld en goedgekeurd. In dit inbrengverslag werden de voorafgaande besluitvormingsvereisten opgenomen die gelden als opschortende voorwaarden voor de realisatie van het dossier Tramontana.

Het tweede agendapunt omvat de voorgestelde statutenwijzigingen.

Gelet op het feit dat aan het voorwerp wijzigingen worden aangebracht waarvoor de Raad van Bestuur, overeenkomstig het artikel 6:86 van het Wetboek van Vennootschappen en Verenigingen, een omstandige verantwoording heeft opgemaakt. Gelet op het feit dat de voorgestelde statutenwijzigingen hun oorsprong vinden in meerdere domeinen. 

      1.1. DOSSIER TRAMONTANA

 De wijzigingen met betrekking tot het dossier Tramontana werden in geel gemarkeerd in het voorliggend ontwerp van statutenwijzigingen.

Ingevolge de door de Raad van Bestuur van Fluvius West besliste inbreng van bedrijfstak van de openbare elektronische-communicatienetwerken in Fluvius System Operator cv, zal Fluvius System Operator cv op haar beurt deze bedrijfstak inbrengen in de nieuw op te richten vennootschap NetCo die zal instaan voor de aanleg, het beheer, de exploitatie en het beschikbaar stellen van de hogervermelde ingebrachte netwerken alsook voor de uitrol van het datanetwerk van de toekomst. De Opdrachthoudende vereniging Fluvius West ontvangt daarvoor de daartoe uitgegeven aandelen K in Fluvius System Operator cv, waardoor de participatie van Fluvius West in de exploitatiemaatschappij wordt uitgebreid voor de activiteit openbare elektronische-communicatienetwerken. Voor de toekenning van de aandelen en de winstverdeling betreffende de activiteit openbare elektronische-communicatienetwerken wordt een onderscheid gemaakt tussen een deelnemer die reeds aangesloten was voor de activiteit openbare elektronische-communicatienetwerken (heeft recht op vergoeding voor de specifieke en de algemene inbreng) en een deelnemer die dat op heden nog niet is (heeft recht op vergoeding voor de algemene inbreng).

• Voor de vergoeding van de specifieke inbreng blijven de bestaande aandelen Atv en Aogt en winstbewijzen Wtv van toepassing en blijft de bestaande winstverdeling van toepassing (inclusief voor het zogenaamde synthetisch dividend).
• Voor de vergoeding van de algemene inbreng zal aan de gemeenten die voor 1 januari 2023 aangesloten zijn voor de activiteit elektriciteit gevraagd worden om één bijkomend aandeel Aed te onderschrijven dat zal worden omgezet in één aandeel Aek. Het winstsaldo wordt verdeeld op basis van het aantal EAN’s elektriciteit.

De wijzigingen aan de statuten met betrekking tot het dossier Tramontana betreffen in het bijzonder:

-        de verduidelijking dat het om ‘openbare’ elektronische-communicatienetwerken gaat;

-        de omschrijving van de vennootschappen NetCo en HoldCo;

-        het invoegen van de definitie ‘synthetisch dividend’ die van toepassing is op de deelnemers die reeds voor 1 januari 2023 aangesloten zijn voor de activiteit openbare elektronische-communicatienetwerken;

-        het schrappen van de Fluvius-Net-activiteit vermits deze vervat is in de inbreng van bedrijfstak;

-        aanpassingen aan de aandelen(categorieën), winstverdeling en stemrechten voor de activiteit openbare elektronische-communicatienetwerken zodat de deelnemers vergoed worden voor – naar gelang het geval – de specifieke en/of algemene inbreng bedrijfstak;

-        het uitbreiden van de bevoegdheid in hoofde van de regionale bestuurscomités wat de adviesverlening betreft inzake de activiteit openbare elektronische-communicatienetwerken;

-        de regels die van toepassing zijn bij het beëindigen van de samenwerking voor de activiteit openbare elektronische-communicatienetwerken;

-        een actualisering van de bijlage 1 alsook het toevoegen van een nieuwe bijlage 4 met een overzicht van de gemeenten die deel uitmaakten van een kabelmaatschappij.

1.2.      OVERIGE WIJZIGINGEN

De overige wijzigingen werden in groen gemarkeerd in het voorliggend ontwerp van statutenwijzigingen en zijn een gevolg van wijzigingen van regelgeving, het schrappen van de activiteiten Fluvius GIS en Center, het rechtzetten van materiële vergissingen, enz.

Het betreft meer bepaald:

-        een actualisering van de van toepassing zijnde bepalingen van de coöperatieve vennootschap ingevolge het WVV en de omzendbrief KBBJ / ABB 2022 / 1 betreffende de toepassing van artikel 397, 2^de lid van het Decreet van 22 december 2017 over het Lokaal Bestuur;

-        de terminologische verfijning door de introductie van de term ‘distributienetwerken’ bij de activiteiten andere dan elektriciteit en gas;

-        de invoeging en/of actualisering van een aantal definities;

-        een verfijning in de aanhef van het voorwerp;

-        de schrapping van de nevenactiviteiten Fluvius GIS en Fluvius Center ingevolge het intern gevoerde kerntakendebat;

-        de schrapping van de openbaredienstverplichting voor de openbare verlichting ingevolge het Besluit van de Vlaamse Regering van 23 april 2021;

-        de schrapping van de bepalingen betreffende de aandelen B en B*;

-        de precisering dat een deelnemer per activiteit waarvoor hij toetreedt ten minste één aandeel dient te onderschrijven;

-        de rechtzetting van foutieve verwijzingen en materiële vergissingen;

-        de precisering wat het beslissingsquorum op de algemene vergadering betreft;

-        de conformering aan de artikelen 422 en 423 van het Decreet over het Lokaal Bestuur;

-        de toevoeging van de machtiging door de deelnemers om elke verschuldigde som af te houden van de dividenden.

De agendapunten 4 tot en met 6 zijn een gevolg van de structuurwijzigingen.

De Vlaamse Regering besliste bij decreet van 16 november 2018 houdende diverse bepalingen inzake energie (zoals gepubliceerd in het Belgisch Staatsblad van 14 december 2018) om het grondgebied van Vlaanderen op te delen in homogene lokale geografische aaneengesloten exploitatiegebieden voor elektriciteit en gas met als doel om zo de operationele efficiëntie te verhogen.

In artikel 4.1.1 van het decreet houdende algemene bepalingen betreffende het energiebeleid van 8 mei 2009 (hierna het “Energiedecreet”) werden bijgevolg twee randvoorwaarden vastgelegd waarbinnen gemeenten kunnen kiezen voor een distributienetbeheerder, met name (i) dezelfde distributienetbeheerder voor gas en elektriciteit en (ii) aaneensluitende geografische gebieden met minstens 200.000 aangesloten afnemers[1].

Overeenkomstig artikel 15.3.5/18 van het Energiedecreet hebben de distributienetbeheerders  momenteel tot en met 1 januari 2023 de tijd om te voldoen aan voormelde voorwaarden waarbij eventueel onderling gebieden kunnen worden uitgewisseld.

Het decreet van 22 december 2017 over het lokaal bestuur voorziet in het artikel 422 voor onder meer de Opdrachthoudende verenigingen die overeenkomstig artikel 4.1.1 van het Energiedecreet zijn aangewezen als distributienetbeheerder, dat uittreding ten gevolge van een gebiedsuitwisseling mogelijk is als de gemeente en de betrokken Opdrachthoudende verenigingen daarmee instemmen en afspraken hebben over de modaliteiten voor de uitvoering ervan.

Om tot de vooropgestelde homogene gebieden te komen zal immers gebiedsuitwisseling nodig zijn.  Daarom heeft de Raad van Bestuur van Fluvius West in zitting van 5 september 2022:

       i.          een voorstel van partiële splitsing opgesteld waarbij per 1 januari 2025 de activiteiten elektriciteit, openbare verlichting en de aandelen in de cv Publi-T van de gemeente Jabbeke, heden ressorterend onder Fluvius West, overgedragen worden aan de Opdrachthoudende vereniging Imewo;

      ii.          een voorstel van partiële splitsing opgesteld waarbij per 1 januari 2025 de activiteiten elektriciteit, gas, openbare verlichting, warmte en de aandelen in de cv Publi-T van de gemeente Vosselaar, heden ressorterend onder Fluvius West, overgedragen wordt aan de Opdrachthoudende vereniging Iveka;

     iii.          een voorstel van fusie door overneming opgesteld van de Opdrachthoudende vereniging Fluvius West door de Opdrachthoudende vereniging Gaselwest.

Het gehele vermogen van deze activiteiten, die alle activa en passiva en alle rechten en plichten omvat, zal overeenkomstig artikel 12:8 en volgende van het Wetboek van Vennootschappen en Verenigingen overgaan naar de overnemende vereniging en dit vanaf 1 januari 2025. 

De opschortende voorwaarden inzake de partiële splitsingen door overneming en de fusie door overneming zijn opgenomen in de respectievelijke voorstellen van partiële splitsing en het fusievoorstel.  

Er wordt geopteerd voor een voorlopige ruilverhouding gebaseerd op de gegevens per 31 december 2021. Op basis van de definitieve cijfers per 31 december 2024 die geattesteerd zullen worden door de betrokken commissarissen, zal de definitieve ruilverhouding, bepaald aan de hand van de goedgekeurde ruilverhoudingsmethodiek met betrekking tot de cijfers van 31 december 2021 (voorlopige ruilverhouding), worden vastgelegd en verwerkt. Deze werkwijze laat in de eerste plaats toe om met de meest geactualiseerde boekhoudkundige cijfers rekening te kunnen houden die zo dicht mogelijk aansluiten op de datum van 1 januari 2025, waarop genoemde partiële splitsingen en fusie binnen de onderscheiden Opdrachthoudende verenigingen boekhoudkundig, fiscaal en juridisch van kracht worden.

Door deze partiële splitsingen en fusie zal voldaan worden aan de randvoorwaarden zoals opgelegd in het artikel 4.1.1. van het Energiedecreet en wordt de bereidwilligheid en het engagement van de steden/gemeenten en de distributienetbeheerders aangetoond om zich te conformeren aan de voorwaarden en ratio legis van het Energiedecreet, waarbij aan de distributienetbeheerders de mogelijkheid moet geboden worden om voor de concrete uitwerking van de transactie en de overeenkomstige gebiedsuitwisseling decretaal verlenging te krijgen tot 1 januari 2025, het begin van de volgende gewestelijke en gemeentelijke legislatuur.

Het vierde agendapunt omvat de realisatie van de partiële splitsing door overneming van de activiteiten elektriciteit, openbare verlichting en de aandelen in de cv Publi-T van de gemeente Jabbeke van Fluvius West naar Imewo.

Gelet op de uiteenzetting onder het punt van de structuurwijzigingen dient de gemeente Jabbeke een keuze te maken omtrent de distributienetbeheerder voor zowel elektriciteit als gas. Daarom stellen de raden van bestuur van Fluvius West en Imewo voor een partiële splitsing door overneming te realiseren waarbij de gemeente Jabbeke voor de activiteiten elektriciteit, openbare verlichting en haar aandelen in de cv Publi-T uit de Opdrachthoudende vereniging Fluvius West zal uitreden en haar aansluiting zal uitbreiden bij de Opdrachthoudende vereniging Imewo. Door deze partiële splitsing zal de gemeente Jabbeke de randvoorwaarden, zoals opgelegd in het artikel 4.1.1 van het Energiedecreet, kunnen respecteren.

