Notulen gemeenteraad van 27 april 2023.
BESLUIT:
Artikel 1:
Gezien er geen opmerkingen zijn over het verslag van de voorgaande vergadering wordt dit aanzien als goedgekeurd.
Het lokaal bestuur Staden wenst de dienstverlening en het beleid inzake personeel en organisatie verder te professionaliseren. Deze materie vereist bijzondere expertise en is een arbeids- en tijdsintensieve aangelegenheid.
Poolstok is een coöperatieve vennootschap die ondersteuning biedt aan het personeels- en organisatiebeleid van Vlaamse openbare besturen. De statuten laten toe dat lokale overheden kunnen toetreden mits de aankoop van aandelen.
De relatie tussen Poolstok en haar vennoten stoelt op reglementaire basis en is niet van contractuele aard. Gezien de inhouse-kwalificatie zijn de openbare besturen die lid zijn van Poolstok vrijgesteld van de toepassing van de wetgeving overheidsopdrachten om van de diensten van de door Poolstok via overheidsopdracht geselecteerde dienstverleners gebruik te maken.
Poolstok heeft met een groot aantal erkende dienstverleners in de personeels - en organisatiesector raamovereenkomsten gesloten, die tot stand gekomen zijn na het doorlopen van een overheidsopdrachtenprocedure.
Poolstok levert niet alleen een breed dienstenpakket inzake werving en selectie, maar biedt ook meer specifieke diensten aan zoals coaching, vorming, outplacement, begeleiding bij veranderingstrajecten,...
Door toetreding tot Poolstok kan het lokaal bestuur gebruik maken van de schaalvoordelen, zowel inzake kostprijs als inzake kwaliteit van de dienstverleners, en wordt het lokaal bestuur vrijgesteld van de toepassing van de wetgeving overheidsopdrachten. Poolstok garandeert de meest gunstige tarieven van de dienstverleners waarmee zij samenwerken.
De toetreding houdt geen verplichting tot afname in en het bestuur behoudt dus zijn maximale keuzevrijheid. Het lokaal bestuur krijgt zodoende ondersteuning op afroep zonder verdere verplichting en met behoud van een maximale onafhankelijkheid. Poolstok treedt niet in de plaats van het bestuur op maar neemt de rol op van adviesverlening, kwaliteitscontrole, procesbewaking,... op de opdrachten die door de externe leveranciers worden uitgevoerd.
Het college van burgemeester en schepenen van 27 april 2023 heeft de toetreding tot het Vlaams Selectiecentrum voor het overheidspersoneel cvba / Poolstok reeds principieel goedgekeurd.
Openbare besturen kunnen vennoot worden door de éénmalige aankoop van aandelen in functie van de grootte van het bestuur.
Voor elke 10 personeelsleden (voltijds equivalent) in dienst dienen 3 aandelen (afronding naar de hogere eenheid) van elk €24,79 aangekocht.
Voor het gemeentebestuur met ongeveer 79,29 voltijds equivalenten betekent dit: (8x3) x 24,79 euro = 594,24 euro
voor het ocmw-bestuur met ongeveer 93,28 voltijds equivalenten betekent dit: (10x3) x 24,79 euro = 743,70 euro
Deze middelen worden voorzien in de eerst volgende aanpassing van het meerjarenplan 2020-2025.
Schepen Joeri Deprez licht het agendapunt toe.
Raadslid Marc Vanysacker vraagt of het ook de bedoeling is dat Poolstok juryleden afvaardigt bij selecties. De schepen antwoordt hierop dat dit inderdaad tot de mogelijkheden behoort.
BESLUIT:
Artikel 1:
De gemeenteraad keurt de toetreding van de gemeente en het ocmw tot het Vlaams Selectiecentrum voor het overheidspersoneel cvba / Poolstok goed.
Artikel 2:
De heer Joeri Deprez, schepen van personeel, zal worden voorgedragen als vertegenwoordiger in de Algemene Vergadering voor de legislatuur 2019-2024. Mevrouw Tine Dochy, algemeen directeur wordt aangeduid als plaatsvervanger.
Er wordt per kwartaal een financieel rapport opgemaakt door de financieel directeur.
Decreet van 22 december 2017 (decreet lokaal bestuur) en latere aanpassingen, inzonderheid artikel 177.
Wettelijk is het verplicht om per semester een financieel rapport op te stellen voor de raad en college van burgemeester en schepenen. We merken echter dat het opportuun zou zijn om op kortere basis de cijfers te kunnen rapporteren en monitoren. Daarom wordt een rapport per kwartaal opgesteld.
In bijlage vindt u het rapport over het eerste kwartaal 2023 terug.
Financieel rapport van de financieel directeur na het eerste kwartaal 2023.
Burgemeester Francesco Vanderjeugd licht het agendapunt toe.
BESLUIT:
Artikel 1:
De raad neemt kennis van het financieel rapport van de financieel directeur na het eerste kwartaal 2023.
In zijn zitting van 11 mei 2023 gaf het college van burgemeester en schepenen van de gemeente Staden goedkeuring tot toewijzing van de opdracht "Aanstellen studiebureau Verbindingsweg rond Westrozebeke voor zwaar verkeer" aan de het studiebureau Demey Infrabureau, Beversesteenweg 314, 8800 Roeselare na een overheidsopdracht.
Het voorziene budget is op het moment van toewijzing van de opdracht niet toereikend, waardoor de financieel directeur een negatief visum opmaakte voor deze opdracht.
In dezelfde zitting nam het college kennis van de weigering van een visum door de financieel directeur.
Overeenkomstig de regelgeving kan het college van burgemeester en schepenen toch beslissen over te gaan tot gunning, na een negatief visum door de financieel directeur, mits de betrokken beslissing gerechtvaardigd wordt met een duidelijke, onderbouwde motivatie.
Het college van burgemeester en schepenen kan de betrokken beslissing rechtvaardigen mits een duidelijke motivatie. Het opstarten van de studie is hoogdringend omdat ze kadert in het weren zwaar verkeer uit de dorpskernen en de uitvoering van het mobiliteitsplan.
Het voorziene budget is op het moment van toewijzing van de opdracht niet toereikend, waardoor de financieel directeur een negatief visum opmaakte voor deze opdracht.
