De notulen van de vorige openbare zitting van 28 april 2022 werden aan de raadsleden ter beschikking gesteld via e-notulen.
Artikel 44, 181 en 182 van het ocmw-decreet.
De notulen worden onder de verantwoordelijkheid van de algemeen directeur opgesteld. Elk raadslid heeft het recht tijdens de vergadering opmerkingen te maken over de redactie van de notulen van de vorige vergadering. Aangenomen opmerkingen worden aangepast. Zonder opmerkingen, worden de notulen als goedgekeurd beschouwd en worden ze door de voorzitter en de algemeen directeur ondertekend.
Notulen openbare zitting van vorige vergadering 28 april 2022.
BESLUIT:
Artikel 1:
De notulen van het openbaar gedeelte van de vergadering van 28 april 2022 worden goedgekeurd.
Organisatiebeheersing is het geheel van maatregelen dat het management en het personeel ondernemen om een redelijke zekerheid te krijgen over:
In zitting van de gemeenteraad van 28 november 2019 werd het nieuwe kader inzake organisatiebeheersing goedgekeurd. Dit nieuwe kader is geënt op 5 belangrijke pijlers zijnde:
Voortbouwend op dit kader, werd het actieplan 2020-2025 goedgekeurd in de gemeenteraad van 19 december 2019.
Jaarlijks wordt er gerapporteerd aan de raad over de vooruitgang van de acties. De doelstellingenrealisatie geeft een stand van zaken weer met betrekking tot de acties van 2021.
Decreet lokaal bestuur inzonderheid artikel 41, 7° en 78, 8° en artikelen 217-220.
Het actieplan organisatiebeheersing 2020-2025 vloeit voort uit het kader organisatiebeheersing dat de totale werking van de organisatie omsluit en neemt hierbij het ‘kwaliteitsdenken’ als uitgangspunt. Hierbij werden de acties opgelijst, die de organisatie de komende zes jaar inplant ter optimalisatie van de organisatie. Het spreekt voor zich dat deze oefening aansluit bij de opmaak van het strategisch meerjarenplan 2020-2025:
Om het kwaliteitsdenken structureel in te bedden in de organisatie werden acties hieromtrent voorzien in het actieplan. Hierbij is het de bedoeling dat de organisatie periodiek, zoals vastgelegd in het actieplan, inspanningen levert om vooruitgang te boeken op vlak van organisatiebeheersing.
Niettemin, voor de eenvoud en de duidelijkheid, worden de (prioritaire) acties van het strategisch meerjarenplan jaarlijks semesterieel gerapporteerd aan de raad. Jaarlijks wordt er gerapporteerd over de (niet-prioritaire) acties in het kader van organisatiebeheersing in juni, zoals dit decretaal bepaald is. De doelstellingenrealisatie geeft een stand van zaken weer met betrekking tot de acties van 2021.
Schepen Joeri Deprez licht het agendapunt toe.
Raadslid Bart Coopman uit zijn bezorgdheid omtrent vertraging van specifiek de acties 123 en 127. Gelet op de medewerkerskrapte waarmee ook onze organisatie te kampen heeft, zou de vertraging van deze acties moeten kunnen worden omgezet in een versnelling. Er ligt een gigantische uitdaging voor ons. We ondertekenden een tijdje terug het charter Baanbrekende Werkgever waardoor we een tandje moeten bijsteken om ons voldoende te kunnen profileren als aantrekkelijke werkgever en klaar te zijn voor de toekomst. Het raadslid meent dat we de vicieuze cirkel wat moeten kunnen doorbreken. Door afwezigheden op een dienst, wordt minder ingezet op het personeelsbeleid en dat geeft dan ook gevolgen voor de aanwezigheid van andere medewerkers.