Overeenkomstig het artikel 422 van het decreet van 22 december 2017 over het lokaal bestuur is, voor onder meer de Opdrachthoudende verenigingen die overeenkomstig artikel 4.1.1 van het Energiedecreet van 8 mei 2009 zijn aangewezen als distributienetbeheerder, uittreding ten gevolge van een gebiedsuitwisseling mogelijk als de gemeente en de betrokken Opdrachthoudende verenigingen daarmee instemmen en afspraken hebben over de modaliteiten voor de uitvoering ervan.

Het vijfde agendapunt omvat de realisatie van de partiële splitsing door overneming van de activiteiten elektriciteit, gas, openbare verlichting, warmte en de aandelen in de cv Publi-T van de gemeente Vosselaar van Fluvius West naar Iveka.

Gelet op de uiteenzetting onder het punt van de structuurwijzigingen dient de gemeente Vosselaar een keuze te maken omtrent de distributienetbeheerder voor zowel elektriciteit als gas.  Daarom stellen de raden van bestuur van Fluvius West en Iveka voor een partiële splitsing door overneming te realiseren waarbij de gemeente Vosselaar voor de activiteiten elektriciteit, gas, openbare verlichting, warmte en de aandelen in de cv Publi-T uit de Opdrachthoudende vereniging Fluvius West zal treden en hiervoor zal toetreden bij de Opdrachthoudende vereniging Iveka. Door deze partiële splitsing zal de gemeente Vosselaar de randvoorwaarden, zoals opgelegd in het artikel 4.1.1 van het Energiedecreet, kunnen respecteren.

Overeenkomstig het artikel 422 van het decreet van 22 december 2017 over het lokaal bestuur is, voor onder meer de Opdrachthoudende verenigingen die overeenkomstig artikel 4.1.1 van het Energiedecreet van 8 mei 2009 zijn aangewezen als distributienetbeheerder, uittreding ten gevolge van een gebiedsuitwisseling mogelijk als de gemeente en de betrokken Opdrachthoudende verenigingen daarmee instemmen en afspraken hebben over de modaliteiten voor de uitvoering ervan.

 Het zesde agendapunt omvat de realisatie van de fusie door overneming van de Opdrachthoudende vereniging Fluvius West door Gaselwest (met naamswijziging in ‘Fluvius West’) – ontwerpstatuten fusie-distributienetbeheerder Fluvius West.

Fusievoorstel

De Opdrachthoudende verenigingen Gaselwest en Fluvius West staan samen in voor een aantal nutsvoorzieningen vnl. in West- en Oost-Vlaanderen en voor een aantal gemeenten in de rand rond Brussel (Vlaams-Brabant) en in de Kempen. Gaselwest is distributienetbeheerder voor elektriciteit en/of gas voor 53 gemeenten die zich situeren in de provincies West- en Oost-Vlaanderen. Fluvius West is distributienetbeheerder voor elektriciteit voor 14 gemeenten uit de provincie West-Vlaanderen en voor 1 gemeente uit de provincie Antwerpen en voor gas voor 10 gemeenten uit de provincie West-Vlaanderen en voor 1 gemeente uit de provincie Antwerpen. Fluvius West staat daarnaast in voor de kabelactiviteit in 33 gemeenten in West-Vlaanderen, Antwerpen en Vlaams-Brabant en voor de activiteit riolering in 20 gemeenten uit de provincies West-Vlaanderen en Antwerpen. Het is de bedoeling de gemeentelijke participaties in deze sectoren te bundelen door de twee voornoemde verenigingen te fusioneren.

Gelet op de verplichting van het Energiedecreet (artikel 4.1.1) om tegen 1 januari 2023 als distributienetbeheerder te beschikken over een aaneensluitend geografisch afgebakend gebied (verplichting in hoofde van de Opdrachthoudende verenigingen/distributienetbeheerders) en de verplichting om als gemeente dezelfde distributienetbeheerder te hebben voor de activiteiten elektriciteit en aardgas (verplichting in hoofde van de gemeenten), vormt deze bepaling in het Energiedecreet aldus de basis voor ‘verplichte’ gebiedsuitwisselingen. Het Energiedecreet bepaalt in artikel 4.1.1 tevens dat de distributienetbeheerders moeten voldoen aan een minimumomvang van 200.000 aangesloten afnemers.

Het voorgestelde fusieproject kadert onder meer in de wens van de Vlaamse Regering tot vereenvoudiging van de organisatie van het distributienetbeheer. In de eerste plaats moet een grotere transparantie ten goede komen van de klanten. Tevens wordt een vermindering van het aantal bestuursmandaten nagestreefd.

Het is de bedoeling dat de fusie-distributienetbeheerder Fluvius West in de toekomst fungeert als één ‘multi-utility’-entiteit, waarin samen met het distributie­netbeheer van elektriciteit en gas ook de schaal- en synergie­voordelen voor de activiteiten openbare elektronische-communicatienetwerken, riolering en warmte maximaal worden geopti­maliseerd.  De fusie van de twee entiteiten zal het uniform werken en de mogelijkheden om nog efficiënter te werken en te organiseren, met alle voordelen van dien, bevorderen doordat er zowel op het terrein als bij de centrale diensten zal kunnen worden gewerkt in één homogeen lokaal geografisch aaneengesloten exploitatiegebied.

Er dient aangestipt dat de voorgenomen fusie door overneming op geen enkele manier afbreuk doet aan de betrokkenheid van elke individuele stad/gemeente bij het lokaal beheer van de huidige activiteiten en de verankering van de operationele werking.

Het gehele vermogen van Fluvius West zal – na de partiële splitsingen van de gemeenten Jabbeke en Vosselaar – ingevolge een ontbinding zonder vereffening overgaan op Gaselwest, en dit vanaf 1 januari 2025. Op het ogenblik van de realisatie van de voorgenomen fusie zal het huidige Fluvius West van rechtswege ophouden te bestaan.

De opschortende voorwaarden inzake de fusie door overneming zijn opgenomen in het fusievoorstel.

 Ontwerp statuten fusie-distributienetbeheerder Fluvius West

De ontwerpstatuten van de fusie-distributienetbeheerder ‘Fluvius West’ hernemen de elementen die doorgevoerd zijn in voornoemde tussentijdse statutenwijzigingen en voegen er volgende aan toe met ingang van 1 januari 2025 :

-        Toevoeging definitie synthetisch dividend, dat van toepassing is op de gemeenten van ex-Fluvius West (BTW BE0205.157.176).

-        Toevoeging van de nieuwe bijlage 2 met het overzicht van de gemeenten die deel uitmaakten van de ex-kabelmaatschappijen. 

-        Opname van de specifieke bepalingen van de over te nemen entiteit Fluvius West

• Voor de activiteit openbare elektronische-communicatienetwerken worden de binnen Fluvius West (= ex-kabelmaatschappij) bestaande aandelen en winstbewijzen overgenomen mits vervanging van de aandelen Atv en Aogtv door aandelen At (creatie van aandelen At binnen de fusie-distributienetbeheerder) en de winstbewijzen Wtv door winstbewijzen Ct. Ook de binnen Fluvius West bestaande aandelen Aek [in hoofde van de deelnemers Diksmuide, Gistel, Harelbeke, Hooglede, Izegem, Koekelare, Kortemark, Ledegem, Lendelede, Middelkerke, Oudenburg, Torhout en Wevelgem] worden ongewijzigd overgenomen in de fusie-distributienetbeheerder. Genoemde aandelen en winstbewijzen behouden hun binnen Fluvius West van toepassing zijnde winstverdeling teneinde de rechten van de gemeenten te vrijwaren voor de door Fluvius West verrichte inbreng bedrijfstak ‘algemeen’ en ‘specifiek’ in Fluvius System Operator cv. 
• De verduidelijkende bepalingen die heden in de statuten van Fluvius West vermeld worden in de artikelen 33bis en 44, werden opgenomen in de statuten van de fusie-distributienetbeheerder in de artikelen 29bis en 39.
• In de winstverdeling voor de nevenactiviteit wordt de van toepassing zijnde regeling geborgd voor het segment Hoogspanning voor de ex-Fluvius West-gemeenten die per 31 december 2024 aangesloten zijn voor de activiteit elektriciteit ‘Hoogspanning’. Eveneens wordt in datzelfde artikel de geldende winstverdeling opgenomen voor de ex-Fluvius West-gemeenten met betrekking tot de aandelen Publi-T.
• De in de statuten van Fluvius West voorkomende bepalingen met betrekking tot het voorheen in Fluvius West ondergebracht personeel worden ingeschreven in het artikel 37 punt 4.

-        Wat de stemrechten betreft op de algemene vergadering worden de nieuw gecreëerde aandelen At toegevoegd.

-        Het aantal leden van de Raad van Bestuur wordt opgetrokken naar het decretaal voorziene aantal van 15. Immers het Decreet (artikel 434) en de statuten voorzien dat ‘in geval van een significante wijziging in het werkingsgebied van de Opdrachthoudende vereniging, of ingeval de Opdrachthoudende vereniging betrokken is bij een fusie met andere Opdrachthoudende of dienstverlenende verenigingen, het maximaal aantal leden vijftien bedraagt’. Naar afvaardiging binnen de Raad van Bestuur van Fluvius West (fusie-distributienetbeheerder) wordt een verhouding van 9 (ex-Gaselwest) en 6 (ex-Fluvius West) voorgesteld als transitiemaatregel voor de eerste legislatuur startende in 2025.

-        Er worden 5 RBC’s binnen de fusie-distributienetbeheerder voorzien waarvan de indeling is opgenomen in de bijlage 1bis van toepassing vanaf 1 januari 2025.

-        De bijlagen 1 en 1bis zijn per 1 januari 2025 te actualiseren ingevolge de partiële splitsing van de gemeente De Haan van de Opdrachthoudende vereniging Gaselwest naar de Opdrachthoudende vereniging Imewo en de fusie door overneming van de Opdrachthoudende vereniging Fluvius West door de Opdrachthoudende vereniging Gaselwest.

-        Naamswijziging van ‘Gaselwest’ in ‘Fluvius West’.

AANWIJZING FLUVIUS WEST ALS DISTRIBUTIENETBEHEERDER

Door de geplande fusie door overneming van Fluvius West door Gaselwest ontstaat één nieuwe distributienetbeheerder elektriciteit en gas. 

Overeenkomstig artikel 4.1.1 van het Energiedecreet wijst de reguleringsinstantie voor elk distributie­net de netbeheerder aan. In­dien het distributienet in kwestie geheel of gedeeltelijk eigendom is van een gemeente of van een groep van gemeenten, gebeurt die aanwijzing op voorstel van deze gemeente of groep van gemeen­ten. Volgens artikel 4.1.4 van het Energiedecreet eindigt de aanwijzing van de bij de fusie betrokken distributienetbeheerders van rechtswege en moet een nieuwe distributienetbeheerder door de VREG worden aangewezen.