Voorzien: 75.000,00 euro exclusief btw of 90.750,00 euro inclusief 21 % btw.
Gunningsbedrag:
Totaal: 88.427,82 euro exclusief of 106.997,67 euro inclusief btw.
De drie beslissingen worden, overeenkomstig de regelgeving overgemaakt aan de provinciegouverneur (gunning, weigering visum, visering gunning). De motivering van deze beslissing zal worden beoordeeld in kader van artikel 3 van de wet van 29 juli 1991 betreffende de uitdrukkelijke motivering van bestuurshandelingen.
In het meerjarenplan is een budget voorzien 75.000,00 euro exclusief btw of 90.750,00 euro inclusief 21 % btw.
Het gunningsbedrag bestaat uit:
totaal gunningsbedrag: 88.427,82 euro exclusief of 106.997,67 euro inclusief btw
In de eerstvolgende budgetwijziging zal voorgesteld worden om het budget 0200-00/224007/IP-041/actie-48 te verhogen.
Burgemeester Francesco Vanderjeugd licht het agendapunt toe.
Raadslid Marc Van Ysacker vraagt meer verduidelijking bij dit punt, gelet op zijn vraag over dit dossier in de vorige zitting. Toen werd gesteld dat er één offerte binnen was en dat die paste binnen de raming.
De burgemeester antwoordt dat de offerte van het studiebureau wel degelijk past binnen de raming maar het volledige bedrag voor de werken zoals dit nu is geraamd, niet past binnen het vooropgestelde budget. De burgemeester verduidelijkt de procedure van "weigering visum" en motiveert de beslissing vooral door het feit van snelle voortgang van het dossier. Door het feit dat het volledige budget voor de werken nog niet beschikbaar was, volgde een weigering van visum door de financieel directeur dat vervolgens werd overruled door het college van burgemeester en schepenen. In het college van 11 mei 2023 werd het dossier gegund aan het studiebureau zodat ze direct konden starten met de werkzaamheden.
Raadslid Ludwig Willaert wenst toch wat dieper in te gaan op dit punt. Er is op heden sprake van nog 832.000,00 euro beschikbare gelden, het bestek voor de werken zelf spreekt van 1.258.000,00 euro. De kosten voor de grondverwervingen zijn nog niet inbegrepen in het budget. Het raadslid vraagt of er een schatting kan gemaakt worden van het aantal m2 die verworven zullen moeten worden en wat ongeveer de kostprijs hiervan zal zijn. De burgemeester antwoordt dat dit nog niet precies kan worden geschat. Het studiebureau moet eerst zijn werk kunnen doen. Pas dan kunnen we precies weten hoeveel oppervlakte er verworven zal moeten worden. De burgemeester wijst erop dat voor het 1e project (verbindingsweg over de gronden van Westvlees) voor ongeveer 300.000,00 euro grondverwervingen werd geschat. Voor het vernieuwde traject moet dit nog worden bekeken door het studiebureau. Het raadslid maakt een korte rekensom: er is nu al een tekort van ongeveer 530.000,00 euro. Daarbij moeten ook de kosten nog voorzien worden voor de grondverwerving. Er zullen dus heel wat bijkomende middelen nodig zijn. Vanwaar zullen deze middelen komen? Er is al zicht op een mogelijk tekort van ongeveer 830.000,00 euro.
De burgemeester antwoordt dat nu eerst de studie van het studiebureau wordt afgewacht zodat de cijfers kunnen worden juist gesteld. In het najaar wordt dan gekeken om de nodige middelen eventueel bij te voorzien. In de volgende zitting komt een meerjarenplanaanpassing aan bod waaruit zal blijken dat de financiële middelen van de gemeente positief evolueren oa. door nauwere budgettering. Bijkomend duidt de burgemeester erop dat het nieuwe traject ook langer is dan het oorspronkelijk dossier oa. de Foncieregoedstraat moet ook aangepast worden.
BESLUIT:
Artikel 1:
Overeenkomstig artikel 267 van het Decreet Lokaal Bestuur neemt de gemeenteraad kennis van het geweigerde visum van de financieel directeur en het feit dat het college van burgemeester en schepenen gebruik heeft gemaakt van de decretale mogelijkheid om op eigen verantwoordelijkheid te viseren in het project 'Aanstellen studiebureau Verbindingsweg rond Westrozebeke voor zwaar verkeer'.
Artikel 2:
Het budget 0200-00/224007/IP-041/actie-48 wordt verhoogd bij de eerstvolgende budgetwijziging.
Artikel 3:
Deze beslissing wordt overgemaakt aan de provinciegouverneur.
ln het decreet lokaal bestuur gaat het in hoofdstuk 5 van titel 2 'de ambtelijke organisatie van de gemeente en van het OCMW' over organisatiebeheersing en audit.
Artikel 217 geeft meer uitleg over wat organisatiebeheersing inhoudt: organisatiebeheersing is het geheel van maatregelen en procedures die ontworpen zijn om een redelijke zekerheid te verschaffen dat men:
Artikel 219 bepaalt dat de algemeen directeur jaarlijks aan het college, de gemeenteraad, raad voor maatschappelijk welzijn en vast bureau rapporteert over de organisatiebeheersing. Die rapportering gebeurt jaarlijks uiterlijk voor 30 juni.
Decreet lokaal bestuur inzonderheid artikel 41, 7° en 78, 8° en artikelen 217-220.
Het actieplan organisatiebeheersing 2020-2025 vloeit voort uit het kader organisatiebeheersing dat de totale werking van de organisatie omsluit en neemt hierbij het ‘kwaliteitsdenken’ als uitgangspunt. Hierbij werden de acties opgelijst, die de organisatie de komende zes jaar inplant ter optimalisatie van de organisatie.
Om het kwaliteitsdenken structureel in te bedden in de organisatie werden acties hieromtrent voorzien in het actieplan. Hierbij is het de bedoeling dat de organisatie periodiek, zoals vastgelegd in het actieplan, inspanningen levert om vooruitgang te boeken op vlak van organisatiebeheersing.
Jaarlijks wordt er gerapporteerd over de (niet-prioritaire) acties in het kader van organisatiebeheersing in de maand mei of juni, zoals dit decretaal bepaald is. De doelstellingenrealisatie geeft een stand van zaken weer met betrekking tot de acties van 2022.