Schepen Joeri Deprez geeft wat meer duiding omtrent de vertraging. Covid zorgde voor een grote arbeidsdruk bij de personeelsdienst, daarnaast was het aangewezen om voor deze acties fysieke meetings te kunnen inplannen wat dan ook niet gebeurd is. In 2022 wordt hier wel hogere prioriteit aan gegeven. Het managementteam geeft ook aan dat er misschien wat té veel optimisme was bij het bepalen van het tijdsbestek van de acties. Een bijstelling is hier dan ook nodig.
De schepen geeft ook een stand van zaken van het traject Baanbrekende Werkgever. In de maand juni is een organisatiebrede Welzijnsbevraging gepland. Ook dit kadert binnen de ruimere kapstok van medewerkerstevredenheid.
Burgemeester Francesco Vanderjeugd pikt in en verwijst naar het transitieplan voor het woonzorgcentrum. Dit plan is een groot voorbeeld dat toont dat het bestuur zeker voldoende aandacht heeft voor de haalbaarheid van het werk. Daarnaast plant het bestuur ook een aantal kleinere zaken waardoor de aantrekkelijkheid als werkgever verhoogd kan worden (vb. verhoging maaltijdcheques). Het bestuur merkt ook dat de verbondenheid onder de collega's wat onder druk is komen te staan door de coronaperiode. Ook hier wordt geprobeerd met kleine acties de verbondenheid en welzijn weer te verhogen.
De burgemeester kijkt ook hoopvol naar de periode van interimdirectie die wordt aangesteld in het woonzorgcentrum. Ook van die kant verwacht het bestuur een andere blik op de organisatie waardoor ook nieuwe zaken aan bod kunnen komen.
Raadslid Ludwig Willaert geeft aan de visie van raadslid Coopman te volgen. Een positief werkklimaat met voldoende waardering en motivatie voor alle medewerkers, is ook voor de CD&V-fractie een hoge prioriteit. Het raadslid geeft echter ook duidelijk gelezen dat er wel diverse realisaties zijn gebeurd inzake archief, IT en personeelsdienst.
De burgemeester besluit dit debat met het feit dat het welbevinden van de medewerkers aldus een gedeelde bezorgdheid is waarvoor iedereen zich ten volle wil inzetten.
BESLUIT:
Artikel 1:
De gemeenteraad neemt kennis van het rapport doelstellingenrealisatie organisatiebeheersing 2021, zoals bepaald in bijlage bij dit besluit.
Het strategisch meerjarenplan 'Staden gedreven vooruit!' bevat de doelstellingen van het bestuur voor de periode 2020-2025 waaruit periodiek gerapporteerd dient te worden aan de raad. Inmiddels zijn na deze strategische nota meerdere meerjarenplanaanpassingen doorgevoerd in 2020 en 2021, alsook in 2022 voor de overdracht van investeringsbudgetten van 2021 naar 2022 (meerjarenplanoverdracht). Het jaar 2021 is het tweede boekjaar in deze periode waarvoor een jaarrekening vastgesteld wordt. De cijfers in de jaarrekening worden steeds vergeleken met de laatste meerjarenplanoverdracht.
De jaarrekening 2021 werd tijdig aan de raadsleden bezorgd. De jaarrekening omvat een beleidsnota (beleidsevaluatie en relanceplan 2.0), een financiële nota en bijlagen bij de jaarrekening (toelichting bij de financiële nota en documentatie bij de jaarrekening en financiële analyse). De jaarrekening geeft een juist, waar en getrouw beeld van de financiële toestand op 31 december 2021. Sedert 2020 wordt een geïntegreerde jaarrekening van gemeente en ocmw opgemaakt. Ze vormen samen één rapporteringsentiteit, maar juridisch blijven ze echter twee aparte entiteiten. Daarom keurt de ocmw-raad het deel ocmw van de jaarrekening goed en de gemeenteraad het deel van de gemeente. Vervolgens keurt de gemeenteraad het deel van de jaarrekening zoals vastgesteld door de ocmw-raad goed en stelt zo de gezamenlijke jaarrekening van de gemeente en het ocmw definitief vast.