In het vooruitzicht van de geplande fusie van Fluvius West en Gaselwest tot ‘Fluvius West’ op 1 januari 2025 hebben de Raden van Bestuur van Fluvius West en Gaselwest respectievelijk in zitting van 5 september 2022 en 12 september 2022 hun goedkeuring gehecht aan het voorstel tot de aanwijzing van de fusie-distributienetbeheerder Fluvius West als distributienetbeheerder voor elektriciteit en gas voor het volledige grondgebied waarop beide distributienetbeheerders op 1 januari 2025 actief zullen zijn. Zij hebben beslist dit voorstel ter bekrachtiging door de vertegenwoordigers van de deelnemende gemeenten te agenderen op hun respectievelijke buitengewone algemene vergaderingen van 12 en 20 december 2022.

De VREG zal geïnformeerd worden over het standpunt dat de buitengewone algemene vergadering heeft ingenomen.

Verwijzingsdocumenten

• Uitnodiging buitengewone algemene vergadering 12 december 2022 van Fluvius West.
• Bijlagen.
• PPT infosessie 12 september 2022

Beraadslagingen

Schepen Gwendolyn Vandermeersch licht het agendapunt toe.

Raadslid Bart Coopman komt tussen op dit agendapunt. Hij werd attent gemaakt omtrent een punt dat toch wel aandacht vraagt en dat de vertegenwoordigers zouden moeten meenemen naar de Algemene Vergadering. Het gaat in concreto om de constructie van NETCo. Dit is een constructie tussen Telenet en Fluvius voor een fibernetwerk (glasvezelkabel). Proximus is bezig met een gelijkaardig netwerk. De realiteit zal zijn dat we op bepaalde plaatsen twee gelijkaardige kabels netjes naast elkaar zullen hebben. Op zich geen probleem met uitzondering van het feit dat de stoep dan twee keer kan open gebroken worden? Wat zijn onze rechten als gemeente hieromtrent.

Zijn tweede bezorgdheid gaat omtrent het beetje uit handen geven van de communicatie-infrastructuur. In de situatie van Proximus is het hoofdzakelijk de Vlaamse en federale overheid die eigenaar zijn van de infrastructuur. De constructie bij NetCo gaat voornamelijk uit private middelen (66%) en dan de lokale besturen via Fluvius (33%). De lokale besturen hebben het minste aantal aandelen. Het gaat om cruciale infrastructuur die je een stuk in handen geeft van een private partner. Is dit niet gevaarlijk? Het is niet de bevoegdheid van ons lokale bestuur maar is het niet aangewezen dat een overheid eigenaar wordt van deze kabel? Private aanbieders kunnen dan diensten inkopen op die kabel. Maar de private partner kan niet zelf beslissen wat er met die kabel gebeurt. Het raadslid roept de vertegenwoordigers op om deze problematiek kritisch aan te kaarten op de Algemene Vergadering. Dan hebben we onszelf achteraf niets te verwijten. We moeten deze problematiek mee onder de aandacht brengen.

Schepen Geert Moerkerke vertelt zijn ervaring inzake de aanleg van nutsvoorzieningen langs de Bruggestraat. Na onderhandelingen is er daar een akkoord dat zowel Proximus en Fluvius samen kijken om een wachtleiding (waar ze allemaal in kunnen) voor een glasvezelkabel aan te leggen. Het is dus een belangrijke stap inzake toenadering om samen te werken in deze problematiek.

Raadslid Hans Mommerency informeert naar de redenen van die twee gemeenten die uit Fluvius West stappen. Als de beweegreden een meerwaarde voor deze gemeenten met zich meebrengt, is het belangrijk te weten wat deze meerwaarde is en wat dit voor ons kan betekenen. Schepen Geert Moerkerke antwoordt dat de twee betrokken gemeenten veranderen naar een andere netbeheerder. Dit is het gevolg van het feit dat alle zones aan elkaar moeten hangen en er aldus wat herschikking nodig was.

Aanleiding en voorgeschiedenis

De intercommunale MIROM houdt een algemene vergadering, overeenkomstig artikel 24 en 30 van hun statuten.

Deze algemene vergadering vindt plaats op dinsdag 13 december 2022 om 18 uur vanuit ArHUS. Voorlopig wordt er van uitgegaan dat de vergadering fysiek zal kunnen plaatsvinden.

Feiten, context en argumentatie

Op de dagorde van voornoemde algemene vergadering staan volgende agendapunten:

1. Samenstelling bureau;
2. Activiteiten en strategie 2023;
3. Begroting 2023;
4. Benoeming van bestuurders;
5. Varia.

Verwijzingsdocumenten

• Oproepingsbrief algemene vergadering van 13 december 2022.
• Strategie en begroting 2023.

Beraadslagingen

Schepen Gwendolyn Vandermeersch licht het agendapunt toe.

Aanleiding en voorgeschiedenis

De gemeente Staden neemt voor de activiteit distributienetbeheer elektriciteit en/of gas deel aan de opdrachthoudende vereniging Gaselwest, Intercommunale Maatschappij voor Gas en Elektriciteit van het Westen.

De gemeente Staden werd per aangetekend schrijven van 20 september 2022 opgeroepen om deel te nemen aan de algemene ver­gadering van Gaselwest die op 20 december 2022 plaats heeft in het Auditorium van het Regiogebouw, P. Kennedypark 12 te 8500 Kortrijk.

In zitting van de gemeenteraad van 31 januari 2019 werd mevrouw Martine Zoete aangeduid als vertegenwoordiger en de heer Francky Deprez aangeduid als plaatsvervangend vertegenwoordiger van het gemeentebestuur Staden in de algemene vergadering van Gaselwest voor de legislatuur 2019-2024.

Bevoegdheid en juridische grond

Artikel 432, alinea 3 van het Decreet Lokaal Bestuur

Energiedecreet van 8 mei 2009

Feiten, context en argumentatie

Hieronder worden de agendapunten nader toegelicht:

Het eerste agendapunt handelt over de realisatie van het datanetwerk van de toekomst in Vlaanderen (het dossier Tramontana).

In het artikel 3.A.2 van de statuten van Gaselwest wordt in het voorwerp voorzien dat de Opdrachthoudende vereniging bevoegd is voor o.m. “het aanleggen, het exploiteren en het beschikbaar stellen van elektronische-communicatienetwerken en installaties alsook voor het vervoer van signalen langs deze elektronische-communicatienetwerken”.

Gelet op het artikel 3.B van de statuten van de Opdrachthoudende vereniging Gaselwest waarin opgenomen is dat de Opdrachthoudende vereniging ten behoeve van haar deelnemers haar voorwerp ook mag verwezenlijken door samenwerking met andere rechtspersonen waar zij al dan niet kan in deelnemen met naleving van de bepalingen van het Decreet Lokaal Bestuur.

Gaselwest doet voor de uitvoering van haar activiteiten en de daarmee verband houdende openbaredienstverplichtingen een beroep op de exploitatiemaatschappij Fluvius System Operator cv met zetel te Brusselsesteenweg 199, 9090 Melle.

Fluvius System Operator cv en Telenet BV hebben op 18 juli 2022 een bindend akkoord bereikt om samen het datanetwerk van de toekomst (met inbegrip van de fiber-to-the-home-technologie) in Vlaanderen te realiseren. De twee bedrijven zullen met dat doel een dochteronderneming (werknaam NetCo) uitbouwen die financieel en operationeel zelfstandig zal zijn.

Het datanetwerk van de toekomst zal:

• open zijn met niet-discriminerende toegangsvoorwaarden voor aanbieders van diensten,
• ultraperformant zijn door hogere datasnelheden,
• toegankelijk zijn voor alle Vlaamse gezinnen en bedrijven en dit zowel in stedelijke als in landelijke gebieden,
• en met de laagst mogelijke kosten voor de samenleving worden uitgerold. 

De stad/gemeente is overtuigd dat de toegang van iedere burger en bedrijf tot kwaliteitsvolle en snelle dataverbindingen van cruciaal belang is. De stad/gemeente wenst op haar grondgebied maximaal in te zetten op het vlak van connectiviteit en het datanetwerk van de toekomst uit te bouwen via hoofdzakelijk een fiber-to-the-home-technologie. De stad/gemeente staat ten volle achter de ambitie om glasvezelconnectiviteit te voorzien zowel in stedelijk als in landelijk gebied en – waar dit niet mogelijk is – de huidige hybride glasvezel-coax-netwerkinfrastructuur van een upgrade te voorzien.

Deze doelstellingen kaderen binnen het algemeen en maatschappelijk belang aangezien het alle burgers en bedrijven van de stad/gemeente aanbelangt. De beslissing van de stad/gemeente, in uitvoering van haar beleid en binnen haar autonome bevoegdheid, tot het uitbouwen van openbare elektronische-communicatienetwerken op haar grondgebied wordt gekwalificeerd als een taak van stedelijk/gemeentelijk belang. De uitrol van het datanetwerk zal maximaal gebeuren in synergie met andere werken voor glasvezel en nutsvoorzieningen. Dergelijke beslissing laat het recht van de stad/gemeente in haar hoedanigheid van domeinbeheerder onverlet om op verzoek van een derde partij de nodige domeintoelatingen toe te kennen. Ook de keuze om vrij een dienstverlener als stad/gemeente te kiezen blijft behouden.

Om deze openbare elektronische-communicatienetwerken aan te leggen, te exploiteren en beschikbaar te stellen wenst de stad/gemeente een beroep te doen op de Opdrachthoudende vereniging Gaselwest, die door middel van haar exploitatiemaatschappij Fluvius System Operator cv de vennootschappen NetCo en HoldCo mede zal uitbouwen. In NetCo zullen de elektronische-communicatienetwerken (meer specifiek het bestaande HFC-netwerk en de overige glasvezelinfrastructuur) worden ingebracht. Na de inbreng zal NetCo instaan voor de aanleg, het beheer, de exploitatie en het beschikbaar stellen van de hogervermelde ingebrachte netwerken alsook voor de uitrol van het datanetwerk van de toekomst. De oprichting van HoldCo, waarin de aandelen NetCo worden ingebracht, biedt desgevallend en tussentijds mogelijkheden om een uitkering van cashmiddelen te kunnen voorzien voor de aandeelhouders.

Deze structuur en de centralisatie van deze netwerken in NetCo bieden de beste garanties voor de stad/gemeente om deze doelstellingen te realiseren en zo voor iedereen in Vlaanderen een efficiënt, betaalbaar en toegankelijk datanetwerk van de toekomst mogelijk te maken.

De Raad van Bestuur van Gaselwest heeft, overeenkomstig de artikelen 12:10 en 12:93 e.v. van het Wetboek van Vennootschappen en Verenigingen, in zitting van 12 september ll. het voorstel tot inbreng van de bedrijfstak openbare elektronische-communicatienetwerken in Fluvius System Operator cv opgesteld en goedgekeurd. In dit inbrengverslag werden de voorafgaande besluitvormingsvereisten opgenomen die gelden als opschortende voorwaarden voor de realisatie van het dossier Tramontana.