Schepen Joeri Deprez licht het agendapunt toe.
Raadslid Marc Van Ysacker heeft een vraag omtrent twee acties die vertraagd zijn wegens afwezigheid van de coördinator interne ondersteuning. Is de coördinator ondertussen al terug aan het werk en zijn deze acties ondertussen opgestart?
Schepen Joeri Deprez licht toe dat de coördinator interne ondersteuning nog altijd afwezig is. Er is ondertussen wel een ad interim coördinator (externe consultant) aan de slag gedurende 2 dagen per week om de acties rond organogram, rechtspositieregeling, zelfevaluatie, ... te helpen begeleiden en hierin vooruitgang te boeken.
BESLUIT:
Artikel 1:
De gemeenteraad neemt kennis van het rapport doelstellingenrealisatie organisatiebeheersing 2022, zoals bepaald in bijlage bij dit besluit.
Het gemeentebestuur zoekt een softwareleverancier van een Facilitair Management Informatie Systeem (FMIS). De toepassing moet helpen om processen te beheersen in het kader van het beheer van gebouwen, openbaar domein, rollend materieel, ICT-park, werkmagazijn... Het FMIS moet in staat zijn koppelingen te maken met andere software (boekhouding, notulen, inname openbaar domein...).
In 2020 gebeurde een prijsvraag volgens de wetgeving overheidsopdrachten. De opdracht werd niet gegund wegens de hoge kostprijs.
Door contacten met de stad Roeselare en zorgbedrijf Motena werd kennis genomen van het voorstel om in te stappen in het raamcontract TOPdesk tegen voordelige tarieven. De dienstverlening start op 1 juni 2023. Er is geen einddatum vastgesteld maar er is wel een opzegclausule van 3 maanden opgenomen. De vergoeding bestaat uit:
In de vaste vergoeding is 4 uur support opgenomen.
In de opstartkost is een opleiding van 6 maanden inbegrepen.
Extra begeleiding of support in regie bedraagt 63,31 euro per uur.
Er is duidelijk opgenomen wanneer en hoe de licentieprijzen worden geïndexeerd.
De opdracht kan door de gemeente toevertrouwd worden aan Motena in toepassing van artikel 30 in-house-toezicht van de wet overheidsopdrachten van 17 juni 2016. Motena treedt op als aankoopcentrale die de openbare aanbestedingsregels naleeft.
Er werd een samenwerkingsovereenkomst opgesteld tussen de gemeente Staden en Motena waarbij wederzijdse engagementen zijn opgenomen.
De dienstverlening start op 1 juni 2023. Er is geen einddatum vastgesteld maar er is wel een opzegclausule van 3 maanden opgenomen.
De vergoeding bestaat uit:
In de vaste vergoeding is 4 uur support opgenomen. In de opstartkost is een opleiding van 6 maanden inbegrepen. Extra begeleiding of support in regie bedraagt 63,31 euro per uur. Er is duidelijk bepaald wanneer en hoe de licentieprijzen worden geïndexeerd.
Daarnaast werd een verwerkersovereenkomst opgesteld in het kader van de informatieveiligheid.
Het budget voor deze uitgave is voorzien op budgetcode 2023-IB-0119-00/613220.
Schepen Joeri Deprez licht het agendapunt toe.
BESLUIT:
Artikel 1:
De gemeenteraad keurt de samenwerkingsovereenkomst met Motena voor het gebruik van het facility management information system TOPdesk goed
Artikel 2:
De gemeenteraad keurt de verwerkersovereenkomst met Motena goed.
Artikel 3:
De dienstverlening start op 1 juni 2023 en kan op ieder ogenblik worden beëindigd.
Fluvius treedt op als rioleringsbeheerder die instaat voor de activiteiten die verband houden met de aanleg en het beheer van het rioleringsnet en de hierbij horende activiteiten en wenst in dit kader de nodige persoonsgegevens uit te wisselen met de gemeente Staden.
De gemeentelijke toezichthouder zal instaan voor de handhaving van de verplichting tot keuring van rioolaansluitingen.
Het protocol voor de elektronische mededeling van persoonsgegevens tussen Fluvius cvba en gemeente Staden in het kader van de activiteiten inzake riolering wordt voorgelegd.
De partijen wensen overeenkomstig artikel 8, §1, van het decreet van 18 juli 2008 betreffende het elektronische bestuurlijke gegevensverkeer een protocol te sluiten met betrekking tot de elektronische mededeling van persoonsgegevens.
De functionaris voor gegevensbescherming van Fluvius heeft op 8 februari 2023 advies met betrekking tot een ontwerp van dit protocol gegeven.
De functionaris voor gegevensbescherming van gemeente Staden heeft op 27 april 2023 advies met betrekking tot een ontwerp van dit protocol gegeven.
In dit protocol worden de voorwaarden en modaliteiten van de elektronische mededeling van de persoonsgegevens zoals omschreven in artikel 3 tussen Fluvius en gemeente Staden uiteengezet. Het protocol moet op beide websites (Fluvius en gemeente Staden) worden bekend gemaakt.
Schepen Joeri Deprez licht het agendapunt toe.
BESLUIT:
Artikel 1:
De gemeenteraad keurt het protocol voor de elektronische mededeling van persoonsgegevens tussen Fluvius cvba en gemeente Staden goed.
Artikel 2:
Een afschrift van deze beslissing wordt bezorgd aan Fluvius cvba.
De intercommunale MIROM houdt een algemene vergadering, overeenkomstig artikel 24 en 30 van hun statuten. Het lokaal bestuur Staden werd hiervoor uitgenodigd bij aangetekend schrijven van 26 april 2023.
Deze algemene vergadering vindt plaats op dinsdag 30 mei 2023 om 18u00. Deze vergadering vindt plaats in domein De Vossenberg te Hooglede.
Op de dagorde van voornoemde algemene vergadering staan volgende agendapunten:
Gemeenteraadsvoorzitter Martine Zoete licht het agendapunt toe.
BESLUIT:
Artikel 1:
De gemeenteraad keurt de agenda goed van de algemene vergadering van intercommunale MIROM op 30 mei 2023.