Deze jaarrekening omvat volgende resultaten:
Budgettaire boekhouding:
Algemene boekhouding:
Burgemeester Francesco Vanderjeugd licht het agendapunt toe. De toelichting behelst zowel de jaarrekening van de gemeente als van het ocmw.
Raadslid Ludwig Willaert dankt de burgemeester voor zijn toelichting maar wenst een aantal vragen te stellen inzake diverse acties uit de doelstellingenrealisatie.
Ten eerste leest het raadslid dat er reeds een voorontwerp is van een hemelwaterplan. Het raadslid zou hiervan dan ook graag kennisnemen en zo te weten komen wat de eerste stappen inhouden. Schepen Geert Moerkerke geeft wat duiding hieromtrent. Fluvius begeleidt de gemeente bij de opmaak van het hemelwaterplan. Het voorontwerp zal ter beschikking worden gesteld aan de raadsleden. Het is een lijvig document van 264 bladzijden.
Het raadslid wenst ook meer informatie omtrent de asbestafbouw voor gemeentelijke gebouwen. Is dit alleen een studie of zijn er ook effectieve werken uitgevoerd?
Omtrent het klimaat en energiepact wenst het raadslid te horen of de voorziene extra halftime medewerker reeds aanwezig is.
Er wordt ook geïnformeerd naar de verschillende scenario's omtrent de 1e fase voor het fietspad Sleihagestraat. Wat waren de scenario's en wat is er gekozen?
Het raadslid wenst ook te horen wat de werken precies inhouden inzake de vergroening van de begraafplaats Staden.
Omtrent de scenario's voor de parking van de Spanjestraat, wenst het raadslid ook meer informatie. Welke scenario's waren er uitgetekend door het studiebureau, welk scenario werd gekozen en wat is de precieze timing omtrent deze werken?
Burgemeester Francesco Vanderjeugd geeft vervolgens wat uitleg omtrent de gestelde vragen.
De actie rond asbestafbouw ging in concreto om een studie omtrent asbestafbouw, het gaat nog niet om specifieke uitgevoerde werken.
De voorziene extra halftime medewerker in kader van het klimaat- en energiepact is inderdaad gevonden binnen het bestaande personeelskorps. Deze extra arbeidskracht is dus aanwezig.
Schepen Geert Moerkerke geeft duiding bij de diverse scenario's voor de 1e fase van het fietspad Sleihagestraat. Er werd gekozen uit drie scenario's: behoud van de contouren van het huidige fietspad, een sterke verbreding van het fietspad met veel onteigeningen tot gevolg en een tussenscenario met een fietspad van 2 meter breed. Er werd gekozen voor het tussenscenario met een goede onderfundering en een breedte van 2 meter. Een heikel punt zijn de mooie bomen die er staan. Er wordt geprobeerd de bomen zoveel mogelijk te vrijwaren. Normaal zal de goedkeuring van het bestek op de agenda van de volgende gemeenteraad staan.
Er wordt ook duiding gegeven door de schepen omtrent de werken op de begraafplaats te Staden. Deze werken zijn volop bezig. Er wordt een tweesporenweg aangelegd op het oude kerkhof, het Christusbeeld wordt gerenoveerd en er worden rolstoeltoegankelijke, groene, wandelvriendelijke paadjes aangelegd tussen de graven (zelfde manier van werken als begraafplaats Westrozebeke en Oostnieuwkerke). Er worden ook werken uitgevoerd aan het Sint-Jansputje.
De schepen geeft ook duiding bij het dossier van de parking van de Spanjestraat. Het studiebureau is nog volop bezig met diverse scenario's. Er ligt echter ook nog wat werk op de plank van de provincie inzake waterbuffering. Nog geen enkel ontwerp is al definitief afgeklopt. De schepen belooft werk te maken van een snelle afhandeling.