Het tweede agendapunt omvat de voorgestelde statutenwijzigingen.

Gelet op het feit dat aan het voorwerp wijzigingen worden aangebracht waarvoor de Raad van Bestuur, overeenkomstig het artikel 6:86 van het Wetboek van Vennootschappen en Verenigingen, een omstandige verantwoording heeft opgemaakt.

Gelet op het feit dat de voorgestelde statutenwijzigingen hun oorsprong vinden in meerdere domeinen. 

1.1.      DOSSIER TRAMONTANA

De wijzigingen met betrekking tot het dossier Tramontana werden in geel gemarkeerd in het voorliggend ontwerp van statutenwijzigingen.

Ingevolge de door de Raad van Bestuur van Gaselwest besliste inbreng van bedrijfstak van de openbare elektronische-communicatienetwerken in Fluvius System Operator cv, zal Fluvius System Operator cv op haar beurt deze bedrijfstak inbrengen in de nieuw op te richten vennootschap NetCo die zal instaan voor de aanleg, het beheer, de exploitatie en het beschikbaar stellen van de hogervermelde ingebrachte netwerken alsook voor de uitrol van het datanetwerk van de toekomst. De Opdrachthoudende vereniging Gaselwest ontvangt daarvoor de daartoe uitgegeven aandelen K in Fluvius System Operator cv, waardoor de participatie van Gaselwest in de exploitatiemaatschappij wordt uitgebreid voor de activiteit openbare elektronische-communicatienetwerken. Voor de toekenning van de aandelen en de winstverdeling betreffende de activiteit openbare elektronische-communicatienetwerken wordt een onderscheid gemaakt tussen een deelnemer die reeds aangesloten was voor de activiteit openbare elektronische-communicatienetwerken (heeft recht op vergoeding voor de specifieke en de algemene inbreng) en een deelnemer die dat op heden nog niet is (heeft recht op vergoeding voor de algemene inbreng). Voor de vergoeding van de algemene inbreng zal gevraagd worden om hetzij één aandeel Ak te onderschrijven (voor gemeenten die nog niet aangesloten zijn voor de activiteit openbare elektronische-communicatienetwerken) hetzij één aandeel Ae dat omgezet zal worden in één aandeel Aek te onderschrijven (voor de gemeente die op heden aangesloten is voor de activiteit openbare elektronische-communicatienetwerken bij een andere Opdrachthoudende vereniging van de Fluvius-groep). Het winstsaldo wordt verdeeld op basis van het aantal EAN’s elektriciteit.

De wijzigingen aan de statuten met betrekking tot het dossier Tramontana betreffen in het bijzonder:

-        de verduidelijking dat het om ‘openbare’ elektronische-communicatienetwerken gaat;

-        de omschrijving van de vennootschappen NetCo en HoldCo;

-        de Gouden aandelen worden als definitie geschrapt vermits deze deel uitmaken van de inbreng bedrijfstak in Fluvius System Operator cv, maar behouden hun geldende rechten en aandelen Ate in hoofde van de steden/gemeenten van Gaselwest via Fluvius System Operator cv;

-        het schrappen van de Fluvius-NET-activiteit vermits deze vervat is in de inbreng van bedrijfstak;

-        aanpassingen aan de aandelen(categorieën), winstverdeling en stemrechten voor de activiteit openbare elektronische-communicatienetwerken zodat de deelnemers vergoed worden voor de algemene inbreng bedrijfstak;

-        het uitbreiden van de bevoegdheid in hoofde van de regionale bestuurscomités wat de adviesverlening betreft inzake de activiteit openbare elektronische-communicatienetwerken;

-        de regels die van toepassing zijn bij het beëindigen van de samenwerking voor de activiteit openbare elektronische-communicatienetwerken;

-        een actualisering van de bijlagen 1 en 1bis.

1.2.      DOSSIER STRUCTUURWIJZIGINGEN

De wijzigingen met betrekking tot de structuurwijzigingen werden in blauw gemarkeerd in het voorliggend ontwerp van statutenwijzigingen.

De Vlaamse Regering besliste bij decreet van 16 november 2018 houdende diverse bepalingen inzake energie (zoals gepubliceerd in het Belgisch Staatsblad van 14 december 2018) om het grondgebied van Vlaanderen op te delen in homogene lokale geografische aaneengesloten exploitatiegebieden voor elektriciteit en gas met als doel om zo de operationele efficiëntie te verhogen.

In artikel 4.1.1 van het decreet houdende algemene bepalingen betreffende het energiebeleid van 8 mei 2009 (hierna het “Energiedecreet”) werden bijgevolg twee randvoorwaarden vastgelegd waarbinnen gemeenten kunnen kiezen voor een distributienetbeheerder, met name (i) dezelfde distributienetbeheerder voor gas en elektriciteit en (ii) aaneensluitende geografische gebieden met minstens 200.000 aangesloten afnemers[1].

Overeenkomstig artikel 15.3.5/18 van het Energiedecreet hebben de distributienetbeheerders  momenteel tot en met 1 januari 2023 de tijd om te voldoen aan voormelde voorwaarden waarbij eventueel onderling gebieden kunnen worden uitgewisseld.

Het decreet van 22 december 2017 over het lokaal bestuur voorziet in het artikel 422 voor onder meer de Opdrachthoudende verenigingen die overeenkomstig artikel 4.1.1 van het Energiedecreet zijn aangewezen als distributienetbeheerder, dat uittreding ten gevolge van een gebiedsuitwisseling mogelijk is als de gemeente en de betrokken Opdrachthoudende verenigingen daarmee instemmen en afspraken hebben over de modaliteiten voor de uitvoering ervan.

Om tot de vooropgestelde homogene gebieden te komen zal immers gebiedsuitwisseling nodig zijn.  Daarom heeft de Raad van Bestuur van Gaselwest in zitting van 12 september 2022:

                           i.          een voorstel van partiële splitsing opgesteld waarbij per 1 januari 2025 de activiteiten elektriciteit, gas, openbare verlichting en strategische participaties (Publi-T en Publigas) van de gemeente De Haan, heden ressorterend onder Gaselwest, overgedragen worden aan de Opdrachthoudende vereniging Imewo;

                          ii.          een voorstel van fusie door overneming opgesteld van de Opdrachthoudende vereniging Fluvius West door de Opdrachthoudende vereniging Gaselwest.

Het gehele vermogen van deze activiteiten, die alle activa en passiva en alle rechten en plichten  omvat, zal overeenkomstig artikel 12:8 en volgende van het Wetboek van Vennootschappen en Verenigingen overgaan naar de overnemende vereniging en dit vanaf 1 januari 2025. 

De opschortende voorwaarden inzake de partiële splitsing door overneming en de fusie door overneming zijn opgenomen in de respectievelijke voorstellen van partiële splitsing en het fusievoorstel.   

Er wordt geopteerd voor een voorlopige ruilverhouding gebaseerd op de gegevens per 31 december 2021.  Op basis van de definitieve cijfers per 31 december 2024 die geattesteerd zullen worden door de betrokken commissarissen, zal de definitieve ruilverhouding, bepaald aan de hand van de goedgekeurde ruilverhoudingsmethodiek met betrekking tot de cijfers van 31 december 2021 (voorlopige ruilverhouding), worden vastgelegd en verwerkt.  Deze werkwijze laat in de eerste plaats toe om met de meest geactualiseerde boekhoudkundige cijfers rekening te kunnen houden die zo dicht mogelijk aansluiten op de datum van 1 januari 2025, waarop genoemde partiële splitsing en fusievoorstel binnen de onderscheiden Opdrachthoudende verenigingen boekhoudkundig, fiscaal en juridisch van kracht worden.

Door deze partiële splitsing en fusie zal voldaan worden aan de randvoorwaarden zoals opgelegd in het artikel 4.1.1 van het Energiedecreet en wordt de bereidwilligheid en het engagement van de steden/gemeenten en de distributienetbeheerders aangetoond om zich te conformeren aan de voorwaarden en ratio legis van het Energiedecreet, waarbij aan de distributienetbeheerders de mogelijkheid moet geboden worden om voor de concrete uitwerking van de transactie en de overeenkomstige gebiedsuitwisseling decretaal verlenging te krijgen tot 1 januari 2025, het begin van de volgende gewestelijke en gemeentelijke legislatuur.

De wijzigingen aan de statuten met betrekking tot het dossier structuurwijzigingen treden in werking op 1 januari 2025 en betreffen in het bijzonder:

-        het invoegen van de definitie ‘synthetisch dividend’, dat van toepassing is op de gemeenten ex-Fluvius West (BTW BE0205.157.176);

-        het toevoegen van de nieuwe bijlage 2 met het overzicht van de gemeenten die deel uitmaakten van de ex-kabelmaatschappijen; 

-        opname van de specifieke bepalingen van de over te nemen entiteit Fluvius West

• Voor de activiteit openbare elektronische-communicatienetwerken worden de binnen Fluvius West (= ex-kabelmaatschappij) bestaande aandelen en winstbewijzen overgenomen mits vervanging van de aandelen Atv en Aogtv door aandelen At (creatie van aandelen At binnen de fusie-distributienetbeheerder) en de winstbewijzen Wtv door winstbewijzen Ct. Ook de binnen Fluvius West bestaande aandelen Aek [in hoofde van de deelnemers Diksmuide, Gistel, Harelbeke, Hooglede, Izegem, Koekelare, Kortemark, Ledegem, Lendelede, Middelkerke, Oudenburg, Torhout en Wevelgem] worden ongewijzigd overgenomen in de fusie-distributienetbeheerder. Genoemde aandelen en winstbewijzen behouden hun binnen Fluvius West van toepassing zijnde winstverdeling teneinde de rechten van de gemeenten te vrijwaren voor de door Fluvius West verrichte inbreng bedrijfstak ‘algemeen’ en ‘specifiek’ in Fluvius System Operator cv. 
• De verduidelijkende bepalingen die heden in de statuten van Fluvius West vermeld worden in de artikelen 33bis en 44, werden opgenomen in de statuten van de fusie-distributienetbeheerder in de artikelen 29bis en 39.
• In de winstverdeling voor de nevenactiviteit wordt de van toepassing zijnde regeling geborgd voor het segment Hoogspanning voor de ex-Fluvius West-gemeenten die per 31 december 2024 aangesloten zijn voor de activiteit elektriciteit ‘Hoogspanning’. Eveneens wordt in datzelfde artikel de geldende winstverdeling opgenomen voor de ex-Fluvius West-gemeenten met betrekking tot de aandelen Publi-T.
• De in de statuten van Fluvius West voorkomende bepalingen met betrekking tot het voorheen in Fluvius West ondergebracht personeel worden ingeschreven in het artikel 37 punt 4.