Artikel 2:
De vertegenwoordiger van de gemeente Staden die zal deelnemen aan de algemene vergadering van MIROM op 30 mei 2023 zal zijn/haar stemgedrag afstemmen op de beslissingen genomen in de gemeenteraad van 25 mei 2023.
Op 24 april 2023 werd het lokaal bestuur via oproepingsbrief op de hoogte gebracht dat er een buitengewone algemene vergadering en bijeenkomst van het bestuursorgaan van de VZW SVK regio Roeselare zal plaatsvinden op vrijdag 9 juni in de namiddag in het kader van de oprichting van de woonmaatschappij Midwest West. Deze vergadering zal fysiek doorgaan in de Europahallen in Tielt.
In zitting van de gemeenteraad van 31 januari 2019 werden de heer Joeri Deprez en mevrouw Karien Louagie aangeduid als vertegenwoordigers in de Algemene Vergadering van het Regionaal Sociaal Verhuurkantoor vzw. De heer Joeri Deprez werd bijkomend aangeduid als onze vertegenwoordiger in de Raad van Bestuur.
Beide titularissen zijn verhinderd om de hogergenoemde vergadering bij te wonen. Er wordt voorgesteld om volgende plaatsvervangers aan te stellen:
- schepen Gwendolyn Vandermeersch als plaatsvervanger voor schepen Joeri Deprez
- schepen Geert Moerkerke als plaatsvervanger voor raadslid Karien Louagie
- schepen Gwendolyn Vandermeersch als plaatsvervanger voor schepen Joeri Deprez.
De agenda voor de buitengewone algemene vergadering van vzw SVK Regio Roeselare op 9 juni 2023 ziet eruit als volgt:
De agenda voor de raad van bestuur van vzw SVK Regio Roeselare op 9 juni 2023 ziet eruit als volgt:
Gemeenteraadsvoorzitter Martine Zoete licht het agendapunt toe.
BESLUIT:
Het gemeentebestuur van Staden is aangesloten bij de dienstverlenende vereniging Cipal.
Het gemeentebestuur wordt uitgenodigd om deel te nemen aan de algemene vergadering van Cipal dv die plaatsvindt op 22 juni 2023.
In zitting van de gemeenteraad van 31 januari 2019 werd de heer Joeri Deprez, wonende in Rysseveldstraat 97, 8840 Staden aangeduid als vertegenwoordiger van het gemeentebestuur Staden in de algemene vergadering van Cipal dv voor de legislatuur 2019-2024.
Op 22 juni 2023 om 16 uur houdt de dienstverlenende vereniging Cipal een algemene vergadering.
De agenda van de algemene vergadering ziet eruit als volgt
Gemeenteraadsvoorzitter Martine Zoete licht het agendapunt toe.
BESLUIT:
Artikel 1:
Op basis van de bekomen documenten en de toelichtende nota worden de agendapunten van de algemene vergadering van Cipal van 22 juni 2023 goedgekeurd.
Artikel 2:
De vertegenwoordiger van de gemeente wordt gemandateerd om op de algemene vergadering van Cipal van 22 juni 2023 te handelen en te beslissen conform dit besluit. Indien deze algemene vergadering niet geldig zou kunnen beraadslagen of indien deze algemene vergadering om welke reden dan ook zou worden verdaagd, dan blijft de vertegenwoordiger van de gemeente gemachtigd om deel te nemen aan elke volgende vergadering met dezelfde agenda.
Artikel 3:
Het college van burgemeester en schepenen wordt gelast met de uitvoering van onderhavig besluit en in het bijzonder met het in kennis stellen daarvan aan Cipal.
Vlaamse instanties die persoonsgegevens uitwisselen, moeten een protocol afsluiten. Dit is een soort overeenkomst waarin de persoonsgegevens worden beschreven, de doelstellingen waarvoor ze mogen worden gebruikt, en de manier waarop ze worden beschermd. Scholen wisselen nogal wat persoonsgegevens uit met Vlaams instanties, en moeten dus een protocol afsluiten. Het gemeentebestuur van Staden is als organisator van het onderwijs de ‘verwerkingsverantwoordelijke’, en dient dus het protocol te tekenen. Om te vermijden dat iedere school door dezelfde administratieve rompslomp moet, zal de OVSG onderhandelen over een ‘Algemeen protocol’, waarbij de scholen kunnen aansluiten. Zij hebben hiervoor een mandaat nodig van het gemeentebestuur.
Schoolbesturen wisselen heel wat persoonsgegevens digitaal uit met andere Vlaamse instanties (o.m. AGODI, AHOVOKS, vervoersmaatschappij De Lijn) of externe overheden. Sedert 26 juni 2018 is het verplicht om voor de gegevensuitwisseling van persoonsgegevens een protocol af te sluiten (artikel 8 van het e-Gov decreet).
In het protocol worden een aantal afspraken vastgelegd zodat duidelijk wordt dat aan de principes van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG/GDPR) wordt voldaan (o.m. afspraken over het doeleinde van de gegevensverwerking, de wettelijke grondslag, de beveiligingsmaatregelen, de afspraken rond de verdere verwerking van de gegevens en de bewaartermijnen).
De functionarissen voor de gegevensbescherming (Data Protection Officer of DPO) van de uitwisselende instanties of externe overheden geven voorafgaandelijk een advies over het protocol.
Elke elektronische mededeling van persoonsgegevens door een instantie naar een andere instantie of naar een externe overheid vereist een protocol, gesloten tussen de betreffende instanties. Het schoolbestuur en zijn onderwijsinstellingen doen veelvuldig dergelijke mededelingen naar instanties zoals het Ministerie van Onderwijs en Vorming (bv. AGODI), onderwijsinspectie, CLB, ondersteuningsnetwerk, scholengemeenschap, LOP, De Lijn… en vice versa.
Deze mededelingen vloeien hoofdzakelijk voort uit reglementaire bepalingen en hebben aldus een wettelijke grondslag.
Het Ministerie van Onderwijs en Vorming, de onderwijskoepels en het GO! in samenwerking met de Vlaamse toezichtcommissie voor de verwerking van persoonsgegevens (hierna VTC), hebben omwille van administratieve vereenvoudiging en planlastvermindering, algemene protocollen ontwikkeld die voor alle onderwijsinstellingen gelden.