Raadslid Ludwig Willaert bedankt de schepen en de burgemeester voor de antwoorden. Hij uit echter wel nog een algemene bedenking omtrent het doorschuiven van 2.265.000,00 euro aan projecten van 2021 naar 2022. Het raadslid stelt zich vragen omtrent de haalbaarheid. Er waren heel wat zaken geprogrammeerd in 2022 en nu komen die acties van 2021 er nog bij. Het raadslid wenst het college veel moed bij het uitvoeren van deze vele acties.
Raadslid Marc Van Ysacker informeert naar het aantal kinderen die hebben deelgenomen aan het taalkamp voor kinderen met een andere thuistaal (actie in kader van vrijetijdsparticipatie). Schepen Joeri Deprez antwoordt dat er de eerste keer twee klassen waren van een twintigtal kinderen. Schepen Gwendolyn Vandermeersch geeft nog mee dat de volgende keer het kamp niet is kunnen doorgaan wegens het niet vinden van een geschikte lesgever.
Raadslid Marc Van Ysacker vraagt meer informatie omtrent de actie "ombouwen van woning Hospitaalstraat naar politiekantoor". Hij wenst te horen wanneer dit dossier geagendeerd wordt op de gemeenteraad.
Burgemeester Francesco Vanderjeugd geeft duiding dat de verbouwing opgesplitst wordt in diverse loten. Deze loten moeten dan ook niet door de gemeenteraad goedgekeurd worden. De burgemeester geeft mee dat er sterk werd ingezet op een goede overeenstemming met de mensen van de politie die dagdagelijks in het nieuwe kantoor zullen moeten werken.
Raadslid Sarah Van Walleghem geeft nog mee dat het dossier altijd kan geagendeerd worden op de agenda zelfs als het wettelijk niet moet.
BESLUIT:
Artikel 1:
De jaarrekening 2021 deel ocmw wordt vastgesteld.
Artikel 177 van het Decreet lokaal bestuur bepaalt dat de financieel directeur in volle onafhankelijkheid rapporteert over de volgende aangelegenheden aan de raad:
1/ de vervulling van zijn opdrachten vermeld in dit artikel
2/ de thesaurietoestand, de liquiditeitsprognose, de beheerscontrole en de evolutie van de budgetten
3/ de financiële risico’s.
De financieel directeur stelt tegelijkertijd een afschrift van rapportering ter beschikking aan de algemeen directeur.
Decreet van 12 december 2017 (decreet lokaal bestuur) en latere wijzigingen, in bijzonder artikel 177
Dit rapport over het eerste kwartaal werd opgesteld als een geïntegreerd rapport voor gemeente en ocmw Staden samen. Er werd voor gekozen om het rapport om te zetten in een soort dashboardmodus waardoor er per kwartaal kan worden gerapporteerd in plaats van per semester. In het dashboard worden volgende onderdelen opgenomen: debiteurenbeheer, crediteurenbeheer, thesaurie, budgetopvolging van exploitatie en investeringen. Daarnaast wordt een korte toelichting geschreven bij elk onderdeel. In bijlage kan je het volledig rapport terugvinden.
Financieel rapport van de financieel directeur na het eerste kwartaal 2022 in bijlage.
Burgemeester Francesco Vanderjeugd licht het agendapunt toe.
BESLUIT:
Artikel 1:
De raad neemt akte van het financieel rapport gemeente en ocmw Staden van de financieel directeur na het eerste kwartaal 2022.
De sector van de residentiële zorg en de woonzorgcentra wordt geconfronteerd met bijzonder maatschappelijke uitdagingen. In het meerjarenplan 2020-2025 wordt vooropgesteld om het woonzorgcentrum uit te bouwen tot een zorgsite met diverse zorgvormen.
Op heden ligt een transitieplan op tafel om deze diverse uitdagingen het hoofd te bieden en de ambities uit het meerjarenplan te realiseren.
Dit plan wordt toegelicht door schepen Nathalie Depuydt.
De voorzitter sluit de zitting op 19/05/2022 om 19:24.
Namens ocmw-raad,
Tine Dochy
algemeen directeur
Martine Zoete
voorzitter