-        wat de stemrechten betreft op de algemene vergadering worden de nieuw gecreëerde aandelen At toegevoegd;

-        het aantal leden van de Raad van Bestuur wordt opgetrokken naar het decretaal voorziene aantal van 15. Immers het Decreet (artikel 434) en de statuten voorzien dat ‘in geval van een significante wijziging in het werkingsgebied van de Opdrachthoudende vereniging, of ingeval de Opdrachthoudende vereniging betrokken is bij een fusie met andere Opdrachthoudende of dienstverlenende verenigingen, het maximaal aantal leden vijftien bedraagt’. Naar afvaardiging binnen de Raad van Bestuur van Fluvius West (fusie-distributienetbeheerder) wordt een verhouding van 9 (ex-Gaselwest) en 6 (ex-Fluvius West) voorgesteld als transitiemaatregel voor de eerste legislatuur startende in 2025;

-        er worden 5 RBC’s binnen de fusie-distributienetbeheerder voorzien waarvan de indeling is opgenomen in de bijlage 1bis van toepassing vanaf 1 januari 2025;

-        de bijlagen 1 en 1bis zijn per 1 januari 2025 te actualiseren ingevolge de partiële splitsing van de gemeente De Haan van de Opdrachthoudende vereniging Gaselwest naar de Opdrachthoudende vereniging Imewo en de fusie door overneming van de Opdrachthoudende vereniging Fluvius West door de Opdrachthoudende vereniging Gaselwest;

-        naamswijziging van ‘Gaselwest’ in ‘Fluvius West’.

1.3. OVERIGE WIJZIGINGEN

De overige wijzigingen werden in groen gemarkeerd in het voorliggend ontwerp van statutenwijzigingen en zijn een gevolg van wijzigingen van regelgeving, het schrappen van de activiteiten Fluvius GIS en Center, het rechtzetten van materiële vergissingen, enz.

Het betreft meer bepaald:

-        een actualisering van de van toepassing zijnde bepalingen van de coöperatieve vennootschap ingevolge het WVV en de omzendbrief KBBJ / ABB 2022 / 1 betreffende de toepassing van artikel 397, 2^de lid van het Decreet van 22 december 2017 over het lokaal bestuur;

-        de terminologische verfijning door de introductie van de term ‘distributienetwerken’ bij de activiteiten andere dan elektriciteit en gas;

-        de invoeging en/of actualisering van een aantal definities;

-        een verfijning in de aanhef van het voorwerp;

-        de schrapping van de nevenactiviteiten Fluvius GIS en Fluvius Center ingevolge het intern gevoerde kerntakendebat;

-        de schrapping van de openbaredienstverplichting voor de openbare verlichting ingevolge het Besluit van de Vlaamse Regering van 23 april 2021;

-        de precisering dat voor de activiteit warmte de onderschrijving van één aandeel Aw volstaat;

-        de precisering wat het beslissingsquorum op de algemene vergadering betreft;

-        winstverdeling voor de nevenactiviteit voor de aandelen Ae en Ag vanaf 1 januari 2023;

-        de conformering aan het artikel 422 van het Decreet over het Lokaal Bestuur.

Het vierde agendapunt omvat de realisatie van de partiële splitsing door overneming van alle activiteiten van de gemeente De Haan van Gaselwest naar Imewo.

Gelet op de uiteenzetting onder het punt van de structuurwijzigingen dient de gemeente De Haan een keuze te maken omtrent de distributienetbeheerder voor zowel elektriciteit als gas.  Daarom stellen de raden van bestuur van Gaselwest en Imewo voor een partiële splitsing door overneming te realiseren waarbij de gemeente De Haan voor de activiteiten elektriciteit, gas, openbare verlichting en strategische participaties (Publi-T en Publigas) uit de Opdrachthoudende vereniging Gaselwest zal treden en hiervoor zal toetreden bij de Opdrachthoudende vereniging Imewo. Door deze partiële splitsing zal de gemeente De Haan de randvoorwaarden, zoals opgelegd in het artikel 4.1.1 van het Energiedecreet, kunnen respecteren.

Overeenkomstig het artikel 422 van het decreet van 22 december 2017 over het lokaal bestuur is, voor onder meer de Opdrachthoudende verenigingen die overeenkomstig artikel 4.1.1 van het Energiedecreet van 8 mei 2009 zijn aangewezen als distributienetbeheerder, uittreding ten gevolge van een gebiedsuitwisseling mogelijk als de gemeente en de betrokken Opdrachthoudende verenigingen daarmee instemmen en afspraken hebben over de modaliteiten voor de uitvoering ervan.

Het vijfde agendapunt omvat de realisatie van de fusie door overneming van de Opdrachthoudende vereniging Fluvius West door Gaselwest (met naamswijziging in ‘Fluvius West’) – ontwerpstatuten fusie-distributienetbeheerder Fluvius West.

Fusievoorstel

De Opdrachthoudende verenigingen Gaselwest en Fluvius West staan samen in voor een aantal nutsvoorzieningen vnl. in West- en Oost-Vlaanderen en voor een aantal gemeenten in de rand rond Brussel (Vlaams-Brabant) en in de Kempen. Gaselwest is distributienetbeheerder voor elektriciteit en/of gas voor 53 gemeenten die zich situeren in de provincies West- en Oost-Vlaanderen. Fluvius West is distributienetbeheerder voor elektriciteit voor 14 gemeenten uit de provincie West-Vlaanderen en voor 1 gemeente uit de provincie Antwerpen en voor gas voor 10 gemeenten uit de provincie West-Vlaanderen en voor 1 gemeente uit de provincie Antwerpen. Fluvius West staat daarnaast in voor de kabelactiviteit in 33 gemeenten in West-Vlaanderen, Antwerpen en Vlaams-Brabant en voor de activiteit riolering in 20 gemeenten uit de provincies West-Vlaanderen en Antwerpen. Het is de bedoeling de gemeentelijke participaties in deze sectoren te bundelen door de twee voornoemde verenigingen te fusioneren.

Gelet op de verplichting van het Energiedecreet (artikel 4.1.1) om tegen 1 januari 2023 als distributienetbeheerder te beschikken over een aaneensluitend geografisch afgebakend gebied (verplichting in hoofde van de Opdrachthoudende verenigingen/distributienetbeheerders) en de verplichting om als gemeente dezelfde distributienetbeheerder te hebben voor de activiteiten elektriciteit en aardgas (verplichting in hoofde van de gemeenten), vormt deze bepaling in het Energiedecreet aldus de basis voor ‘verplichte’ gebiedsuitwisselingen. Het Energiedecreet bepaalt in artikel 4.1.1 tevens dat de distributienetbeheerders moeten voldoen aan een minimumomvang van 200.000 aangesloten afnemers.

Het voorgestelde fusieproject kadert onder meer in de wens van de Vlaamse Regering tot vereenvoudiging van de organisatie van het distributienetbeheer. In de eerste plaats moet een grotere transparantie ten goede komen van de klanten. Tevens wordt een vermindering van het aantal bestuursmandaten nagestreefd.

Het is de bedoeling dat de fusie-distributienetbeheerder Fluvius West in de toekomst fungeert als één ‘multi-utility’-entiteit, waarin samen met het distributie­netbeheer van elektriciteit en gas ook de schaal- en synergie­voordelen voor de activiteiten openbare elektronische-communicatienetwerken, riolering en warmte maximaal worden geopti­maliseerd.  De fusie van de twee entiteiten zal het uniform werken en de mogelijkheden om nog efficiënter te werken en te organiseren, met alle voordelen van dien, bevorderen doordat er zowel op het terrein als bij de centrale diensten zal kunnen worden gewerkt in één homogeen lokaal geografisch aaneengesloten exploitatiegebied.

Er dient aangestipt dat de voorgenomen fusie door overneming op geen enkele manier afbreuk doet aan de betrokkenheid van elke individuele stad/gemeente bij het lokaal beheer van de huidige activiteiten en de verankering van de operationele werking.

Het gehele vermogen van Fluvius West zal – na de partiële splitsingen van de gemeenten Jabbeke en Vosselaar – ingevolge een ontbinding zonder vereffening overgaan op Gaselwest, en dit vanaf 1 januari 2025. Op het ogenblik van de realisatie van de voorgenomen fusie zal Fluvius West van rechtswege ophouden te bestaan.

De opschortende voorwaarden inzake de fusie door overneming zijn opgenomen in het fusievoorstel.

Ontwerp statuten fusie-distributienetbeheerder Fluvius West

De ontwerpstatuten van de fusie-distributienetbeheerder Fluvius West hernemen de elementen die doorgevoerd zijn in voornoemde tussentijdse statutenwijzigingen en voegen er met ingang van 1 januari 2025 de wijzigingen aan toe ingevolge de structuurwijzigingen zoals hierboven toegelicht onder het punt 2. DOSSIER STRUCTUURWIJZIGINGEN.

AANWIJZING FLUVIUS WEST ALS DISTRIBUTIENETBEHEERDER

Door de geplande fusie door overneming van Fluvius West door Gaselwest ontstaat één nieuwe distributienetbeheerder elektriciteit en gas. 

Overeenkomstig artikel 4.1.1 van het Energiedecreet wijst de reguleringsinstantie voor elk distributie­net de netbeheerder aan. In­dien het distributienet in kwestie geheel of gedeeltelijk eigendom is van een gemeente of van een groep van gemeenten, gebeurt die aanwijzing op voorstel van deze gemeente of groep van gemeen­ten. Volgens artikel 4.1.4 van het Energiedecreet eindigt de aanwijzing van de bij de fusie betrokken distributienetbeheerders van rechtswege en moet een nieuwe distributienetbeheerder door de VREG worden aangewezen.

In het vooruitzicht van de geplande fusie van Fluvius West en Gaselwest tot ‘Fluvius West’ op 1 januari 2025 hebben de Raden van Bestuur van Fluvius West en Gaselwest respectievelijk in zitting van 5 september 2022 en 12 september 2022 hun goedkeuring gehecht aan het voorstel tot de aanwijzing van de fusie-distributienetbeheerder Fluvius West als distributienetbeheerder voor elektriciteit en gas voor het volledige grondgebied waarop beide distributienetbeheerders op 1 januari 2025 actief zullen zijn. Zij hebben beslist dit voorstel ter bekrachtiging door de vertegenwoordigers van de deelnemende gemeenten te agenderen op hun respectievelijke buitengewone algemene vergaderingen van 12 en 20 december 2022. 

De VREG zal geïnformeerd worden over het standpunt dat de buitengewone algemene vergadering heeft ingenomen. 

Verwijzingsdocumenten

Uitnodiging en bijlagen over de agendapunten.

Beraadslagingen

Schepen Gwendolyn Vandermeersch licht het agendapunt toe.

Aanleiding en voorgeschiedenis

De 16 besturen uit de regio Midden-West-Vlaanderen gingen via een gemeenteraadsbeslissing akkoord met een doorgedreven samenwerking in functie van de versterking van de besturen. Dit leidde tot de oprichting van de DVV Midwest op 22 december 2017. Deze oprichting is gebaseerd op het decreet lokaal bestuur.

In zitting van de gemeenteraad van 31 januari 2019 werd de heer Francky Deprez aangeduid als vertegenwoordiger van het gemeentebestuur Staden en mevrouw Heidi Ballyn aangeduid als plaatsvervangend vertegenwoordiger in de algemene vergadering van DVV Midwest voor de legislatuur 2019-2024.

Bevoegdheid en juridische grond

• Gemeentedecreet.
• Decreet van 6 juli 2001 houdende de intergemeentelijke samenwerking zoals gewijzigd op 18 januari 2013.
• Decreet lokaal bestuur van 22 december 2017.
• Statuten van de DVV Midwest.