Om dezelfde redenen wordt voorzien in een vereenvoudigde procedure waarbij de onderwijskoepels kunnen worden gemandateerd om na de onderhandelingen zowel hun DPO het advies te laten verlenen als het algemeen protocol te ondertekenen, in naam en voor rekening van de schoolbesturen. De algemene protocollen na de ondertekening door de (gemandateerde) partijen worden gepubliceerd op de website van OVSG.
Het schoolbestuur heeft na de ondertekening door de (gemandateerde) partijen alsnog drie maanden de tijd heeft om het algemeen protocol te verwerpen na een negatief advies van de eigen DPO (opt-out).
Het schoolbestuur blijft als verwerkingsverantwoordelijke van de onderwijsinstelling gebonden door de bepalingen opgenomen in het protocol, inclusief de beveiligingsmaatregelen.
Het schoolbestuur heeft zijn een functionaris voor gegevensbescherming (DPO) aangemeld bij de VTC en beschikt over een goedgekeurd informatieveiligheidsplan.
Overwegende dat het vermelde advies VTC ref. VTC/O/2019/07 erop wijst dat de betreffende gegevensuitwisseling expliciet opgenomen moet worden in het register van verwerkingsactiviteiten, met verwijzing naar de maatregelen die worden voorzien in het algemeen protocol;
Het vermelde advies VTC ref. VTC/O/2019/07 wijst erop dat de betreffende gegevensuitwisseling expliciet opgenomen moet worden in het register van verwerkingsactiviteiten, met verwijzing naar de maatregelen die worden voorzien in het algemeen protocol.
Schepen Joeri Deprez licht het agendapunt toe.
BESLUIT:
Artikel 1:
De gemeenteraad geeft haar goedkeuring aan de mandatering van de OVSG voor het afsluiten van algemene protocollen rond elektronische gegevensuitwisseling en aan de verklaring op eer (met formulier van aansluiting algemene protocollen onderwijs).
Artikel 2:
De gemeenteraad machtigt OVSG om te onderhandelen over het algemeen protocol.
Artikel 3:
De gemeenteraad machtigt de DPO van OVSG, de Onderwijsvereniging van Steden en Gemeenten, om het verplicht advies te verlenen.
Artikel 4:
De gemeenteraad machtigt de algemeen directeur van OVSG, de Onderwijskoepel van Steden en Gemeenten, om het protocol in naam en voor rekening van het schoolbestuur te ondertekenen.
Artikel 5:
De gemeenteraad machtigt het college van burgemeester en schepenen met de beslissing over de al dan niet effectieve toetreding tot de algemene protocollen afgesloten door OVSG en de verdere uitvoering, indien van toepassing.
Naar aanleiding van verschillende werven en wegenwerken is er een verhoogde verkeersdruk en worden er door politiecontroles overdreven snelheden waargenomen.
In functie van de verkeersveiligheid wordt een tijdelijke snelheidsbeperking ingevoerd van 30 km/uur in de Ieperstraat, gedeelte van de Vredestraat tot de Hospitaalstraat.
Hiervoor nam de burgemeester een besluit op 16 mei 2023. Dit besluit wordt nu ter kennisname voorgelegd aan de gemeenteraad.
De tijdelijke maatregel wordt ingevoerd vanaf 17 mei 2023 tot en met 14 juli 2023.
Burgemeester Francesco Vanderjeugd licht het agendapunt toe.
Raadslid Sarah Van Walleghem meldt dat het bord van 30 km/h een beetje ongelukkig staat aan het begin van de Ieperstraat. Ze ziet ook wel niet echt een andere oplossing. Burgemeester Francesco Vanderjeugd geeft nog wat uitleg omtrent het plaatsen van de signalisatie en het verhoogde toezicht door de politiediensten.
De burgemeester vult aan dat er ook verhoogd toezicht is in de éénrichtingsstraat Leenstraat/Kattestraat en Kapelleriestraat. Mensen die zich niet aan de verkeersregels houden op deze kritieke punten, zorgen voor onveilige situaties.
Raadslid Bart Coopman meldt te horen dat de verkeersdruk in de Spanjestraat in Oostnieuwkerke ook sterk verhoogd is, zowel overdreven snelheid als vrachtverkeer. Worden hier ook bijkomende maatregelen voorzien?
Schepen Geert Moerkerke erkent de problematiek en meldt dat er ook recent klachten zijn binnengekomen over vrachtwagens die over voetpaden rijden. Er moet zeker nagedacht worden aan gelijkaardige maatregelen om de veiligheid daar te verhogen.
Raadslid Ludwig Willaert merkt op dat dit natuurlijk gaat om tijdelijke oplossingen en geen duurzame oplossingen.
Burgemeester Francesco Vanderjeugd meldt dat deze tijdelijke maatregelen nu nodig zijn gelet op de extra verkeersdruk door diverse wegenwerken. De definitieve verkeersmaatregelen (vb. bepaalde snelheidsbeperkingen) zullen worden uitgerold na inwerkingtreding van het mobiliteitsplan. De burgemeester stelt voor dat aan de diensten eerst opdracht wordt gegeven om in kaart te brengen waar er dringende, tijdelijke maatregelen nodig zijn. Dit kan dan geagendeerd worden op het schepencollege van volgende week, dan is een apart burgemeestersbesluit niet nodig.
BESLUIT:
Artikel 1:
De gemeenteraad neemt kennis van het burgemeestersbesluit van 16 mei 2023 inzake een tijdelijk verkeersreglement voor het invoeren van een snelheidsbeperking in de Ieperstraat te Staden vanaf 17 mei 2023 tot en met 14 juli 2023.
Het gemeentelijk ruimtelijk uitvoeringsplan (GRUP) Reconversie Ambachtelijke Zones beoogt een herziening van drie locaties met bestaande of leegstaande bedrijfssites. Het GRUP omvat drie deelplannen, één per locatie:
Voor het ontwerp en begeleiding van het planproces is het studiebureau Adoplan uit Kortrijk aangesteld.
Na de voorlopige vaststelling van het rup door de gemeenteraad in zitting van 27 oktober 2022 volgde er een openbaar onderzoek dat liep van 19 december 2022 tot en met 18 februari 2023.
De gecoro heeft op 14 maart 2023 advies gegeven over de ontvangen adviezen en bezwaren.
Op basis van het advies van de gecoro en na alle adviezen en bezwaren in overweging te hebben genomen is het ontwerp van rup nog op enkele punten aangepast om tot een definitief ontwerp te komen.
De aanpassingen betreffen enkele technisch/juridische correcties, enkele verduidelijkingen van de stedenbouwkundige voorschriften en beperkte planaanpassingen. De bestemmingszones zoals voorgesteld in het ontwerp blijven globaal gezien ongewijzigd.
Het definitief ontwerp van het GRUP Reconversie Ambachtelijke Zones wordt nu voor een definitieve vaststelling voorgelegd aan de gemeenteraad.
Codex RO - artikel 2.2.18.
Het openbaar onderzoek liep van 19 december 2022 tot en met 18 februari 2023.
Tijdens het openbaar onderzoek werden volgende adviezen ontvangen:
Daarnaast werden in totaal 4 bezwaren ontvangen. De gecoro heeft op 14 maart 2023 de adviezen en bezwaren gebundeld en hierover advies uitgebracht.
De ontvangen adviezen en bezwaren kunnen als volgt worden geëvalueerd:
Adviezen
| Samenvatting |
Evaluatie |
| Departement Omgeving:
Er werd een gunstig advies verleend.
|
|
| Deputatie provincie West-Vlaanderen: Scopingnota:
Stedenbouwkundige voorschriften:
Deel-RUP Hoorelbeke:
Deel-RUP Trybou:
Er werd een gunstig advies uitgebracht.
|
|
| Netbeheerder Elia:
|
|
| Gecoro Staden: Samenvatting Adviezen Advies Provincie:
Advies Departement Omgeving:
Advies Elia:
Samenvatting bezwaarschriften
Bezwaarschrift 1 – deel-RUP Trybou:
Bezwaarschrift 2 – deel-RUP Hoorelbeke:
Bezwaarschrift 3 – deel-RUP Trybou:
Bezwaarschrift 4 – deel-RUP ‘Landelijk woongebied Grote Veldstraat’:
Er werd een voorwaardelijk gunstig advies uitgebracht door de Gecoro.
|
|
Bezwaren
| Samenvatting |
Evaluatie |
| Bezwaarschrift 1: De nieuwe ontwikkelingsmogelijkheden op de site Trybou kunnen leiden tot inkijk, inperking van privacy in eigen tuin en woning en verlies aan afsluiting. Het is de vraag om de bestaande hoogstammige wintergroene inheemse beplanting te behouden. Daarnaast wenst men de bestaande muur van de loods die op de perceelsgrens staat te behouden of een gelijkwaardige afsluiting te voorzien indien onmogelijk.
|
Het bouwen van atelierwoningen op de verdieping kan een mogelijkse impact teweegbrengen op vlak van privacy afhankelijk van de exacte invulling. Het voorliggend RUP schept een kader waarbinnen ontwikkelingen mogelijk zijn. De effectieve impact van mogelijke invulling van de site zal afgetoetst moeten worden bij een concrete omgevingsvergunningsaanvraag na goedkeuring van het RUP. De vergunningsaanvraag dient steeds getoetst te worden aan de goede ruimtelijke ordening en kan op die grond nog steeds geweigerd worden. Effectieve afspraken m.b.t. de afsluiting zijn afhankelijk van de inrichting van het terrein en zullen deel uit maken van een vergunningsaanvraag.
|
| Bezwaarschrift 2: Het bezwaar stelt dat het RUP een optie tot meer mogelijkheden biedt (niet beperkt tot de historische situatie), op een daartoe geschikte locatie. Het bezwaar heeft betrekking op het inrichtingsvoorschrift rond de bebouwingsgraad.
Het is onduidelijk wat bedoeld wordt met de terminologie “bestaande vergunde oppervlakte” en hoe de 10 % gelezen moet worden. Gaat dit om de vergunde oppervlakte van 2016?
De bezwaarindiener houdt een pleidooi om het inrichtingsvoorschrift aan te passen zodat enkel kan bijgebouwd worden voor ‘opslag’ zonder daar de beperking van art. 4.4.19 van de VCRO aan te gaan verbinden (en de 10 % beperking te verduidelijken of anders te gaan omschrijven). Het komt juridisch (in de zin van artikel 4.3.1 VCRO) en praktisch (in de zin van een goede ruimtelijke ordening in toepassing van artikel 1.1.4 VCRO) voor dat het niet aangewezen is, om zulks in de huidige vorm vast te leggen. |
In 2016 werd een vergunning afgeleverd voor de uitbreiding van een bestaande autogarage conform het BPA. De omgevingsvergunning is ondertussen reeds vervallen en niet uitgevoerd. Er is een mogelijkheid tot stapelen in open lucht ingeschreven in het RUP. Voorliggend RUP biedt meer rechtszekerheid aan de bestaande bedrijven. Gezien de vergunning van 2016 nooit is gerealiseerd en ondertussen vervallen is, vormt dit geen onderdeel van het bestaande vergunde volume. Het bieden van extra uitbreidingsmogelijkheden voor de drie bedrijven is niet aan de orde, m.u.v. mogelijk uitbreidingen in kader van sectorale wetgeving.
Het bestemmingsvoorschrift geeft meer mogelijkheden t.a.v. de historische situatie. Er wordt reeds een beperkte uitbreiding t.a.v. het vergunde volume toegelaten, dit in functie van de sectorale wetgeving. Daarnaast gaat het overdekt voorzien van buitenopslag steeds gepaard met een grotere ruimtelijke impact op de landschappelijke omgeving dan een opslag in open lucht beperkt in hoogte. Om een nuttig stockagehoogte van 4 meter te creëren is een hoger bouwvolume noodzakelijk, wat niet strookt met de vooropgestelde hoogtebeperking van stockageactiviteiten. Het lijkt ons daarom vanuit ruimtelijk-landschappelijk oogpunt onwenselijk om bebouwde opslagruimte toe te laten.
|
| Bezwaarschrift 3: De bezwaarindiener vraagt aanpassing/verduidelijking van volgende zaken binnen het ontwerp van voorliggend RUP, meer specifiek in deel-RUP Trybou:
|
|
| Bezwaarschrift 4: Bezwaarindieners wensen bezwaar in te dienen tegen de nieuwe contour en bijhorende bestemmingen voor het bedrijventerrein (deel-RUP ’t Paradijs) zoals vooropgesteld in het ontwerp RUP. Men vraagt een aanpassing van het ontwerp RUP voor volgende aspecten:
|
|
Voortgaande op de evaluatie van de adviezen en bezwaren zijn volgende wijzigingen opgenomen in het definitief ontwerp van het rup:
Algemeen:
Stedenbouwkundige voorschriften:
Grafische plannen:
Het openbaar onderzoek liep van 19 december 2022 tot en met 18 februari 2023.