Feiten, context en argumentatie

De leden van de algemene vergadering van DVV Midwest zijn op 4 oktober 2022 per e-mail uitgenodigd voor de buitengewone algemene vergadering die doorgaat op 20 december 2022 om 18u00 op digitale wijze.

Op deze algemene vergadering worden volgende punten geagendeerd:

• Goedkeuren verslag Algemene Vergadering 28 juni 2022
• Benoemen leden raad van bestuur 2023-2024
• Aktenemen van de gemeenteraadsbeslissingen houdende aanduiding van leden met raadgevende stem in de raad van bestuur
• Vaststellen bijdrage gemeenten 2023
• Jaarplanning 2023
• Budget 2023
• Varia
• Volgende Algemene Vergadering.

Verwijzingsdocumenten

• agenda en agendagids Algemene Vergadering DVV Midwest op 20 december 2022
• Begroting 2023

Beraadslagingen

Schepen Gwendolyn Vandermeersch licht het agendapunt toe.

Raadslid Bart Coopman uit een bezorgdheid omtrent de begroting van DVV Misdwest. Uit de begroting blijkt dat de begroting een paar keer in min gaat tijdens de komende jaren. Langs de andere kant blijkt dat de DVV een grote reserve heeft opgebouwd waardoor deze reserve kan worden aangewend voor het sluitend maken van de begrotingen voor de komende jaren. Deze reserve zal echter snel slinken. Hoe gaat de DVV zich hierop voorbereiden?

Raadslid Ludwig Willaert vult aan dat na berekening de DVV nog ongeveer 6 jaar verder kan met de aanwending van de reserves.

Raadslid Bart Coopman vindt het gevaarlijk om een organisatiemodel uit te werken die leeft op een overschot. Eigenlijk wordt er dan op te grote voet geleefd. Op korte termijn is er geen probleem maar hoe zal dit in de toekomst aangepakt worden. Dit moet tijdig worden voorbereid.

Aanleiding en voorgeschiedenis

Het gemeentelijk ruimtelijk uitvoeringsplan (GRUP) Reconversie Ambachtelijke Zones beoogt een herziening van drie locaties met bestaande of leegstaande bedrijfssites. Het GRUP omvat drie deelplannen, één per locatie:

1. site Hoorelbeke, gelegen langs de Diksmuidestraat. Deze site omvat de gebouwen en terreinen van de voormalige garage Hoorelbeke. Het GRUP beoogt een aanpassing van de bestemmingsvoorschriften zodat er meerdere bedrijven zich kunnen vestigen op deze locatie en andere bedrijven dan uitsluitend garage;
2. site Trybou, gelegen op de hoek Diksmuidestraat en Nijverheidstraat. Dit betreft het deel van het bedrijf Trybou langs de Diksmuidestraat met onder meer de showroom. Deze gebouwen zijn niet meer functioneel voor de huidige bedrijfsuitbating. Ook hier wordt gezocht naar een nieuwe en passende invulling;
3. woonkorrel Grote Veldstraat ('t Paradijs) met de ambachtelijke sites Grodevan en Masschelein. Hier wordt gezocht naar een nieuwe invulling van het leegstaande terrein Grodevan. Ook wordt nagedacht over de toekomstige ontwikkelingsmogelijkheden op de site Masschelein. In het plan worden alle woningen meegenomen die deel uitmaken van de woonkorrel. Hierdoor krijgen de woningen die op heden nog in agrarisch gebied gelegen zijn meer rechtszekerheid.

Voor het ontwerp en begeleiding van het planproces is het studiebureau Adoplan uit Kortrijk aangesteld.

Na de startnota en de publieke raadpleging is het voorontwerp opgemaakt en volgde er een eerste plenaire vergadering op 29 juni 2021. Om tegemoet te komen aan het negatief advies van zowel de provincie als het departement is het voorontwerp aangepast en volgde er een nieuwe plenaire vergadering die doorgegaan is op 8 februari 2022.

Op basis van de ontvangen adviezen is nu het ontwerp opgemaakt dat wordt voorgelegd aan de gemeenteraad voor een voorlopige vaststelling.

Na de voorlopige vaststelling volgt er een openbaar onderzoek van 60 dagen.

Bevoegdheid en juridische grond

Codex RO - artikel 2.2.18.

Feiten, context en argumentatie

De tweede plenaire vergadering is doorgegaan op dinsdag 8 februari 2022 om 14 uur in het AC/DC Staden.

Volgende adviesinstantie hebben een advies overgemaakt:

• Provincie West-Vlaanderen, resultaat advies: voorwaardelijk gunstig;
• Departement Omgeving, resultaat advies: voorwaardelijk gunstig;
• De GECORO Staden, resultaat advies: voorwaardelijk gunstig; 
• Agentschap Innoveren & Ondernemen, resultaat advies: voorwaardelijk gunstig; 
• Departement Landbouw en Visserij, resultaat advies: gunstig
• Netbeheerder Elia, resultaat advies: gunstig;
• OVAM, resultaat advies: geen opmerkingen

Alle adviezen zijn te raadpleging via het DSI-platform (onder 'workflow').

Op basis van de ontvangen adviezen is het voorontwerp aangepast en is het ontwerp opgemaakt.

Binnen de contouren van de drie sites wordt de ruimte geoptimaliseerd en wordt de mogelijkheid gecreëerd om er nieuwe bedrijven te vestigen die passend zijn in de omgeving.

Voor de site Hoorelbeke kunnen er binnen de bestaande gebouwen drie bedrijven gevestigd worden. Hiermee kan de bestaande situatie worden geregulariseerd.

Voor de site Trybou wordt de mogelijkheid gegeven om de verouderde bedrijfsgebouwen om te zetten in een nieuwe bedrijfssite gericht op kleiner bedrijfsunits (ateliers), met mogelijkheid om deze te combineren met een woning. De schaal en de inrichting van het terrein is afgestemd op de omgeving en in het bijzonder de nabije woonomgeving.

Voord de site Grodevan wordt de mogelijkheid voorzien om op de voormalige site voor grondverwerking enkele nieuwe bedrijfsunits op te richten. Een deel van de site wordt terug omgevormd naar landbouw. Binnen hetzelfde deelrup wordt de site Masschelein verder verfijnd met de voorschriften en een passende landschappelijke integratie in de vorm van een groenscherm. Restdelen van de oorspronkelijke ambachtelijke zone, gelegen buiten de grenzen van de huidige bedrijfssite en die niet meer functioneel zijn, worden herbestemd naar landbouw.

Openbaar onderzoek

Na de voorlopige vaststelling volgt er een openbaar onderzoek van 60 dagen.

Verwijzingsdocumenten

GRUP Reconversie Ambachtelijke Zones - ontwerp:

• bestemmingsplan bestaande uit drie deelplannen;
• stedenbouwkundige voorschriften;
• toelichtingsnota;
• procesnota.

Alle dossierstukken van het voorontwerp, de plenaire vergadering en adviezen zijn te raadplegen via het DSI-platform.

Beraadslagingen

Burgemeester Francesco Vanderjeugd licht het agendapunt toe.

Raadslid Hans Mommerency uit eerst en vooral zijn bezorgdheid dat deze beslissing terug een voorafname is op het Beleidsplan Ruimte Staden. Het lijkt logisch eerst een groot kader te maken en dan pas over te gaan tot invulling.
In dit plan zitten een aantal goede basisideeën maar ze zijn chaotisch en zonder veel visie al of niet behouden. Uit diverse scenario's wordt dan soms een scenario gekozen zonder duidelijke motivatie.
Inhoudelijk over de site 1 (Hoorelbeke) is de reconversie- en het idee goed maar er blijft onduidelijkheid omtrent de gevolgen voor de mobiliteit in die omgeving. Het idee om de engheid van de garagevoorschriften te verlaten is uiteraard verantwoord maar daarvoor hoeft de koppeling in dit RUP niet en daarmee breng je misschien het idee in gevaar.
Omtrent de site 2 (Trybou) worden er interessante denkpistes opgezet maar het is niet duidelijk waarom er wordt gekozen voor het scenario waarbij de particulier de hoogste meerwaarde kan realiseren. De keuze voor atelierwoningen moet gestoeld zijn op basis van enig behoefte-onderzoek betreffende de bedrijvigheid in onze gemeente. Het raadslid vindt dat dit ook eerder een activiteit voor een intercommunale zou kunnen zijn om zoiets te realiseren? Bij vroegere onderzoeken door de WVI bleek dat er weinig potentie is in de gemeente voor doorgangsgebouwen en kleine opstartidentiteiten. Dit onderzoek is inderdaad wel al een tijdje geleden en kan misschien opnieuw worden gedaan. Inzake een actueel behoefte-onderzoek kan de POM misschien wel ingeschakeld worden. Daaruit zou dan al of niet kunnen blijken of er eigenlijk wel behoefte is aan zo'n atelierwoningen. De motivatie is dus niet voldoende onderbouwd.
Daarenboven werd gesteld voor de sites van de woonkorrel dat er in het woonprogramma geen ruimte meer is voor de verdere invulling van woningen. En toch wordt dan hiervoor gekozen. Dit geeft een onevenwichtige invulling van site 2 en site 3.
Omtrent de woonkorrel van site 3 is het, volgens het raadslid, helemaal te gek voor woorden. Enerzijds schrijft men in overeenstemming met de werkelijke toestand het volgende in één van de scenario's: " Gezien de hoge kosten, gepaard gaande met de reconversie naar landbouw, leidt dit scenario niet tot een werkelijke toename van het agrarisch gebied." In de feiten en op de luchtbeelden is te zien dat het gaat om ruimtes die gebruikt werden om te stapelen en te storten. De kosten om dit landbouwkundig en voedselveilig te herstellen, zouden gigantisch zijn. Er wordt op dat vlak geen enkele inspanning geleverd via dit GRUP. Is het niet een beetje een giftig geschenk voor de landbouwsector?
Ondertussen voert men dit dus wel door. De KMO-ontwikkeling kan blijven, zodat men op bepaalde plaatsen geen planlast moet betalen maar de lokale ondernemers verliezen wel grond aan groenschermen en beperking van ontwikkelingen die ze opgelegd krijgen. Het wordt een beetje een mix van wonen, KMO landbouw, groen, zonder duidelijkheid. Een gewezen bouwmeester zou stellen: "de Vlaamse koterij ten top".
Binnen het geheel van het GRUP is er ook geen ruimtebalans opgenomen noch een overzicht van de planlastentabel. Hoe dieper je dit GRUP gaat doorzoeken, is het duidelijk dat deze beslissingen vrij los van elkaar zijn genomen en dit eigenlijk geen duidelijk geheel vormt. De CD&V-fractie kan dit GRUP dan ook niet goedkeuren.

De burgemeester meldt akte te nemen van het betoog van het raadslid.

Aanleiding en voorgeschiedenis

De woning Noordstraat 34 te Oostnieuwkerke wordt verkocht.

Een deel van de tuin is nog in eigendom van de gemeente. Het betreft een stuk grond van 134m².