Tijdens het openbaar onderzoek heeft de gecoro 3 adviezen en 4 bezwaren ontvangen. De gecoro heeft op 14 maart 2023 alle adviezen en bezwaren gebundeld en behandeld.
Alle dossierstukken van de voorgaande procedurestappen (startnota, voorontwerp, voorlopige vaststelling) zijn te raadplegen via het DSI-platform.
Burgemeester Francesco Vanderjeugd licht het agendapunt toe.
Raadslid Hans Mommerency wenst niet in herhaling te vallen maar merkt op dat hier voor de zoveelste keer het paard voor de kar wordt gespannen. Je hebt eerst een globale visie nodig voor je dergelijke fragmenten oplost.
In het dossier merkt het raadslid op dat in de Gecoro slechts 4 van de 9 stemgerechtigde leden aanwezig waren, dit is niet eens de helft. Is dit dan een geldig advies en heeft dit al of niet gevolgen voor de goedkeuring van dit dossier? Hij vraagt aan de algemeen directeur om dit verder te onderzoeken.
Het raadslid merkt op dat er geen spoor meer is van antwoorden op de opmerkingen die geformuleerd werden in de vorige gemeenteraad bij de voorlopige vaststelling. De burgemeester heeft dan geantwoord dat hij hier nota van zou nemen maar deze nota is blijkbaar dode letter gebleven en werd niet omgezet in daadkracht.
Het raadslid vindt wel genoegen in het feit dat een aantal van hun geformuleerde opmerkingen worden overgenomen in de bezwaren van de indieners en zelfs verdiepend werden uitgewerkt door hun juristen. De inbreng die zij deden, sloeg onder andere op het element van de atelierwoningen. Er werd eerder opgemerkt dat er hierover geen behoeftenonderzoek werd gedaan en of het niet zinvol was dit nog te doen. Bijkomend werd gesteld dat de gevolgen voor de mobiliteit niet in kaart werden gebracht. Dit punt werd ook aangehaald door enkele bezwaarindieners. De motivatie om op die plaats het concept van die atelierwoningen te ontwikkelen, blijft onduidelijk. Dit werd ook niet duidelijker in de besprekingen.
Een tweede element handelt over het feit dat het nogal onrealistisch is om bepaalde zones terug naar landbouw te schuiven omdat die in realiteit bijna niet in landbouwstaat kunnen worden gebracht. In de Gecoro werd op dit punt ook wat dieper ingegaan meer bepaald over de aanwezige bomen en struiken. De Gecoro wordt wel een beetje met een kluitje in het riet gestuurd met de melding dat er nog steeds kan bebost worden en dat de huidige bomen kunnen blijven. In de stedenbouwkundige voorschriften staat dat deze zone bestemd is voor beroepslandbouw, bestaande waardevolle groenstructuren kunnen behouden blijven zolang zij niet strijdig zijn met het vooropgestelde landbouwgebruik. Dit lijken toch twee tegenstrijdige antwoorden. Ook uit de bespreking in de Gecoro blijkt dat er niet afdoende werd ingegaan op deze argumenten.
Anderzijds stelt het raadslid vast dat in artikel 2 van de stedenbouwkundige voorschriften een vreemd voorschrift vermeld staat nl. 'Een aantal bestemmingen zijn uitgesloten in het lokaal bedrijvencentrum Paradijs onder de categorie "bedrijvigheid": activiteiten met abnormaal verkeersgenererend karakter". Wat is dit en wie zal dit beoordelen? Op welke manier zal je dit kunnen verhinderen? Dergelijke zaken opnemen in een RUP, zonder concrete criteria en zonder te stellen hoe je dit zal realiseren, lijkt niet correct, volgens het raadslid.
In de Gecoro werd gesteld op een aantal bezwaren: "dergelijke bestemmingswijzigingen, zoals gevraagd, kunnen omwille van juridische context niet meer opportuun zijn".
Waarom organiseer je dan een openbaar onderzoek, als bepaalde opmerkingen niet meer kunnen veranderd worden omwille van juridische onmogelijkheid? Welke openheid heeft zo'n openbaar onderzoek dan nog? Stuur je de mensen dan niet een beetje met een kluitje in het riet met een openbaar onderzoek van iets waarvan vooraf werd gesteld dat het niet meer kan wijzigen?
Het raadslid stelt dat hij plannen heeft gezien waarin motivering en startnota's tot een bepaalde conclusie komen en in het eindresultaat er tot een volledig andere conclusie is gekomen. De studiebureaus zullen zeer gefrustreerd zijn door teksten in de ene zin op te maken en anderzijds conclusies in de andere zin.
Het raadslid is van mening dat het hier gaat om een niet afgewerkt product, hij betreurt dat het niet volgt op een totale visie. Hij drukt de hoop uit dat de Gecoro zijn werk in de toekomst wat serieuzer neemt en dat er meer engagement is voor het toekomstig ruimtelijk plan voor de hele gemeente om dit op een goede en ordentelijke manier te doen.
Het raadslid besluit dat dit agendapunt dan ook niet kan worden goedgekeurd.
Raadslid Ludwig Willaert constateert dat zijn collega-raadslid een waardevolle inbreng en analyse heeft gebracht op dit agendapunt, zowel nu als bij de voorlopige vaststelling van het RUP enkele maanden geleden. Het feit dat er niet wordt gereageerd op zijn analyse, roept vraagtekens op bij het raadslid.
Burgemeester Francesco Vanderjeugd antwoordt dat het hier vooral gaat om een verschillende visie. Het is niet de bedoeling om in herhaling te vallen. Voor dit dossier werd met alle bevoegde instanties overlegd (diensten, studiebureaus, provinciale diensten) en werden alle argumenten op de bezwaren op een goede manier beantwoord.
BESLUIT:
Artikel 1:
Het GRUP Reconversie Ambachtelijke Zones, opgemaakt door het studiebureau Adoplan, wordt definitief vastgesteld.
Het tracé van 'sentier nr. 51' situeert zich op de oost- en zuidgrens van het bedrijf Westvlees in Westrozebeke en maakt de verbinding tussen de Kosterstraat en de Ommegang West.
Westvlees heeft recent het aanpalend perceel 656B (Ommegang West 7), gelegen aan de zuidrand van het bedrijf, aangekocht om toe te voegen aan de bedrijfssite.
Door Westvlees wordt gevraagd om de voetweg 'Sentier nr. 51' te verleggen naar de zuidrand van het perceel Ommegang West 7 zodat de voetweg terug over het volledige tracé op de rand van de bedrijfssite komt te liggen.
Het dossier is opgemaakt door het studiebureau Demey in opdracht van Westvlees.
Het voorstel tot gedeeltelijke verlegging wordt ter goedkeuring voorgelegd aan de gemeenteraad.
Decreet gemeentewegen van 3 mei 2019.
Gemeentelijk beleidskader trage wegen, goedgekeurd door de gemeenteraad in zitting van 26 januari 2023.
Procedure:
Overeenkomstig artikel 4 van het decreet gemeentewegen dient elke wijziging van het gemeentelijk wegennet minstens aan volgende criteria te voldoen:
Naast voormelde algemene principes uit het decreet dient het voorstel ook te worden getoetst aan de criteria die zijn opgenomen in het gemeentelijk beleidskader trage wegen.
Na de voorlopige vaststelling van het voorstel tot gedeeltelijke verlegging volgt er een openbaar onderzoek van 30 dagen.
Er zijn geen financiële gevolgen.
De aanleg van het nieuw tracé wordt ten laste genomen van Westvlees.
Dossier voor de gedeeltelijke verlegging sentier nr. 51, opgemaakt door studiebureau Demey:
Burgemeester Francesco Vanderjeugd licht het agendapunt toe.
BESLUIT:
Artikel 1:
De gemeenteraad keurt het voorstel tot gedeeltelijke verlegging van sentier nr. 51, gelegen tussen de Kosterstraat en de Ommegang West te Westrozebeke, goed.
Artikel 2:
De gemeenteraad stelt het ontwerp van rooilijnplan (afbakeningsplan), opgemaakt door studiebureau Demey met referentie 20.34, voorlopig vast. Het ontwerp van rooilijnplan vormt één geheel met deze beslissing.
Artikel 3:
Het college van burgemeester en schepenen is verantwoordelijk voor het organiseren van het openbaar onderzoek.
1. Raadslid Miet Vandenbulcke informeert naar de stand van zaken omtrent het dossier van de zwammen in de kerk Westrozebeke. Schepen Joeri Deprez antwoordt dat hij enkele dagen geleden uiteindelijk het expertenverslag en een offerte heeft binnengekregen ten bedrage van 375.000,00 euro (incl. BTW). Volgende week is er, in aanwezigheid van de bevoegde schepen en de burgemeester, een overleg gepland met de architect en de leden van de kerkfabriek omtrent de inhoud van de offerte, mogelijkheden van aanpak,... De eerste stap is gezet, we weten nu de omvang van de werken. Aanvullend geeft de schepen ook nog een stand van zaken omtrent het dossier van de kerk van Oostnieuwkerke. De voorzitter van de kerkfabriek liet weten dat ze tegen eind mei de handtekening verwachten die nodig is om de werken te kunnen starten.
2. Raadslid Ludwig Willaert informeert naar de bezettingscijfers in woonzorgcentrum De Oever. Bijkomend stelt raadslid Bonny Vergauwe de vraag naar de stand van zaken inzake personeelsbezetting. Schepen Nathalie Depuydt beantwoordt beide vragen. Alle kamers zijn op heden bezet. Er is nog altijd een zoektocht naar extra medewerkers. Het blijft echter een heel moeilijke zoektocht. Geregeld moet ook gebruik worden gemaakt van interimarbeid maar ook daar is de schaarste op de markt sterk voelbaar. De schepen benadrukt dat de situatie zeer prangend en moeilijk is en blijft.
2. Raadslid Marc Van Ysacker informeert naar de stand van zaken het vrijwilligersplatform "Give a Day". Er werd meer informatie gevraagd bij collega-besturen die al ingestapt zijn op dit platform. Werden hiervan reeds antwoorden ontvangen? Schepen Gwendolyn Vandermeersch antwoordt dat dit dossier nog in volle opmaak is. Het doel is om in de maand september hiermee te kunnen starten, op het ogenblik dat verenigingen ook hun werking terug opstarten.
3. Raadslid Marc Van Ysacker heeft in het schepencollege van 27 april gelezen dat de gemeente Staden instapt in het ESF-project omtrent opstart gemeenschapsdienst. Hoe groot is de poule waaruit gevist kan worden? Hoeveel langdurig werkzoekenden komen hiervoor in aanmerking. Burgemeester Francesco Vanderjeugd antwoordt hierop geen concrete cijfers te kunnen geven. Gelijk hoe is in onze regio de visvijver niet zo groot. De subsidie wordt ook verdiend zelfs als er geen toewijzing gebeurt aan de door ons opengestelde plaatsen. Hij meldt bijkomend dat het bestuur dit project wel een warm hart toedraagt, ondanks het feit dat Staden één van de weinige gemeenten van Midwest is die instapten.
4. Raadslid Ludwig Willaert informeert naar het definitieve antwoord van het college inzake de discussie omtrent de kostprijs bij schadegevallen voor groen- en natuurelementen. Dit werd in de vorige zitting beloofd, na interne aftoetsing bij de diensten. Burgemeester Francesco Vanderjeugd antwoordt dat op deze vraag een antwoord werd gegeven door de algemeen directeur via email op 11 mei 2023.
De voorzitter sluit de zitting op 25/05/2023 om 19:36.
Namens gemeenteraad,
Tine Dochy
algemeen directeur
Martine Zoete
voorzitter