Bij de verkoop van de woning wordt het deel van de tuin dat nog in eigendom is van de gemeente mee verkocht.

Het ontwerp van de verkoopakte wordt ter goedkeuring voorgelegd aan de gemeenteraad.

Feiten, context en argumentatie

De eigenaars van de woning Noordstraat 34 hebben de onbebouwde grond aangekocht in 1962 van de gemeente Oostnieuwkerke. De grond werd op het meetplan, gevoegd bij de koopakte, aangeduid als lot 4. Uit de koopakte blijkt dat de kopers slechts 353 m² hebben gekocht. Het resterende deel van lot 4, zijnde 133 m², is niet mee verkocht en is aldus tot op heden nog in eigendom van de gemeente. 

Nu wordt de woning verkocht samen met de tuin die één geheel vormt met de woning. Aan de gemeente wordt voorgesteld om het deel in eigendom van de gemeente mee te verkopen. 

Gelet op de bestaande toestand en overwegende dat het stuk van 133 m² te klein is om te verkopen als een afzonderlijk bouwperceel wordt voorgesteld om de grond te meet te verkopen.

De grond is door het landmeterskantoor Geomex  geschat op 100,00 euro/m².

Na meting door het landmeterkantoor Geomex is de grootte van het perceel op 134m² gebracht.

De verkoopprijs voor het stuk in eigendom van de gemeente komt hiermee op een totaal van 13.400,00 euro.

Financiële gevolgen

De grond wordt geschat op 100,00 euro/m². Dit brengt het totaal op 13.400,00 euro.

Verwijzingsdocumenten

• Ontwerpakte
• Schattingsverslag Geomex van 21 juni 2022
• Meetplan opgemaakt door landmeterskantoor Geomex
• Uittreksel kadasterplan (nieuwe toestand)

Beraadslagingen

Burgemeester Francesco Vanderjeugd licht het agendapunt toe.

Aanleiding en voorgeschiedenis

In maart 2020 schakelde de bibliotheek over op een nieuw bibliotheeksysteem en in december 2021 werden zelfuitleenbalies in gebruik genomen. In 2022 werd IBL (interbibliothecair leenverkeer) op Vlaams niveau gereorganiseerd en tussen maart 2020 en september 2022 werden de mogelijkheden van de online toepassing Mijn Bibliotheek stelselmatig uitgebreid. Deze vernieuwingen vereisen, afzonderlijk en/of gecombineerd, enkele aanpassingen aan het reglement.

Feiten, context en argumentatie

Overzicht van de belangrijkste wijzigingen.

• Algemeen: het reglement spitst zich voortaan toe op basistransacties (lid worden (inschrijven), lenen, verlengen, reserveren, inleveren en betalen) met bijhorende termijnen en tarieven. Van de dienstverlening worden de openingsuren vastgelegd. Andere diensten worden enkel opgesomd maar wel uitgebreider omschreven op de website (staden.bibliotheek.be).
• Artikel 1: aan elke eID wordt één gratis volgpas aangeboden zodat volwassenen transacties kunnen verrichten voor, bijvoorbeeld, hun partner. Voor elke kids-ID worden twee gratis volgpassen aangeboden zodat, bijvoorbeeld, ouders transacties kunnen verrichten voor hun kinderen.
• Artikel 7: nieuw. Het nieuwe bibliotheeksysteem laat uitschrijven op initiatief van de lener toe. Het vorige systeem deed dat niet.
• Artikel 8: het huidige Artikel 7. Het is in het nieuwe bibliotheeksysteem niet langer mogelijk om aan één lener (= één identiteit) twee abonnementen toe te kennen, bijvoorbeeld een abonnement als leerkracht én een privé-abonnement. Voor leerkrachten, een belangrijke partner van de bibliotheek in haar functie als leesbevorderaar, wordt het lidmaatschap bijgevolg volledig gratis. Deze gratis abonnementen worden wel beperkt tot leerkrachten die ofwel in Staden wonen, ofwel in Staden lesgeven. Voor onthaalouders wordt dezelfde redenering gevolgd.
• Het huidige Artikel 10 wordt geschrapt. Als verwezen wordt naar de bibliotheek, worden daar zowel de hoofdbibliotheek in Staden als andere locaties, bijvoorbeeld de schoolbibliotheek in OKIDO Westrozebeke, mee bedoeld.
• Artikel 11: de in WZC De Oever in Oostnieuwkerke aanwezige materialen kunnen niet uitgeleend worden, bij gebrek aan een zelfuitleenbalie of een infobalie. Ze dienen enkel voor raadpleging ter plaatse of intern gebruik.
• Artikel 15: administratieve vereenvoudiging: leners die materialen verloren en vergoed hebben, krijgen het betaalde bedrag niet langer terugbetaald als ze deze materialen alsnog terugvinden en in de bibliotheek aanbieden. Leners mogen deze materialen in bezit houden. Populaire verloren materialen zijn meestal heraangekocht op het moment dat ze toch nog teruggevonden worden.
• Artikel 17: nieuw. Ter aanvulling en voor de volledigheid.
• Artikel 19: het huidige Artikel 18. De zelfuitleenbalies hanteren een leenblokkade op een bedrag van 5,00 euro of hoger. Volwassenen kunnen openstaande kosten onder 5,00 euro open laten, ten laatste tot de volgende verlenging van hun lidmaatschap. Kinderen dragen openstaande kosten onder 5,00 euro mee tot het moment dat hun abonnement betalend wordt. Bij kinderen die zelfstandig naar de bib komen en geen betaalkaart of cash geld bij de hand hebben, kan een leenblokkade door een bibliotheekmedewerker doorbroken worden, zolang zulke toegestane uitzonderingen niet leiden tot misbruiken (bijvoorbeeld een systematiek om het betalen van boetes te omzeilen).
• Het huidige Artikel 21 wordt geschrapt. Verlengen voor andere personen kan nu via de gratis volgpassen (zie boven). 
• Artikel 24: de materialen in de schoolbibliotheek in Westrozebeke worden ‘onreserveerbaar’ gemaakt, voor een efficiëntere interne organisatie. Van zo goed als alle in Westrozebeke aanwezige titels is ook in de hoofdbibliotheek in Staden een exemplaar beschikbaar.
• Artikel 29: de subsidies voor IBL-verkeer, destijds door de provincie (WINOB) toegekend en in een overgangsperiode door Vlaanderen (Cultuurconnect) verdergezet, zijn verdwenen. Voortaan wordt voor elk aan een andere bibliotheek geleverd materiaal 8,00 euro in credit en voor elk van een andere bibliotheek ontvangen materiaal 8,00 euro in debet geplaatst. Na een volledig kalenderjaar wordt het verschil tussen beide posten ofwel gefactureerd, ofwel uitgekeerd. Verwacht wordt dat IBL voor kleinere bibliotheken, die doorgaans minder materialen en minder gespecialiseerde collecties in huis hebben, duurder zal worden. Het Midwest-voorstel is om de kost per aanvraag voor de lener te verhogen van 1,00 euro naar 3,00 euro. Om het huidige niveau van regionale samenwerking te behouden, moeten de reglementen van alle Midwest-bibliotheken gelijk blijven en wordt dus ook het Stadense tarief verhoogd.
• Artikel 33/34: herinneringen en/of telaatberichten worden enkel nog via e-mail verstuurd (met uitzondering van ultieme herinneringen via aangetekende zendingen). Er worden geen verwerkingskosten meer aangerekend (quasi alle processen zijn immers geautomatiseerd). Termijnen zijn aangepast, in overeenstemming met het gemeentelijk invorderingsreglement. Eveneens in overeenstemming met het invorderingsreglement worden er geen portkosten meer aangerekend.
• De huidige Artikels 36, 37 en 38 worden gebundeld in één nieuw Artikel 36. Zie ook Artikel 19 m.b.t. de leenblokkade. Er worden geen facturen meer verzonden om openstaande kosten te betalen. Gebruik van Mijn Bibliotheek blijft ook na het vervallen van het abonnement mogelijk, bijvoorbeeld om online weer in te schrijven. Kosten vermeld op een factuur kunnen ook in de bibliotheek betaald worden. Online betalen wordt op dit moment niet mogelijk gemaakt wegens te hoge vaste kosten en transactiekosten op meestal kleine bedragen. Deze optie wordt wel blijvend opgevolgd en overwogen.
• De huidige Afdeling 7 (Surfen) wordt gebundeld in één nieuw Artikel 39. De bibliotheek beschikt niet langer over desktops maar biedt wel tablets en laptops (op aanvraag, uit het laptoppark van het dienstencentrum) aan. Er is nog steeds gratis wifi.
• Het huidige Artikel 47 wordt geschrapt. De lockers werden niet meer gebruikt en zijn uit de bibliotheek weggehaald.
• Tabel ‘Tarieven’: n.a.v. een beslissing binnen Midwest: volwassenen betalen in een van veertien Midwest-bibliotheken en verkrijgen daarmee regionaal lidmaatschap waarmee ze in alle veertien bibliotheken terecht kunnen.
• Tabel ‘Tarieven’: n.a.v. de invoering van de gemeentelijke vrijetijdspas: volwassenen met een vrijetijdspas betalen 2,50 euro inschrijvingsgeld in plaats van 5,00 euro.
• Tabel ‘Tarieven’: de gratis inschrijving voor bibliotheekvrijwilligers wordt uitgebreid naar alle vrijwilligers aan de gemeente.
• Tabel ‘Tarieven’: beschadigingen aan dvd-doosjes worden niet langer aangerekend. De bibliotheek beschikt over voldoende reservedoosjes en bovendien is de oorsprong van een beschadiging niet altijd met zekerheid naar één bepaalde lener terug te leiden.
• Tabel ‘Tarieven’: de tarieven voor kopiëren worden verdubbeld. Gecombineerde overwegingen hierbij zijn duurzaamheid, tegengaan van verkwisting en stimuleren van het gebruik van digitale communicatiekanalen.
• Tabel ‘Hoeveel kan ik lenen en voor hoelang?’: om ongewenste blokkades aan de zelfuitleenbalies te vermijden, kunnen er voortaan - ongeacht de materiaalsoorten - maximum 20 materialen tegelijkertijd op een en dezelfde pas uitgeleend worden (met uitzonderingen voor materialen waarvan er weinig stuks beschikbaar zijn: e-readers, kamishibai-kastjes en spellen (beginnende collectie)). Voor het gemak van de gebruiker wordt de uitleentermijn voor elke materiaalsoort vastgelegd op 4 weken. Er kan nog steeds onbeperkt verlengd worden, met een maximum termijn van 3 maanden. Na 3 maanden worden uitgeleende materialen door de bibliotheek ingevorderd.
• Tabel ‘Hoeveel kan ik lenen en voor hoelang?’: ook weekbladen kunnen voor 4 weken geleend worden, maar het meest recente nummer blijft steeds in de bibliotheek.
• Tabel ‘Hoeveel kan ik lenen en voor hoelang?’: leerkrachten, klassen en onthaalouders kunnen het maximum aantal uitleenbare materialen overschrijden als dat kadert binnen hun professionele opdracht.
• Tabel ‘Hoeveel kan ik lenen en voor hoelang?’: aangepaste vakantietermijnen worden niet langer toegekend wegens technisch niet mogelijk aan de zelfuitleenbalies. Leners zijn zelf verantwoordelijk voor tijdige verlenging, ook als ze op vakantie gaan. Dit kan bijvoorbeeld voor het vertrek of op de vakantieplek zelf, online via Mijn Bibliotheek.
• Tabel ‘Openingsuren’: door het verminderen van de baliedruk na de ingebruikname van de zelfuitleenbalies kan het vroegere back office werk op rustige momenten tijdens een uitleendienst ook front office uitgevoerd worden. Dit schept de mogelijkheid tot het uitbreiden van de openingsuren. Deze uitbreiding beoogt een evenwicht tussen ‘logische tijden’ en aansluiting op schooltijden. Op maandag, dinsdag (extra openingsdag) én vrijdag zal er voortaan geopend worden van 14.00 tot 18.00 uur. Op woensdag extra van 9.00 tot 12.00 uur, rekening houdend met de kortere lesvoormiddag, maar een uur later na de middag (14.00 tot 19.00 uur). Een meting van de druk aan de zelfuitleenbalies liet een lage intensiteit zien tussen 13.00 en 14.00 uur. Openingsuren op donderdag en zaterdag blijven onveranderd.
• Tabel ‘Openingsuren’: tijdens de zomervakantie worden de openingsuren tijdelijk verminderd om het werkschema in tijden van verlof vlot ingevuld te kunnen krijgen. Aansluiting op schooltijden is in deze periode ook niet nodig. Op weekdagen gaat de bibliotheek niet open in de voormiddag. Het avonduur op woensdag valt tijdelijk weg, evenals de opening op dinsdag.
• Het addendum ‘E-lezen’ wordt geschrapt wegens niet langer van toepassing, behalve een vermelding opgenomen in de tabel ‘Hoeveel kan ik lenen en voor hoelang?’.
• Een ‘Privacyverklaring’ wordt toegevoegd.

Financiële gevolgen

Zie in het reglement de tabel ‘Tarieven’ en de context hierboven.

Beraadslagingen

Schepen Gwendolyn Vandermeersch licht het agendapunt uitvoerig toe.

Naar aanleiding van dit agendapunt informeert raadslid Hans Mommerency naar het aantal leden van de bibliotheek en hoe de evolutie daarvan is. Bijkomend informeert het raadslid of er ook cijfers bekend zijn inzake Stadenaars die lid zijn bij andere bibliotheken buiten de gemeente.

Schepen Gwendolyn Vandermeersch kan niet het exact aantal leden geven maar ze geeft wel mee dat er wel een lichte daling te merken is in het aantal leden. Er zijn wel al 10% e-readers. Niettemin worden nog veel fysieke boeken uitgeleend. Scholen en dergelijke zijn nog niet mee in de trend van e-reading. De vraag naar fysieke boeken is zeker nog groot. Het juiste aantal leden wordt nagevraagd en aan de raadsleden bezorgd.

Raadslid Miet Vandenbulcke meldt dat de nieuwe openingsuren wel interessant zijn voor de burgers. De schepen duidt dat er in totaal 9 extra openingsuren zijn.

Het nieuwe reglement gaat in voege vanaf 1 januari 2023.

Aanleiding en voorgeschiedenis

In 2020 klopte de atletiekvereniging aan bij het gemeentebestuur. Het tuinhuis dat dienst doet als berging bij de atletiekpiste is versleten en is ook te klein geworden. Er is ook nood aan omkleedruimte en beperkt sanitair. Het gemeentebestuur wil Stadense verenigingen de ruimte geven om eigen infrastructuur uit te bouwen, uit te breiden of te onderhouden. Zo wil ze de werking van haar verenigingsleven een warm hart toedragen. 

Vanuit de doelstelling van het gemeentebestuur om meer ruimte te geven aan de verenigingen om hun eigen infrastructuur verder uit te bouwen, uit te breiden of te onderhouden, is met de atletiekclub overeengekomen dat zij zelf de nieuwe berging realiseren. De vereniging zal hiervoor beroep doen op eigen middelen, een toelage van de gemeente en een renteloze lening van de gemeente.

De nieuwe berging zal worden gebouwd op grond van de gemeente, op dezelfde plaats van de bestaande berging, in de nabijheid van de atletiekpiste. De grond waarop de berging wordt gebouwd wordt in erfpacht gegeven aan de club zodat zij ook na realisatie verder de verantwoordelijkheid op zich nemen om het gebouw te beheren en te onderhouden.

Het zakelijk recht betreft een erfpacht van 27 jaar en omvat de grond die nodig is voor het oprichten van de berging.

De Vlaams commissaris bij de afdeling Vastgoedtransacties, maakte hiervoor een ontwerp authentieke akte. Die ligt nu ter goedkeuring voor aan de gemeenteraad.

Feiten, context en argumentatie

Erfpacht is het recht om het volle genot te hebben van een onroerend goed, in dit geval de grond, die eigendom is van iemand anders. Door een erfpacht te vestigen op een onroerend goed doorbreek je het recht van natrekking (dit recht houdt in dat de eigenaar van de grond automatisch eigenaar is van alle gebouwen en/of goederen die op de grond worden gevestigd).

De erfpachtakte betreft volgende afspraken:

• zakelijk recht van erfpacht op deel van kadastraal perceel Staden, 1e afdeling, sectie A deel van nummer 647LP0000 met een oppervlakte van 1a49ca en met gereserveerd nieuw individueel perceelsidentificatienummer 36019 A 647 K P0000
• de erfpachtvergoeding wordt vastgelegd op 120,00 euro (jaarlijks indexeerbaar) voor de totale erfpacht;
• de erfpacht wordt aangegaan voor 27 jaar vanaf 1 november 2022.

Financiële gevolgen

De jaarlijkse erfpachtvergoeding wordt vastgelegd op 120,00 euro (jaarlijks indexeerbaar) voor de totale erfpacht.

Verwijzingsdocumenten

• Ontwerp van erfpachtakte, opgemaakt door Vastgoedtransacties.
• Meetplan van Geomex van 21 april 2021
• Bodemattesten

Beraadslagingen

Burgemeester Francesco Vanderjeugd licht het agendapunt toe.

Aanleiding en voorgeschiedenis

In 2022 klopte de atletiekvereniging aan bij het gemeentebestuur. Het tuinhuis dat dienst doet als berging bij de atletiekpiste is versleten en is te klein geworden. Er is ook nood aan omkleedruimte en beperkt sanitair.

Het gemeentebestuur wil Stadense verenigingen de ruimte geven om eigen infrastructuur uit te bouwen, uit te breiden of te onderhouden. Zo wil ze de werking van haar verenigingsleven een warm hart toedragen. 

Het voorstel is doorgesproken met de atletiekvereniging op diverse overlegmomenten.

Voor de financiering van de nieuwe berging met omkleedruimte en sanitair wenst de vereniging beroep te doen op volgende middelen:

• eigen middelen tot 10.000,00 euro
• een investeringstoelage van de gemeente van 100.000,00 euro
• een renteloze lening van de gemeente voor 20.000,00 euro

In het protocol wordt ook het engagement aangegaan om de berging op te nemen in een erfpachtovereenkomst. Het afsluiten van een erfpacht past in de verdere verzelfstandiging van de verenigingen en sportclubs.

Bevoegdheid en juridische grond

• Decreet over het lokaal bestuur, deel 2, titel 1, hoofdstuk 1 met bepaling van de bevoegdheden van de gemeenteraad.

Feiten, context en argumentatie

Het protocol legt een aantal afspraken en verplichtingen vast voor beide partners voor de aanwending en toekenning van de nominatieve toelage en een renteloze lening. In een notendop gaat het over volgende bepalingen:

• Het bedrag: 
• 10.000,00 euro eigen middelen;
• 20.000,00 euro renteloze lening;
• 100.000,00 euro nominatieve investeringstoelage.
• Het doel: 
• bouwen van een berging, met omkleedruimte en sanitaire voorzieningen, gelegen op de sportsite De Wankaarde te Staden, ter hoogte van de atletiekpiste
• Uitbetaling: 
• uitbetaling in schijven van minimum 5.000,00 euro;
• uitbetaling zal gebeuren op basis van voorgelegde factuurbedrag; 
• Werken moeten uitgevoerd worden door een geregistreerde aannemer;
• Toelage wordt beschikbaar gesteld twee werkweken na aanvraag.
• Kwaliteitsbepaling werken:
• afleveren van de vereiste keuringsattesten (elektriciteit, ...);
• afleveren van een as-builtplan;
• werken moeten voldoen aan de geldende normen (legionellabestrijding, brandveiligheid, gewestelijke verordening toegankelijkheid,...).
• Rechtmatig gebruik middelen:
• ingediende facturen kunnen niet dienen voor een andere gemeentelijke subsidie en/of renteloze lening;
• wet op de overheidsopdrachten dient gerespecteerd te worden.
• Conform geldende wetgeving:
• rekening houden met noodzakelijke normen, verzekeringen, attesten, adviezen, deskundigen, wet voor overheidsopdrachten (zie hierboven),..
• Werken uitgevoerd door de gemeente: 
• Ter beschikking stellen van een container voor afbreken huidige berging;
• vereniging staat in voor het afnemen van het eventuele asbestdak en gemeente haalt het op en verwijdert het;
• voorbereidende werken voor nutsvoorzieningen zoals buizen en leidingen leggen van de Bruggestraat tot aan de nieuwe berging, aansluiting watertoevoer, riolering en elektriciteit is voor de club;
• Opmaken van de evacuatieplannen.

Het gedetailleerde overzicht van bepalingen zijn terug te vinden in het voorstel 'Protocol investeringstoelage & renteloze lening bouw berging met sanitaire voorzieningen atletiekclub Staden vzw' in bijlage. Na goedkeuring van de gemeenteraad wordt het protocol ondertekend door beide partijen. Het ondertekende protocol moet zorgen voor een goede verstandhouding en correcte verantwoording bij de aanwending van de nominatieve toelage en de renteloze lening. 

Om deze nominatieve toelage goed te keuren gaat de vzw twee engagementen aan:

• De vzw is verantwoordelijk bij de uitvoering van de werken en zijn bouwheer, de vzw voorziet ook eigen middelen om de werken uit te voeren;
• Daarnaast wordt er een erfpacht afgesloten voor de berging met sanitaire voorzieningen. 
  

Financiële gevolgen

• Nominatieve investeringstoelage van 100.000,00, zoals voorzien in het strategisch meerjarenplan 2020-2025, onder 'GBB 0742-04 664000 - Toegestane investeringssubsidie en definitieve bijdrage in het werkkapitaal. 
• Renteloze lening van 20.000,00 euro, zoals voorzien in het strategisch meerjarenplan 2020-2025, onder 'GBB 0742-04 290 309 - Vorderingen wegens toegestane leningen andere entiteiten - nominale waarde.

Verwijzingsdocumenten

• Ontwerp 'Protocol investeringstoelage & renteloze lening bouw berging met sanitaire voorzieningen atletiekclub Staden vzw'.

Beraadslagingen

Burgemeester Francesco Vanderjeugd licht het agendapunt toe.